作
3.1.1 建立決策及執(zhí)行和監(jiān)督相互制約的管理機(jī)制
目前很多企業(yè)的物資采購?fù)莆赵谝粋€(gè)部門或者幾個(gè)人甚至一個(gè)人的手里,由一個(gè)崗位完成從計(jì)劃申請(qǐng)、物資采購到儲(chǔ)備管理、物資發(fā)放的全過程管理,缺乏有力的監(jiān)督機(jī)制。按照機(jī)構(gòu)的權(quán)責(zé)和機(jī)構(gòu)相互支持、相互制衡的原則,應(yīng)建立起決策、執(zhí)行和監(jiān)督相互制約的機(jī)制。決策層負(fù)責(zé)制定采購原則、方針、采購限價(jià)等;執(zhí)行部門即采購部門負(fù)責(zé)具體實(shí)施;監(jiān)督層即價(jià)格管理部門負(fù)責(zé)控制,監(jiān)督采購價(jià)格及采購行為。價(jià)格部門與采購部門相分離,獨(dú)立行使物價(jià)管理職能,不受外界及任何人的影響,不與客戶接觸。做到各部門權(quán)責(zé)明確。形成有效的制衡機(jī)制,權(quán)利的分散和制約會(huì)有效的防止物資采購中的“暗箱操作”。
3.1.2 建立健全嚴(yán)格的管理制度
市場經(jīng)濟(jì)從某種意義上講就是法制經(jīng)濟(jì)。規(guī)范企業(yè)物資采購環(huán)節(jié)人的行為,不能只靠個(gè)人的覺悟,根本途徑是靠制度。在企業(yè)內(nèi)部,搞好制度建設(shè)是實(shí)施采購管理的工作基礎(chǔ)和重要保證。也就是要在企業(yè)內(nèi)部建立起科學(xué)、嚴(yán)密、規(guī)范、具體、可行的管理制度,來規(guī)范采購人員的采購行為,管理人員的管理方法等,形成“管理靠制度、辦事講原則、業(yè)務(wù)按程序”的工作格局,以便做到有法可依、有章可循、違者必究,使企業(yè)的采購管理走上規(guī)范化、制度化的軌道。
3.1.3 建立現(xiàn)代化的信息網(wǎng)絡(luò)
及時(shí)準(zhǔn)確的信息是科學(xué)決策的依據(jù),采購管理是面對(duì)市場的,當(dāng)前市場瞬息萬變,不掌握充分的信息,決策就會(huì)變成武斷,因此必須利用現(xiàn)代化的通訊工具,建立快速的價(jià)格收集網(wǎng)絡(luò),實(shí)現(xiàn)有價(jià)可比。收集價(jià)格信息主要有三種渠道:
一是專業(yè)人員走向市場調(diào)查,感受市場價(jià)格變化動(dòng)態(tài),寫出價(jià)格分析報(bào)告;
二是參與其它單位的招標(biāo)會(huì),招標(biāo)詢價(jià);
三是利用互聯(lián)網(wǎng)、電話等詢價(jià)。此外信息還來源于報(bào)刊雜志、企業(yè)建立的內(nèi)部計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)等。信息就是財(cái)富,廣泛收集價(jià)格信息是決定物資采購價(jià)格的基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)為采購部門、價(jià)格審計(jì)部門配備各種現(xiàn)代化的通訊工具,建立廣泛的信息網(wǎng),保證采購管理工作得到及時(shí)的信息支持。
3.2 采購管理工作中的具體措施
3.2.1 及時(shí)了解市場物價(jià)信息,準(zhǔn)確預(yù)測市場行情適時(shí)采購
在市場經(jīng)濟(jì)條件下,商品的價(jià)格會(huì)經(jīng)常隨著季節(jié)、市場供求情況的變動(dòng)而變動(dòng),因此,采購人員要通過各種現(xiàn)代化的手段及時(shí)掌握市場信息,廣泛進(jìn)行價(jià)格的對(duì)比了解,研究原材料的市場供求情況,并注意及時(shí)反饋信息,以便于企業(yè)決策層把握國際、國內(nèi)的市場動(dòng)態(tài),預(yù)測市場行情,做出正確決策,把握好時(shí)機(jī)和采購數(shù)量,適時(shí)采購。
一是加強(qiáng)市場調(diào)研,把握最佳進(jìn)貨時(shí)點(diǎn),有效回避漲價(jià)高峰進(jìn)貨。
二是利用“地區(qū)差”,選擇在有價(jià)格優(yōu)勢的地區(qū)進(jìn)貨。
三是優(yōu)化進(jìn)貨渠道,實(shí)現(xiàn)大宗主要物資直接從生產(chǎn)廠家進(jìn)貨,不斷提高生產(chǎn)廠家直供份額。
四是合理利用“供應(yīng)商差”降低采購價(jià)格,對(duì)無法實(shí)現(xiàn)從廠家直接采購的物資,在保證質(zhì)量、價(jià)格合理的前提下,盡量選擇一級(jí)代理商供貨。
五是合理確定采購批量和批次,充分享受批量價(jià)格優(yōu)勢。
第一,對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行定期考核。內(nèi)容應(yīng)包括貨物質(zhì)量、交貨準(zhǔn)時(shí)性、售后服務(wù)等,這主要是為了督促供應(yīng)商在被認(rèn)可合格后,在供貨過程中繼續(xù)保持質(zhì)量穩(wěn)定、交貨及時(shí)和優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
第二,對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行定期復(fù)審。在供應(yīng)商的定期考核被認(rèn)可合格后,還應(yīng)進(jìn)行定期復(fù)審,目的是為了及時(shí)了解供應(yīng)商在生產(chǎn)、質(zhì)量、技術(shù)等方面的變化或改進(jìn),并根據(jù)此變化制定企業(yè)對(duì)該供應(yīng)商未來的策略及計(jì)劃。
第三,與供應(yīng)商進(jìn)行定期的價(jià)格談判。根據(jù)不同產(chǎn)品的成本構(gòu)成特點(diǎn)和市場價(jià)格的變化趨勢,采購人員需要制定相應(yīng)的價(jià)格談判周期,對(duì)于價(jià)格易變的產(chǎn)品,更需如此,這就要求采購人員及時(shí)了解市場信息并