信息化管理雙豐收到的目標(biāo)。
實施策略和總體方案
為了順利實施項目信息化管理，課題組確定的實施策略是“統(tǒng)一規(guī)劃”、“先易后難”、“分段開發(fā)”。其核心思想是“先易后難”、“分段開發(fā)”。
從心理學(xué)理論和生活實踐中，我們知道：大多數(shù)人只看到眼前利益往往對沒有經(jīng)過自己實踐檢驗的新事物和新方法都持懷疑或者否定的態(tài)度。因此，如果在短時間內(nèi)沒有看到成果，或者看到了改革造成的失誤，大多數(shù)人就沒有耐心，甚至產(chǎn)生悲觀的情緒。這是人性的弱點，也是一個勿庸置疑的事實。很多改革中途夭折的主要原因在此。
為此，在充分理解以上理論和實踐經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，國際工程項目信息化管理課題組制定的總體方案是：首先，編制信息化管理統(tǒng)一規(guī)劃，并確定了信息化管理的中樞系統(tǒng)——網(wǎng)絡(luò)通訊方式;其次，在統(tǒng)一規(guī)劃的指導(dǎo)下，使用進度管理軟件P3編制進度計劃;再次，對合同費用管理軟件EXP進行二次開發(fā)，并將P3和EXP軟件進行整合和掛接;與某軟件公司共同開發(fā)了文控管理軟件;最后，將上述3個軟件進行聯(lián)合系統(tǒng)調(diào)試。
具體程序和實現(xiàn)的成果
首先，課題組確定該項目的網(wǎng)絡(luò)通訊方式。網(wǎng)絡(luò)通訊采用郵件服務(wù)器方式，即在業(yè)主單位建立計算機局域網(wǎng)，并設(shè)郵件服務(wù)器(Exchange Server)作為整條線網(wǎng)絡(luò)通訊的中心，業(yè)主在郵件服務(wù)器中給總監(jiān)辦、駐地監(jiān)理、承包商設(shè)郵件地址。因此，業(yè)主、總監(jiān)辦、駐地監(jiān)理和承包商之間可通過電子郵件來輔助管理。
其次，進度管理方面，用P3軟件實現(xiàn)信息化進度控制。承包商通過P3制作本標(biāo)段的施工網(wǎng)絡(luò)計劃，再通過Exchange Server逐級傳遞此進度計劃，在駐地、總監(jiān)、業(yè)主都審查同意此進度計劃之后，將此進度計劃作為實施的執(zhí)行目標(biāo)。總監(jiān)辦的P3軟件可將各承包商發(fā)來的、經(jīng)過批準(zhǔn)的網(wǎng)絡(luò)進度計劃匯總到P3，從而生成整條線的目標(biāo)計劃。
實際完成與進度計劃之間的控制，采用每月跟蹤、對比、分析的方式。每月1-3日，承包商將上月完成情況輸入到自己的P3軟件中，并在P3中發(fā)郵件，將完成情況經(jīng)由Exchange Server 上報給駐地、總監(jiān)辦、業(yè)主。總監(jiān)辦、業(yè)主接到帶有完成情況的郵件后，讓其自動進入P3軟件，以便計算、分析比較、匯總、報表。如果發(fā)現(xiàn)某段的完成情況與目標(biāo)計劃有較大的出入，則分析原因，向承包商提出警示，并抄送有關(guān)方面;如果發(fā)現(xiàn)某段的完成情況與目標(biāo)計劃嚴(yán)重背離，則向承包商提出警示，并要求在兩周內(nèi)提交修改的下一步進度計劃，直至這種計劃客觀上可行并滿足合同要求。
第三，項目合同日常事務(wù)通過Exp管理。例如合同/訂貨單的登記管理;各支付費用的統(tǒng)計、匯總、演變;往來函件登記管理;會議紀(jì)要登記管理;進度款申請網(wǎng)絡(luò)上報及核查統(tǒng)計等等。凡是要發(fā)出的各種合同、費用有關(guān)文件都可在Exp中登記后，通過Exchange
Server發(fā)給收件方，對方接收后可直接讀取到自己的Exp數(shù)據(jù)庫中，無須再輸入。并可自動核對、審查、登記、累計，還可形成任何格式的報表。雖然還不能取消紙張報表，但其核對、審查、匯總功能大大地減輕了總監(jiān)和業(yè)主的工作難度，也杜絕了可能的陷阱所造成的損失。
此外，業(yè)主、總監(jiān)辦工作人員的辦事效率將不再受時間、空間的限制。例如出差在外，只要隨身帶便攜機，就可上自己單位的郵件服務(wù)器處理郵件(等于處理日常事務(wù))。
第四，文控管理采用項目部與軟件設(shè)計廠商聯(lián)合開發(fā)的方式進行?；谙冗M的網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)基礎(chǔ)上的分布式軟件系統(tǒng)，通過有效的資源共享和信息交流，達到提高個人工作效率，實現(xiàn)協(xié)同工作，降低勞動強度，減少重復(fù)勞動的目的。其突出的優(yōu)點