所以工程質(zhì)量控制的五大因素都離不開工程檔案管理。
早期的建設(shè)工程項(xiàng)目管理的確對工程檔案管理有所忽略，建設(shè)工程項(xiàng)目管理人員培訓(xùn)（俗稱“五大員”培訓(xùn)）一般是指：施工員、監(jiān)理員、材料員、安全員、造價員，一直沒有包括資料員。而建設(shè)工程資料員培訓(xùn)由各市城建檔案館自行組織，沒有納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)范疇，也沒有發(fā)國家認(rèn)可的證書。近幾年，隨著建設(shè)工程檔案管理對建設(shè)工程質(zhì)量控制重要性的認(rèn)識日益提高，有的城市實(shí)現(xiàn)了建設(shè)工程資料員經(jīng)常性培訓(xùn)，還將《資料員合格證》上網(wǎng)發(fā)布，便于查詢和核對，并要求每個建設(shè)工程項(xiàng)目必須有持《資料員合格證》的專職人員從事工程資料編制工作，才能在工程竣工后向市城建檔案館移交竣工檔案；有的城市，如上海、重慶等已經(jīng)將資料員納入了“五大員”培訓(xùn)，長沙市2008年也正式將資料員培訓(xùn)納入建設(shè)職業(yè)培訓(xùn)。建設(shè)工程檔案管理作為建設(shè)工程質(zhì)量控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)已得到越來越多的重視。
2000年頒布的國務(wù)院第279號令《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》，首次從國家法規(guī)的層面把建設(shè)工程檔案管理納入建設(shè)工程質(zhì)量控制體系，對建設(shè)工程檔案的內(nèi)容、質(zhì)量要求、報送移交和法律責(zé)任進(jìn)行了強(qiáng)制性規(guī)定，是目前推動我國城建檔案工作發(fā)展最重要的一部法規(guī)。建設(shè)工程檔案管理的要求已經(jīng)從微觀提升到了宏觀，從基層技術(shù)實(shí)踐提升到了國家法規(guī)意志，這是對建設(shè)工程檔案管理在工程質(zhì)量控制體系中重要作用最有力的證明。
5、工程檔案管理是提高工程質(zhì)量的重要手段
工程檔案管理在行政上體現(xiàn)一種強(qiáng)制性，這種強(qiáng)制性往往與建設(shè)行政職能高度融合，既可以作為行政許可的前置條件，也可以作為工程竣工審查程序的一個部分，還可以作為行政執(zhí)法檢查的一個內(nèi)容。這一系列的行政行為，以加強(qiáng)工程檔案管理為手段，卻能取得提高工程質(zhì)量的效果。
從長沙市建設(shè)工程檔案管理的實(shí)踐來看，第一步是由市建委把關(guān)，在建設(shè)工程取得《施工許可證》之前，建設(shè)單位一定要與市城建檔案館簽訂《報送建設(shè)工程竣工檔案責(zé)任書》，并填寫《建設(shè)工程竣工檔案責(zé)任人登記表》，從一開始就把建設(shè)工程檔案的要求、責(zé)任告知建設(shè)單位，要求他們明確分管領(lǐng)導(dǎo)和專門資料人員，對工程資料終身負(fù)責(zé)，提高他們的檔案責(zé)任意識；第二步是對建設(shè)工程檔案實(shí)行專人負(fù)責(zé)、全程跟蹤、經(jīng)常性業(yè)務(wù)指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改；第三步是工程竣工前對建設(shè)工程檔案預(yù)驗(yàn)收，預(yù)驗(yàn)收合格發(fā)《建設(shè)工程竣工檔案初驗(yàn)認(rèn)可證》方能舉行竣工驗(yàn)收會，由市工程質(zhì)量監(jiān)督站查驗(yàn)資料備案后，再完整向市城建檔案館報送移交建設(shè)工程竣工檔案并取得《建設(shè)工程竣工檔案合格證》，然后才能去辦產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍手續(xù)；此外，還由市建委統(tǒng)一組織建設(shè)工程檔案編制執(zhí)法檢查，加強(qiáng)工程檔案收集編制的原始性、真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性管理。這一系列與建設(shè)行政職能相融合的措施，通過建設(shè)工程檔案管理促進(jìn)了建設(shè)工程質(zhì)量的提高。
在建設(shè)工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)實(shí)踐中，我們發(fā)現(xiàn)過施工單位的建筑用料與技術(shù)說明文件不符的情況，我們及時向建設(shè)單位反映，防止了“以次充好”事件發(fā)生；還發(fā)現(xiàn)過隱蔽工程中以空心墻代替實(shí)心墻等“偷工減料”行為，并得到了及時制止。建設(shè)工程檔案管理對工程質(zhì)量的促進(jìn)作用得到了建設(shè)單位（業(yè)主單位）高度認(rèn)可。2007年1月，長沙市城建檔案館還與市電業(yè)局、電纜管理所聯(lián)合簽發(fā)了長城檔[2007]02號《關(guān)于加強(qiáng)電力地下管線工程質(zhì)量控制和檔案管理，做好工程驗(yàn)收交接工作的通知》的文件，三家相互配合，以加強(qiáng)工程檔案管理來促進(jìn)電力地下管線工程質(zhì)量。
6、結(jié)語
建設(shè)工程從立項(xiàng)、招投標(biāo)、勘測、設(shè)計(jì)、材料配送，到主體和配套施工，到最后裝飾裝修、綠化亮化，到竣工驗(yàn)收后投入使用，這是一個相當(dāng)長的
周期。建設(shè)工程檔案不僅把這個過程真實(shí)地記錄下來了，把這個過程完整地鏈接起來了，也把這個過程作為歷史記憶長久保留了下來。對于建設(shè)工程檔案管理的重要性及其實(shí)現(xiàn)途徑是需要我們研究思考并高度重視的；在條件成熟的情況下，從行政和立法層面加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理對促進(jìn)建設(shè)工程質(zhì)量會有更積極的作用。2004年，長沙市通過省、市人大批準(zhǔn)制定了《長沙市城市地下管線工程檔案管理?xiàng)l例》；2006年以來，長沙市正在努力，希望進(jìn)一步制定《長沙市城市建設(shè)檔案管理?xiàng)l例》。這是提高建設(shè)工程檔案管理社會認(rèn)知度的現(xiàn)實(shí)成果，全國各城市都非常關(guān)注并積極地學(xué)習(xí)和借鑒。我們應(yīng)該以眾多的建設(shè)工程質(zhì)量事故為教訓(xùn)，以我們加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理的成效為動力，以高度地責(zé)任感和緊迫感來推進(jìn)建設(shè)工程檔案管理工作，為提高建設(shè)工程質(zhì)量、確保人民生命財(cái)產(chǎn)安全、建設(shè)社會主義和諧社會做出切實(shí)的努力。