活躍展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)氣氛.
西博會(huì)作為一個(gè)75年歷史的大型綜合會(huì)展,2003年它選擇了舉行開(kāi)幕式文藝晚會(huì),開(kāi)幕第二天又舉辦新穎的國(guó)際煙花大會(huì)為整個(gè)博覽會(huì)的繼續(xù)熱場(chǎng),期間豐富精彩的表演活動(dòng)為博覽會(huì)聚集了人氣,做了個(gè)熱鬧又不失身份的開(kāi)場(chǎng),既在當(dāng)時(shí)特殊的非典背景下,吸引到了潛在的觀眾,又為西博會(huì)將來(lái)綜合發(fā)展奠定了基礎(chǔ).此后大型煙花會(huì)成為了西博會(huì)的開(kāi)幕固定節(jié)日.
由于要與會(huì)展進(jìn)行互動(dòng),大多數(shù)活動(dòng)會(huì)選擇與會(huì)展在同一場(chǎng)地舉行,或者安排在相近的地點(diǎn)舉辦,西博會(huì)的煙花表演就固定選擇在離主會(huì)場(chǎng)較近的西湖湖畔.若要舉辦小型活動(dòng)則無(wú)需另外安排場(chǎng)地,無(wú)論如何都要確保活動(dòng)既方便參觀者,也對(duì)會(huì)展氣氛產(chǎn)生積極影響.
二.大型會(huì)展活動(dòng)策劃的特點(diǎn),內(nèi)容和步驟
(一)大型會(huì)展中活動(dòng)的定義與特點(diǎn)
在策劃活動(dòng)之前,首先要明確何為活動(dòng).
對(duì)于大型公眾活動(dòng)的定義是:有目的,有計(jì)劃,有步驟的組織眾多人參與的社會(huì)協(xié)調(diào)行為叫做大型公眾活動(dòng),也稱(chēng)為"大型活動(dòng)","專(zhuān)題活動(dòng)",是公共關(guān)系專(zhuān)業(yè)常用的技術(shù)手段.會(huì)展本身亦是大型公眾活動(dòng)常見(jiàn)的一種形式.
而本文研究的對(duì)象――大型會(huì)展中的活動(dòng),則需要在此基礎(chǔ)上加一個(gè)限定概念,即在一個(gè)大型會(huì)展期間舉辦的公眾活動(dòng).為其下一個(gè)粗略的定義――在會(huì)展期間,為了增加會(huì)展效果而進(jìn)行的有目的,有計(jì)劃,有步驟的組織眾多人參與的協(xié)調(diào)行為.
活動(dòng)的特點(diǎn)為:鮮明的目的性,廣泛的社會(huì)性,嚴(yán)密的操作性,高投資性.這些特性決定了其策劃是一項(xiàng)需要花去大量時(shí)間和精力的工作,以便在實(shí)施活動(dòng)策劃時(shí),達(dá)到最佳效果.
(二)活動(dòng)策劃的定義與特點(diǎn)
活動(dòng)策劃包括五個(gè)基本要素,即時(shí)間,地點(diǎn),人員,主題和流程.其中,人員包括活動(dòng)主辦,協(xié)辦(聯(lián)辦),承辦,贊助等方面的相關(guān)機(jī)構(gòu)與工作人員;主題包括該次活動(dòng)的主要目的,中心任務(wù)和意義;流程則指按照日程順序和人員分工來(lái)安排活動(dòng)的分項(xiàng)目.
又可說(shuō)活動(dòng)策劃是策劃人員根據(jù)活動(dòng)組織目的的要求,調(diào)查會(huì)展現(xiàn)狀,分析現(xiàn)有條件,為活動(dòng)設(shè)計(jì)切實(shí)可行的行動(dòng)方案的過(guò)程.策劃活動(dòng)的特點(diǎn)歸納為以下四點(diǎn):策劃有一定的目的性,有組織地;基于對(duì)會(huì)展背景的了解;有一個(gè)研究,分析的過(guò)程;一個(gè)制訂行動(dòng)方案的過(guò)程.
策劃此類(lèi)活動(dòng)必須依據(jù)一些既定的原則.
1.活動(dòng)的主題與形式必須符合展會(huì)的需要.雖然說(shuō)一個(gè)活動(dòng)富有創(chuàng)意的話(huà),可以吸引到觀眾的注意,但是仍然要與會(huì)展的大環(huán)境保持一致,否則將會(huì)導(dǎo)致脫離展會(huì)背景,更可能會(huì)造成觀眾對(duì)會(huì)展注目度的抽離,甚至帶來(lái)隱患,以會(huì)展背景為前提是策劃活動(dòng)的首要原則.
2.能進(jìn)一步豐富和完善展會(huì)的基本功能.展會(huì)如果單純以展示和會(huì)議的形式來(lái)傳播相關(guān)信息,促成交易,就不能夠完全地體現(xiàn)一個(gè)大型會(huì)展的魅力所在,而策劃活動(dòng)的目的就是豐富展會(huì)功能,為不同層次,不同專(zhuān)業(yè)的展會(huì)策劃出不同的活動(dòng),針對(duì)會(huì)展本身的不足之處,用活動(dòng)來(lái)彌補(bǔ),完善會(huì)展是活動(dòng)存在的本質(zhì).
3.有助于展會(huì)吸引更多潛在企業(yè)參展和觀眾參觀.會(huì)展的舉辦不一定能夠吸引到某些對(duì)于會(huì)展信息不十分熱衷的潛在觀眾,企業(yè),對(duì)于這些對(duì)象,策劃一個(gè)具有吸引力的活動(dòng)是再好不過(guò)的方法了,可以把會(huì)展信息帶給這些觀眾,從而把他們吸引到會(huì)展現(xiàn)場(chǎng)來(lái).
4.有助于活躍展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)氣氛但不影響企業(yè)展出和觀眾參觀.如果在一個(gè)枯燥的會(huì)展現(xiàn)場(chǎng),即便對(duì)此會(huì)展主題再熱情,觀眾都不會(huì)停留很久,如果利用不同的傳播方式把會(huì)展信息傳達(dá)給他們,他們會(huì)對(duì)接受的信息印象深刻,并且會(huì)把這個(gè)好印象連帶地作用在這個(gè)會(huì)展品牌上.當(dāng)然前提是必須是好印象,如果活動(dòng)過(guò)于喧賓奪主,造成負(fù)面影響便得不償失了.
5.活動(dòng)本身要能產(chǎn)生較好的效果.參與活動(dòng)的過(guò)程對(duì)于一個(gè)來(lái)參觀展會(huì)的觀眾和企