(高效能人事的7個(gè)習(xí)慣,Stephen covey)這種方式比積極地去聽更有效。人們總有這么一種傾向,總是關(guān)注自己的日程表,而不是首先去理解別人的意見。傾聽可以幫助你和你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)找到激勵(lì)不同類型的人工作的因素。
是否能找到關(guān)鍵項(xiàng)目關(guān)系人和客戶的激勵(lì)因素可能意味著項(xiàng)目的成敗。在你傾聽之前,你首先必須要讓別人與你交談。大部分情況下,你首先必須和別人建立一種友好人際關(guān)系,然后別人才可能真正與你交談。
這是一種和諧、一致、協(xié)調(diào)而親密的關(guān)系。如果沒有這種關(guān)系,人們將無法進(jìn)行溝通。
2.3 溝通的復(fù)雜性
作為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理你有很多溝通渠道,并且在你的項(xiàng)目里可能有數(shù)以百計(jì)的溝通渠道。項(xiàng)目越大就越是有更多的可能溝通失敗。這里有一個(gè)很漂亮的公式確定溝通渠道的數(shù)目(N×(N-1)/2),N代表所有項(xiàng)目相關(guān)人員的數(shù)目。
大型的項(xiàng)目有許多部分很靈活,分開管理就容易的多,溝通是保持每項(xiàng)工作正常進(jìn)行的潤滑油,解決5個(gè)人的小組出現(xiàn)的不信任氣氛比500人的團(tuán)隊(duì)容易的多。比方說,我們有一個(gè)項(xiàng)目有10個(gè)利益相關(guān)者,包括你的項(xiàng)目經(jīng)理。
90除以2,和你有45個(gè)的溝通渠道?？纯从卸嗌倏赡苄栽斐蓽贤ㄊ?有點(diǎn)嚇人。因此,要有效溝通,必須傾聽,傾聽項(xiàng)目組正在討論什么,他們是怎么告訴利益相關(guān)者的。
你,項(xiàng)目經(jīng)理,必須在溝通的中心,你必須是樞紐。另外地理位置和文化背景也會(huì)影響到項(xiàng)目溝通的復(fù)雜性,例如,如果利益相關(guān)者來自不同的國家,那么通常在正常的工作時(shí)間安排的雙向的溝通會(huì)非常困難甚至不可能。
團(tuán)隊(duì)成員很少有面對(duì)面交流的機(jī)會(huì),主要依靠Email、視頻會(huì)議系統(tǒng)(video conferencing)和基于Internet的協(xié)作技術(shù)(如Netmeeting)來支持工作,跨地域分布帶來的信息缺乏、溝通不足和信任問題,都需要重視。
在國際項(xiàng)目管理中,認(rèn)識(shí)和管理多種文化已成為順利實(shí)施項(xiàng)目管理的重要問題。企業(yè)采取何種策略開發(fā)跨文化技能、有效解決國際項(xiàng)目管理中的跨文化溝通的問題上,一般會(huì)運(yùn)用下面一種或幾種策略:
?、偬峁┙o不同背景的員工一起學(xué)習(xí)和工作的實(shí)踐機(jī)會(huì);
?、谔峁┛缥幕R(shí)的培訓(xùn);
?、圻x擇合適的跨文化團(tuán)隊(duì)的成員;
?、苁┬衅髽I(yè)文化的多樣化政策。
2.4 使用溝通模板來提高項(xiàng)目溝通
IT項(xiàng)目中使用模板十分常見,例如績效報(bào)告(狀態(tài)報(bào)告、進(jìn)展報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)測(cè)),項(xiàng)目檔案,正式接受,取得的教訓(xùn),都以模板為基礎(chǔ)提出。什么時(shí)間處于什么位置,花費(fèi)多少,完成需要多久,月度進(jìn)展情況等。
為了使項(xiàng)目溝通更容易,項(xiàng)目經(jīng)理需要為項(xiàng)目溝通事項(xiàng)準(zhǔn)備一些范例和模板。例如圖1就是筆者經(jīng)常使用的一個(gè)項(xiàng)目文檔模板樣例:bbs
包括項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目經(jīng)理、內(nèi)部資源、項(xiàng)目利益關(guān)系者、狀態(tài)等,所有的項(xiàng)目文檔被放入數(shù)據(jù)庫中保存。