程度的二維矩陣,對已識別的項目風險分別評估其風險水平。
對采購風險進行識別。采購中規(guī)避和防范采購風險就要首先弄清楚風險會發(fā)生在哪里,存在哪些風險因素,在采購之前就要展開采購風險的識別工作。如國家政策有無變化,市場行情有無波動可能,有無可能發(fā)生自然災害,供應商的供貨與履約能力等。以及企業(yè)內(nèi)部采購計劃是否合理到位,驗收過程與方法是否科學,庫存水平是否合理(是否會造成積壓,是否會欠缺而影響生產(chǎn)用料),合同條款制定的是否清晰規(guī)范。事先要將這些風險因素一一進行識別、討論、篩選。
最后我們要去想防范項目采購風險的主要對策有哪些?
1)應建立與完善企業(yè)內(nèi)控制度,加強教育,提高素質(zhì)。建立與完善內(nèi)部控制制度與程序,加強對職工尤其是采購業(yè)務(wù)人員的培訓和教育,不斷增強法律觀念,重視職業(yè)道德建設(shè),做到依法辦事,培養(yǎng)企業(yè)團隊精神,增強企業(yè)內(nèi)部的風險防范能力,從根本上杜絕合同風險。training.mypm.net
2)加強對物資采購全過程、全方位的監(jiān)督。全過程的監(jiān)督,是指從計劃、審批、詢價、招標、簽約、驗收、核算、付款和領(lǐng)用等所有環(huán)節(jié)的監(jiān)督。重點是對計劃制訂、簽訂合同、質(zhì)量驗收和結(jié)賬付款4個關(guān)鍵控制點的監(jiān)督,以保證不弄虛作假。全方位的監(jiān)督,是指內(nèi)控審計、財務(wù)審計、制度考核三管齊下??茖W規(guī)范的采購機制,不僅可以降低企業(yè)的物資采購價格,提高物資采購質(zhì)量,還可以保護采購人員和避免外部矛盾。項目經(jīng)理圈子
3)加強對物資采購招標與簽約的監(jiān)督。檢查物資采購招標是否按照規(guī)范的程序進行;是否存在違反規(guī)定的行為發(fā)生;是否對供應商進行調(diào)查,選擇合格供應商;是否每年對供應商進行一次復審評定;檢查合同條款是否有悖于政策、法律,避免合同因內(nèi)容違法、當事人主體不合格或超越經(jīng)營范圍而無效;審查合同條款是否齊全、當事人權(quán)利義務(wù)是否明確、有否以單代約、手續(xù)是否具備、簽章是否齊全。
除此之外,風險管理中采購環(huán)境的利用也是很重要的。
充分利用采購環(huán)境的一個重要內(nèi)容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關(guān)項目所需要的貨物及服務(wù)的多方面市場信息。比如,結(jié)合所采購貨物或服務(wù)的種類、性能參數(shù)、質(zhì)量、數(shù)量、價格要求等,了解熟悉國內(nèi)、國際市場的價格及供求信息,以及所購物品的供求來源、外匯市場情況、國際貿(mào)易支付辦法、保險合同等有關(guān)國內(nèi)、國際貿(mào)易知識和商務(wù)方面的情報和信息。這就要求項目組織建立有關(guān)的市場信息機制,以達到有效利用采購環(huán)境的目的。
良好的市場信息機制包括:
①建立重要貨物供應商信息的數(shù)據(jù)庫,以便在需要時能隨時找到相應的供應商,以及這些供應商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。
②建立同一類貨物的價格目錄,以便采購者能進行比較和選擇,充分利用競爭的辦法來獲得價格上的利益。對市場情況進行分析和研究,作出市場變化的預測,使采購者在制定采購計劃、決定如何發(fā)包及采取何種采購方式時,能有可靠而有效的依據(jù)作為參考。只有建立了良好的市場信息機制,才能在項目采購中做到“知己知彼”,并對采購環(huán)境有充分地了解和把握,這使得采購者能處于供需雙方的有利地位,獲得價格上的優(yōu)勢,不僅取得高質(zhì)量的貨物或服務(wù),也能取得成本上的利益。
如何做好采購風險的管理工作關(guān)系到企業(yè)價值的提高,乃至企業(yè)的生死存亡,而科學合理地進行采購風險管理能為企業(yè)提供相對安全的經(jīng)營環(huán)境,保障企業(yè)經(jīng)營目標的順利實現(xiàn),更好的促進企業(yè)的發(fā)展壯大。這在很大程度上依賴于采購風險的管理,這種管理滲透到采購工作的方方面面,是一個復雜而系統(tǒng)的工程,包括從風險識別、評估、控制和監(jiān)控的全過程。