業(yè)來說,應(yīng)該是一個(gè)愉快的過程,他們可以通過活動(dòng)了解到更多的行業(yè)熱點(diǎn),技術(shù)開發(fā),但是如果此活動(dòng)的并不能夠產(chǎn)生良好的效果,這就是策劃活動(dòng)的失敗,浪費(fèi)了活動(dòng)資本,也花去了觀眾的參與成本.
活動(dòng)的策劃者既希望做到有創(chuàng)意,吸引參觀者,又擔(dān)心活動(dòng)過熱的氣氛會(huì)對展會(huì)本身造成不利影響,這兩者間的矛盾造成了策劃時(shí)的疑惑.例如在對于活動(dòng)主題的確立上,就有兩種相對的意見,是應(yīng)以表現(xiàn)會(huì)展整體的主題為主,還是吸引觀眾為主.一方面認(rèn)為如果活動(dòng)主題與會(huì)展主題不相符就會(huì)影響到會(huì)展本身效果,因?yàn)榛顒?dòng)吸引了觀眾,把他們的注意力轉(zhuǎn)移了;而另一觀點(diǎn)認(rèn)為,活動(dòng)以更為誘人的主題吸引到了觀眾,把他們帶入會(huì)展中,觀眾自然而然就會(huì)把注意力轉(zhuǎn)移到了會(huì)展上.其實(shí)這兩種觀點(diǎn)的出發(fā)點(diǎn)都是希望提高會(huì)展效果,如果按照前文提到的活動(dòng)策劃原則,策劃者掌控住活動(dòng)的分寸,無論是與會(huì)展主題相關(guān)與否,到達(dá)最終目的才是最重要的.
(三)活動(dòng)策劃的內(nèi)容與步驟
會(huì)展中的活動(dòng)其實(shí)是一種公關(guān)活動(dòng),只是針對的對象更為具體,即展會(huì)的目標(biāo)企業(yè)和觀眾,所以其策劃和實(shí)施,可以完全按照公關(guān)四步工作法的要求執(zhí)行:
第一步,確立項(xiàng)目.活動(dòng)的目標(biāo)是什么 為什么要舉辦這個(gè)活動(dòng) 這個(gè)活動(dòng)對于會(huì)展整體而言有什么好處 在回答了這些問題后,就要收集會(huì)展的相關(guān)資料.如果是為專業(yè)性的會(huì)展舉辦活動(dòng),則要事先充分了解此行業(yè)的專業(yè)知識,至少做到半個(gè)專家,才有資格為活動(dòng)確立項(xiàng)目,這亦是初步的資料調(diào)查.
必須明確確立的主題范圍,由于活動(dòng)是會(huì)展的一部分,所以它被期望達(dá)到的目的已經(jīng)被細(xì)分,自然主題也應(yīng)有針對性.
第二步,情況調(diào)查.調(diào)查,相當(dāng)于要做到立項(xiàng)時(shí)的另半個(gè)專家,這不僅僅是了解該行業(yè)的專業(yè)知識,更要針對活動(dòng)本身作調(diào)查,例如國家關(guān)于公眾活動(dòng)方面的政策和法規(guī),公眾關(guān)注的熱點(diǎn)話題以及預(yù)期持續(xù)時(shí)間,歷史上同類型活動(dòng)的案例,場地狀況和時(shí)間的選擇性,都是調(diào)查的內(nèi)容.
第三步,活動(dòng)相關(guān)可行性研究,是一個(gè)十分重要的工作步驟,根據(jù)調(diào)查的情況確定出可行的活動(dòng)范疇,為策劃定下基礎(chǔ),也盡可能節(jié)省論證方案的人力精力成本.研究范圍包括活動(dòng)的社會(huì)適應(yīng)性,會(huì)展現(xiàn)有的條件包括社會(huì)環(huán)境和目標(biāo)公眾的適應(yīng)性,財(cái)力適應(yīng)性,效益的可行性.
從效益的角度考慮,把活動(dòng)費(fèi)用與媒體宣傳方面費(fèi)用相比較,如果投放媒介做廣告,比做一個(gè)活動(dòng)更有效,活動(dòng)就不一定做了,何況舉辦活動(dòng)可能還需為其再做媒體宣傳.還有社會(huì)物質(zhì)水平的適應(yīng)性,活動(dòng)需要?jiǎng)佑迷S多社會(huì)物質(zhì),出奇出新的創(chuàng)意更需要物質(zhì)的支持,因而需要策劃人員盡量利用可以獲得的物質(zhì).最后一個(gè)是應(yīng)急能力的適應(yīng)研究性,需要那些應(yīng)變措施 如戶外活動(dòng)要考慮天氣的情況,野外活動(dòng)考慮更多的是安全設(shè)施問題,這些都是要進(jìn)行可行性研究的范疇.
第四步,提煉活動(dòng)主題,進(jìn)行創(chuàng)意.一個(gè)活動(dòng)之所以可以完善會(huì)展的功能,即因?yàn)樗男问奖葧?huì)展更為豐富,所以活動(dòng)有它自己的創(chuàng)意點(diǎn)就成為關(guān)鍵.如同廣告創(chuàng)意一樣,除了個(gè)人創(chuàng)意外,要特別強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)創(chuàng)意的概念,如果能夠在創(chuàng)意過程中開個(gè)頭腦風(fēng)暴可以事半功倍.團(tuán)體創(chuàng)意的過程也始終貫穿著個(gè)人的創(chuàng)意過程,作為現(xiàn)代策劃,需要的是多個(gè)學(xué)科的綜合和團(tuán)體的智慧,而不是某個(gè)的杰作.
第五步,流程及細(xì)節(jié)考慮.一個(gè)活動(dòng)并不是擁有主題就夠了,還需要眾多細(xì)節(jié)問題的支持,例如嘉賓的演講次序,時(shí)間安排等等,流程就是一個(gè)活動(dòng)對受眾的語言,完美的表達(dá)才能使活動(dòng)起到最大的影響.細(xì)節(jié)策劃是策劃者最容易忽視的一個(gè)環(huán)節(jié),甚至被認(rèn)為是執(zhí)行時(shí)應(yīng)該考慮的問題.策劃者需要調(diào)動(dòng)各種資源來確?；顒?dòng)的順利進(jìn)行.
第六步,制定策劃案,也就是把設(shè)想的方案用文字表達(dá)出來,即按形式,時(shí)間,地點(diǎn),人員,主題和流程幾個(gè)部分,書寫策劃案