技巧這三個(gè)方面。
1·2·1溝通計(jì)劃編制
項(xiàng)目溝通計(jì)劃是項(xiàng)目整體計(jì)劃中的一部分,它的作用非常重要,也常常容易被忽視。很多項(xiàng)目中沒(méi)有完整的溝通計(jì)劃,導(dǎo)致溝通非常混亂。有的項(xiàng)目溝通也還有效,但完全依靠客戶(hù)關(guān)系或以前的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn),或者說(shuō)完全靠項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人能力的高低。
然而,嚴(yán)格說(shuō)來(lái),一種高效的體系不應(yīng)該只在大腦中存在,也不應(yīng)該僅僅依靠口頭傳授,落實(shí)到規(guī)范的計(jì)劃編制中很有必要。因而,在項(xiàng)目初始階段也應(yīng)該包含溝通計(jì)劃。溝通計(jì)劃決定項(xiàng)目相關(guān)方的信息溝通需求,誰(shuí)要什么信息,什么時(shí)候需要,怎樣發(fā)送。
在編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃時(shí),最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項(xiàng)目相關(guān)方分析。項(xiàng)目經(jīng)理所在的組織結(jié)構(gòu)通常對(duì)溝通需求有較大影響,比如組織要求項(xiàng)目經(jīng)理定期向項(xiàng)目管理部門(mén)做進(jìn)展分析報(bào)告,那么溝通計(jì)劃中就必須包含這條。
項(xiàng)目相關(guān)方的利益要受到項(xiàng)目成敗的影響,因此他們的需求必須予以考慮。最典型也最重要的項(xiàng)目相關(guān)方是客戶(hù),而項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目經(jīng)理以及他的上司也是較重要的項(xiàng)目相關(guān)方。所有這些人員各自需要什么信息、在每個(gè)階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好,都是需要細(xì)致分析的。
1·2·2 溝通的信息發(fā)送
溝通的信息發(fā)送實(shí)際上講的就是溝通的方式,我們?cè)跍贤〞r(shí)要選擇一種最佳的溝通方式才能取得理想的溝通效果,保證項(xiàng)目的順利開(kāi)展。溝通的方式包括會(huì)見(jiàn)、演講、會(huì)議、談判、調(diào)查和報(bào)告等,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)考慮慣例或根據(jù)經(jīng)驗(yàn)和目前的形勢(shì)選擇與相關(guān)方溝通的方式。
現(xiàn)在的信息技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛的應(yīng)用,項(xiàng)目經(jīng)理可以把一些項(xiàng)目文件通過(guò)電子郵件,或者通過(guò)專(zhuān)業(yè)的管理軟件來(lái)進(jìn)行溝通。這樣使溝通即及時(shí)方便又能讓項(xiàng)目相關(guān)方覺(jué)得溝通無(wú)處不在,創(chuàng)造出溝通的氛圍,使之也加人進(jìn)來(lái),這樣的溝通就取得了小小成果了。
1·2·3溝通的技巧
一個(gè)高素質(zhì)的團(tuán)隊(duì)組織者和協(xié)調(diào)管理者所發(fā)揮的作用往往對(duì)項(xiàng)目的成敗起決定作用,一個(gè)優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理必然是一個(gè)善于溝通的人。溝通研究專(zhuān)家勒德洛提到:高級(jí)管理人員往往花費(fèi)80%的時(shí)間以不同的形式進(jìn)行溝通,普通管理者約花50%的時(shí)間用于傳播信息。
可見(jiàn),溝通的效率直接影響管理者的工作效率。項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目中的溝通包括四個(gè)方面:客戶(hù)的溝通、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的溝通、公司職能部門(mén)的溝通和公司高層管理的溝通。首先,與項(xiàng)目經(jīng)理客戶(hù)的溝通,是向客戶(hù)提供產(chǎn)品和服務(wù)。
所以項(xiàng)目經(jīng)理在與客戶(hù)溝通的時(shí)候更注重表現(xiàn)的是自己的業(yè)務(wù)精通、實(shí)施經(jīng)驗(yàn)豐富、客戶(hù)選擇的高明,要誠(chéng)信、熱情,幫助客戶(hù)解決實(shí)際問(wèn)題;其次,項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的溝通。首先要培養(yǎng)團(tuán)隊(duì)的協(xié)作精神,創(chuàng)造一個(gè)團(tuán)結(jié)的氣氛。
然后通過(guò)項(xiàng)目例會(huì)等機(jī)會(huì)加強(qiáng)與團(tuán)隊(duì)的溝通。在處理沖突時(shí),根據(jù)現(xiàn)場(chǎng)情況采取面對(duì)、妥協(xié)、圓滑、強(qiáng)制或撤退模式來(lái)緩解沖突。另外項(xiàng)目經(jīng)理還要學(xué)會(huì)聆聽(tīng)的技巧;最后,與公司職能部門(mén)的溝通和高管層的溝通。項(xiàng)目經(jīng)理在他們溝通的時(shí)候要體現(xiàn)自己做事的果斷、有豐富的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的溝通能力,但不要忘了要在溝通過(guò)程中表達(dá)目前和將來(lái)在該項(xiàng)目上需要得到公司的支持。
2 結(jié)語(yǔ)
綜上所述,IT項(xiàng)目管理的重點(diǎn)之一就是對(duì)人的管理。人力資源管理和溝通管理兩者面向的對(duì)象都是人,所以在以后的項(xiàng)目管理中要加強(qiáng)對(duì)這兩種管理的重視程度,這將會(huì)大大提高項(xiàng)目的成功率,尤其是在當(dāng)今大力倡導(dǎo)和推行以“以人為本”為根本基點(diǎn)和本質(zhì)特征的現(xiàn)代化企業(yè)管理的時(shí)代,員工的人生價(jià)值與企業(yè)價(jià)值之間更是相互依存、相得益彰,如何更好的開(kāi)發(fā)人力資源、發(fā)掘和培養(yǎng)員工潛能這些都是企業(yè)必須面對(duì)和解決的問(wèn)題。