資料必須做到規(guī)范化管理。有些資料涉及到商業(yè)秘密或技術專利,必須妥善保管。針對資料的不同類型,要做到分類別、按時間進行歸檔并有序整理,建立臺賬登記制度。對雙方來往的所有傳真以及翻譯稿做到準確和快捷傳送;每天的工作日志和備忘錄做到一天一簽并嚴格管理,以方便其他部門日后查詢,特別是為整個項目結束后的最終商務談判提供有力的證據(jù)支持,利于分清雙方責任,提高工作效率,維護企業(yè)利益。在國內(nèi)很多企業(yè)都有這樣的例子,平時不注重資料的收集和管理,最終談判時拿不出有力的證據(jù),而不得不作出重大讓步,損害企業(yè)的利益。
五、加強現(xiàn)場外專和翻譯的管理,是搞好涉外項目現(xiàn)場管理的必要條件
每一個涉外合同都規(guī)定了外專必須到現(xiàn)場進行服務和指導的條款,另外中方還要為每一位外專配備翻譯。由于國別不同,每個人都存在著一些工作習慣、思維方式等方面的差異,如何使他們合理搭配,充分發(fā)揮協(xié)調優(yōu)勢,調動他們的積極性為萊鋼的工程建設服務,是一項非常重要的工作。這就要求項目管理人員勤跑現(xiàn)場,掌握每位外專的情況,使工作中所采取的任何措施做到有的放矢。在搞好工作管理的同時還要注重安全管理,我們通過實踐深深理解安全管理的重要性。加強外專在工作期間的安全教育管理是一項非常重要的工作,該項工作如果管理不到位,也會發(fā)生意想不到的事情,對萊鋼、外專都會產(chǎn)生不利的影響,特別是對萊鋼建設和諧社會帶來很大的負面影響。為確保外專和翻譯的人身安全,必須對他們進行入廠前的安全教育和不定期的安全教育,特別是在現(xiàn)場服務期間,必須遵守現(xiàn)場的安全規(guī)章制度,實行佩帶工作證、整齊穿戴工作服制度,樹立安全防范意識。除了讓外專了解萊鋼安全規(guī)定,還規(guī)定各涉外項目負責人勤跑現(xiàn)場,加強和外專的溝通,在取得外專理解的同時,對當場發(fā)現(xiàn)的不安全因素和行為立即予以糾正。同時我們把安全延伸工作現(xiàn)場外,外專非工作時間的活動也要確保安全。在外專的理解認同下,我們要求項目管理人員嚴格掌握外專非工作時間安排,詳細了解他們的活動計劃,并及時提醒外專注意事項,確保外專非工作時間安全不出問題。另外還加強生活管理,為激勵他們長期安心工作,還應當督促、協(xié)調有關部門為他們營造一個滿意的、安全的工作和生活環(huán)境。利用業(yè)余時間注意加強與他們的感情交流,了解他們的思想動態(tài),關心他們的生活,尊重他們的信仰和生活習慣,對生活中遇到的難題要想盡辦法給予幫助和解決,與外專建立一定程度上的相互信任,增進彼此的了解和友誼,將有利于搞好項目的現(xiàn)場管理工作。
六、重視協(xié)調中外雙方的工作關系,提高工作效率是搞好涉外項目現(xiàn)場管理的重要環(huán)節(jié)
在現(xiàn)場中外雙方合作過程中,由于人員復雜且素質參差不齊,并非每天的合作都令人滿意和愉快,特別是遇到實質性或關鍵性的問題時,雙方代表都站在各自的立場上,優(yōu)先考慮各自的經(jīng)濟利益,如果處理不當,會影響問題的解決和工程進度。為協(xié)調中外雙方關系以及避免中外雙方工作中的分歧影響到工程進度,作為雙方聯(lián)絡紐帶的涉外項目管理人員就要及時有效地協(xié)調化解矛盾和問題。在不違反合同條款的前提下,本著大事講原則、小事講風格的要求,既要維護萊鋼的利益和信譽,又不能影響外國專家的工作積極性,必須把握問題的實質并給予深入地理性分析。凡是屬于中方原因的就立即通知有關部門克服困難,協(xié)助外方開展工作;凡是屬于外方原因的,就與其總部聯(lián)系協(xié)商解決,不因拘泥于一點小事而影響整個工程進度。在協(xié)調過程中,堅持做到有理、有據(jù)、有節(jié),不卑不亢,實事求是,對于一些實在不講道理的外方人員或個別外方專家不能勝任工作的情況,項目管理人必須及時上報領導并提出相關處理意見,以便維護合同執(zhí)行的嚴肅性,維護萊鋼的尊嚴和利益。
只有做到了以上幾點,涉外項目引進設備的安裝、調試和熱試才能順利完成,才能真正發(fā)揮涉外項目的現(xiàn)場管理作用,以此帶動整個工程項目早日結束,為企業(yè)實現(xiàn)經(jīng)濟利益作出貢獻。