隨著社會信息化程度的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都在建設(shè)相關(guān)的IT項目，使得IT成為企業(yè)發(fā)展、強化管理不可或缺的重要組成部分。但由于各行業(yè)所處領(lǐng)域和所采用的管理形式的不同，對IT的理解與接受程度自然也就不同。
在國家政府機關(guān)、企事業(yè)單位等采用行政管理模式的組織中，IT項目的成功就不僅僅是項目本身建設(shè)的完成，更大程度上是體現(xiàn)在讓用戶理解項目建設(shè)內(nèi)容，熟練掌握系統(tǒng)的使用規(guī)則，這對于IT項目的建設(shè)人員將是巨大的考驗:如何讓非IT領(lǐng)域的人員能夠理解信息化，使用好系統(tǒng)軟件。
這時，有效的溝通管理是連接項目計劃和建設(shè)成果的重要環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)項目目標(biāo)的重要手段。
IT項目建設(shè)所處的外部環(huán)境是溝通管理中必須首要考慮的問題，把握其特點，才能有針對性地開展溝通。這里我們要討論的外部環(huán)境是采用行政管理模式的企業(yè)。行政管理具有極強的政治職能和高度執(zhí)行力，其等級森嚴(yán)，實行高制度化管理，對人嚴(yán)格控制。
無論是政府機關(guān)，還是社會企業(yè)，垂直管理模式的運行反映的是上級意志的落實，帶有強烈的行政管理色彩。由于這種等級觀念的存在，單位的日常管理往往都是領(lǐng)導(dǎo)說了算，下級員工個人的主動性對單位績效的影響不大，形成領(lǐng)導(dǎo)說干啥就于啥的局面。
這對上下級兩方面都產(chǎn)生了不利影響。例如，領(lǐng)導(dǎo)以自我為中心，認(rèn)知模式剛性，過于迷信自身思維方式，缺乏客觀、公正、公平之心，既不能正視自我也不愿正視他人，也就談不上設(shè)身處地站在對方的角度考慮問題。
而下級員工也不愿多說話，在領(lǐng)導(dǎo)面前不表達自我意愿和感想，對工作缺乏激情和憧憬。比如單位開大會，后排的位子往往總是先被坐滿，前排靠近領(lǐng)導(dǎo)的始終“虛位以待”，這反映了員工的參與程度。
那么，在此種管理模式下，項目成員如何讓用戶理解你所要表達的內(nèi)容，如何讓用戶接受你所提供的新工作方式呢?在溝通中又要注意什么呢?溝通就是一種讓組織成員之間取得共同的理解和認(rèn)識的方法。
從管理的角度講，它是指為了一個設(shè)定的目標(biāo)，把信息、思想和情感在個人與組織之間進行傳遞，并獲得理解的過程。它是為完成組織使命或達成任務(wù)的一種必要手段，它可以促進共同了解，增強團體力量。
根據(jù)溝通的功能、方式、渠道和方向的不同，可以分為不同的類型。從溝通的功能看，可以分為工具溝通和情感溝通;從溝通的方式看，可以分為口頭溝通和書面溝通;從溝通的渠道看，可以分為正式溝通和非正式溝通;從溝通的方向看，可以分為下行溝通、上行溝通和平行溝通。
此外，根據(jù)溝通是否存在著反饋，還可以分為單向溝通和雙向溝通。無論何種溝通方式，都必須確保信息在成員之間準(zhǔn)確、快速地流動。因此，結(jié)合行政管理環(huán)境的特點，作者認(rèn)為溝通方式的優(yōu)先次序是當(dāng)面溝通、電話、個人書面文體(備忘錄)和正式書面文體(文件、公告)等，其中當(dāng)面溝通也應(yīng)是IT項目人員必須經(jīng)常采用的溝通方式，有時，只有這種溝通方式才能將一些枯燥而太過專業(yè)的術(shù)語向用戶解釋清楚，使用戶對IT系統(tǒng)有感性的認(rèn)識。
本文將從幾方面提出IT項目在行政管理環(huán)境下的溝通策略。
1 平等參與，相互理解，營造寬松氛圍
在行政單位，很容易將溝通對象分為上級、同級和下級等帶有行政色彩的類型。這樣的溝通就在無形中成了命令式，或單方面地傳達信息，脫離了溝通的特征。應(yīng)該將所有的溝通對象都歸結(jié)為同一類型。
作為單位領(lǐng)導(dǎo)，平時的溝通對象不外乎單位內(nèi)部對象和外部對象兩類，其中更常見的是與內(nèi)部員工的溝通，內(nèi)部員工不外乎自己的上級、同級和下級三類。絕大部分領(lǐng)導(dǎo)，能夠根據(jù)不同的對象采取不同的策略，但總體來說，他們在平時往往比較關(guān)注自己與上司溝通時的藝術(shù)和方式，卻忽視了與下屬的溝通，因為他們往往會輕視那些自己能控制的