資料必須做到規(guī)范化管理。有些資料涉及到商業(yè)秘密或技術(shù)專利,必須妥善保管。針對(duì)資料的不同類型,要做到分類別、按時(shí)間進(jìn)行歸檔并有序整理,建立臺(tái)賬登記制度。對(duì)雙方來往的所有傳真以及翻譯稿做到準(zhǔn)確和快捷傳送;每天的工作日志和備忘錄做到一天一簽并嚴(yán)格管理,以方便其他部門日后查詢,特別是為整個(gè)項(xiàng)目結(jié)束后的最終商務(wù)談判提供有力的證據(jù)支持,利于分清雙方責(zé)任,提高工作效率,維護(hù)企業(yè)利益。在國(guó)內(nèi)很多企業(yè)都有這樣的例子,平時(shí)不注重資料的收集和管理,最終談判時(shí)拿不出有力的證據(jù),而不得不作出重大讓步,損害企業(yè)的利益。
五、加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)外專和翻譯的管理,是搞好涉外項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)管理的必要條件
每一個(gè)涉外合同都規(guī)定了外專必須到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行服務(wù)和指導(dǎo)的條款,另外中方還要為每一位外專配備翻譯。由于國(guó)別不同,每個(gè)人都存在著一些工作習(xí)慣、思維方式等方面的差異,如何使他們合理搭配,充分發(fā)揮協(xié)調(diào)優(yōu)勢(shì),調(diào)動(dòng)他們的積極性為萊鋼的工程建設(shè)服務(wù),是一項(xiàng)非常重要的工作。這就要求項(xiàng)目管理人員勤跑現(xiàn)場(chǎng),掌握每位外專的情況,使工作中所采取的任何措施做到有的放矢。在搞好工作管理的同時(shí)還要注重安全管理,我們通過實(shí)踐深深理解安全管理的重要性。加強(qiáng)外專在工作期間的安全教育管理是一項(xiàng)非常重要的工作,該項(xiàng)工作如果管理不到位,也會(huì)發(fā)生意想不到的事情,對(duì)萊鋼、外專都會(huì)產(chǎn)生不利的影響,特別是對(duì)萊鋼建設(shè)和諧社會(huì)帶來很大的負(fù)面影響。為確保外專和翻譯的人身安全,必須對(duì)他們進(jìn)行入廠前的安全教育和不定期的安全教育,特別是在現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)期間,必須遵守現(xiàn)場(chǎng)的安全規(guī)章制度,實(shí)行佩帶工作證、整齊穿戴工作服制度,樹立安全防范意識(shí)。除了讓外專了解萊鋼安全規(guī)定,還規(guī)定各涉外項(xiàng)目負(fù)責(zé)人勤跑現(xiàn)場(chǎng),加強(qiáng)和外專的溝通,在取得外專理解的同時(shí),對(duì)當(dāng)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)的不安全因素和行為立即予以糾正。同時(shí)我們把安全延伸工作現(xiàn)場(chǎng)外,外專非工作時(shí)間的活動(dòng)也要確保安全。在外專的理解認(rèn)同下,我們要求項(xiàng)目管理人員嚴(yán)格掌握外專非工作時(shí)間安排,詳細(xì)了解他們的活動(dòng)計(jì)劃,并及時(shí)提醒外專注意事項(xiàng),確保外專非工作時(shí)間安全不出問題。另外還加強(qiáng)生活管理,為激勵(lì)他們長(zhǎng)期安心工作,還應(yīng)當(dāng)督促、協(xié)調(diào)有關(guān)部門為他們營(yíng)造一個(gè)滿意的、安全的工作和生活環(huán)境。利用業(yè)余時(shí)間注意加強(qiáng)與他們的感情交流,了解他們的思想動(dòng)態(tài),關(guān)心他們的生活,尊重他們的信仰和生活習(xí)慣,對(duì)生活中遇到的難題要想盡辦法給予幫助和解決,與外專建立一定程度上的相互信任,增進(jìn)彼此的了解和友誼,將有利于搞好項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)管理工作。
六、重視協(xié)調(diào)中外雙方的工作關(guān)系,提高工作效率是搞好涉外項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)管理的重要環(huán)節(jié)
在現(xiàn)場(chǎng)中外雙方合作過程中,由于人員復(fù)雜且素質(zhì)參差不齊,并非每天的合作都令人滿意和愉快,特別是遇到實(shí)質(zhì)性或關(guān)鍵性的問題時(shí),雙方代表都站在各自的立場(chǎng)上,優(yōu)先考慮各自的經(jīng)濟(jì)利益,如果處理不當(dāng),會(huì)影響問題的解決和工程進(jìn)度。為協(xié)調(diào)中外雙方關(guān)系以及避免中外雙方工作中的分歧影響到工程進(jìn)度,作為雙方聯(lián)絡(luò)紐帶的涉外項(xiàng)目管理人員就要及時(shí)有效地協(xié)調(diào)化解矛盾和問題。在不違反合同條款的前提下,本著大事講原則、小事講風(fēng)格的要求,既要維護(hù)萊鋼的利益和信譽(yù),又不能影響外國(guó)專家的工作積極性,必須把握問題的實(shí)質(zhì)并給予深入地理性分析。凡是屬于中方原因的就立即通知有關(guān)部門克服困難,協(xié)助外方開展工作;凡是屬于外方原因的,就與其總部聯(lián)系協(xié)商解決,不因拘泥于一點(diǎn)小事而影響整個(gè)工程進(jìn)度。在協(xié)調(diào)過程中,堅(jiān)持做到有理、有據(jù)、有節(jié),不卑不亢,實(shí)事求是,對(duì)于一些實(shí)在不講道理的外方人員或個(gè)別外方專家不能勝任工作的情況,項(xiàng)目管理人必須及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)并提出相關(guān)處理意見,以便維護(hù)合同執(zhí)行的嚴(yán)肅性,維護(hù)萊鋼的尊嚴(yán)和利益。
只有做到了以上幾點(diǎn),涉外項(xiàng)目引進(jìn)設(shè)備的安裝、調(diào)試和熱試才能順利完成,才能真正發(fā)揮涉外項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)管理作用,以此帶動(dòng)整個(gè)工程項(xiàng)目早日結(jié)束,為企業(yè)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)利益作出貢獻(xiàn)。