變更控制，以保證變更能得到適當(dāng)?shù)呐鷾?zhǔn)，并保證所有應(yīng)該知情的人員獲知變更。
（5）根據(jù)合同條款，建立賣方執(zhí)行進(jìn)行和費(fèi)用支付的聯(lián)系。
（6）采購審計(jì)。
（7）正式驗(yàn)收和合同歸檔。
3 采購成本分析
本文開始的案例揭示了將采購成本降到最低對公司利潤的增長的重要性，但更重要的是，應(yīng)該考慮項(xiàng)目生命周期內(nèi)的最低整體采購成本，在實(shí)際采購工作中，很多招標(biāo)單位通常只關(guān)注承包方的投標(biāo)報(bào)價(jià)，而忽視了招標(biāo)成本、建設(shè)成本和所有權(quán)損耗成本等項(xiàng)目整體采購成本。
3.1 招標(biāo)成本
首先要考慮發(fā)出招標(biāo)要約前的行為，招標(biāo)方需要確定目標(biāo)、調(diào)查主題、編寫要求建議書（RFP）、考察和認(rèn)同供應(yīng)商、獲取內(nèi)部的授權(quán)、尋求預(yù)算支持等，然后發(fā)出要約。該過程可能需要整個合同價(jià)的2%和5%。
然后，競標(biāo)者需要對招標(biāo)方的招標(biāo)文件制定其投標(biāo)建議書，費(fèi)時(shí)又費(fèi)錢，每個競標(biāo)者在競標(biāo)說明上都要花費(fèi)合同價(jià)的約1%到6.7%的成本。如有五個競標(biāo)者，該成本將達(dá)到合同價(jià)的5%到30%。表面上看來，這筆款項(xiàng)由競標(biāo)者承擔(dān)，但是從長遠(yuǎn)看是由招標(biāo)方承擔(dān)。因?yàn)楦倶?biāo)者總把競標(biāo)成本直接加在每次競標(biāo)的項(xiàng)目上。評標(biāo)程序開始后，招標(biāo)方需做包括開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)、談判、批準(zhǔn)等事項(xiàng)。這個總成本可能占合同價(jià)的2%到5%。如果因?yàn)槟撤N原因必須重新招標(biāo)時(shí)，這部分成本將大幅增加。
因此，對于一般行業(yè)來說，競標(biāo)的總成本可能占到合同價(jià)的10%到50%。無論招標(biāo)方處于何種行業(yè)，降低招標(biāo)成本都是一種責(zé)任。
3.2 建設(shè)成本
建設(shè)成本投標(biāo)報(bào)價(jià)的主要依據(jù)，往往是買賣雙方關(guān)注的重點(diǎn)。一般包括如下幾個方面：
前期準(zhǔn)備、正式建設(shè)費(fèi)用等、與其它系統(tǒng)的集成、授權(quán)、交付和保險(xiǎn)、相關(guān)手冊、對員工和管理的培訓(xùn)等。
3.3 所有權(quán)損成本
所有權(quán)損成本指長期損耗成本，包括項(xiàng)目運(yùn)營成本和處置成本。項(xiàng)目運(yùn)營成本可能會持續(xù)多年，并可能是前期費(fèi)用的許多倍；在設(shè)備瀕于報(bào)廢之時(shí)還需考慮其銷毀或處理的處置成本。
綜合考慮這些成本將有助于以正確的觀點(diǎn)看待實(shí)際采購價(jià),幫助買方選擇最好的方案。
4 采購安全和保密
采購過程中的“黃金規(guī)則”是要絕對保密,不讓任何不應(yīng)外傳的信息從機(jī)構(gòu)中泄密,不要和不應(yīng)該知道此事的陌生人交談,當(dāng)對方是機(jī)構(gòu)中的成員時(shí)可能會很難,但知道的人越少越不會有漏洞.
妥善安置相關(guān)文件和計(jì)算機(jī)內(nèi)的材料,不用時(shí)（包括周末和晚上）要將其鎖好,不要將評估的表格展開放在桌子上,以免被看見,及時(shí)銷毀那些敏感的文件而不是隨手扔掉,以免別有用心者發(fā)現(xiàn)它們。