保證了信息溝通的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。
(3)不確定性。IT項(xiàng)目的不確定性是指IT項(xiàng)目往往不能完全在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)、按規(guī)定的預(yù)算由規(guī)定的人員完成。IT項(xiàng)目中各項(xiàng)活動(dòng)往往受到人為因素的影響,而難以精確預(yù)測(cè)。IT項(xiàng)目中人員流動(dòng)性大,這很大程度上影響了開發(fā)的進(jìn)度。人員分工不明確也導(dǎo)致項(xiàng)目存在不確定性,另外,在項(xiàng)目開發(fā)過程中還會(huì)遇到各種始料未及的“風(fēng)險(xiǎn)”,使得項(xiàng)目不能按原有的計(jì)劃來運(yùn)行。以上種種因素直接導(dǎo)致IT項(xiàng)目的計(jì)劃和預(yù)算在項(xiàng)目執(zhí)行過程中與實(shí)際情況往往會(huì)有很大偏差。
因此,針對(duì)以上IT項(xiàng)目中的特殊性,我們認(rèn)為IT項(xiàng)目管理不同于一般工程項(xiàng)目管理。最顯著的差別是,IT項(xiàng)目中還必須從范圍管理中特別提出一個(gè)需求管理的概念,而且IT項(xiàng)目中的需求管理是做好一切IT項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)。建立在優(yōu)秀的需求分析基礎(chǔ)上,適合客戶需要,真正了解使用者真實(shí)需求是一個(gè)優(yōu)秀軟件誕生的基礎(chǔ),更是一個(gè)IT項(xiàng)目成功完成的最基本保證。
2 IT項(xiàng)目中的需求管理及其存在的問題
一個(gè)完整的IT項(xiàng)目需求管理一般包括業(yè)務(wù)需求、用戶需求、功能需求、非功能性需求和需求分析報(bào)告等5個(gè)主要內(nèi)容[3] 。
其中業(yè)務(wù)需求來源于業(yè)務(wù)發(fā)展的需要,它主要針對(duì)不同行業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn),有前瞻性地提出行業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo),通常在項(xiàng)目定義與范圍文檔中予以說明;用戶需求來源于用戶的實(shí)際工作的要求,描述用戶使用產(chǎn)品必須要完成的任務(wù),應(yīng)在使用實(shí)例或方案腳本中予以說明;功能需求來源于業(yè)務(wù)部門管理的流程及思路,描述了系統(tǒng)展現(xiàn)給用戶的行為和執(zhí)行的操作等,它包括產(chǎn)品必須遵從的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和約束,操作界面的具體細(xì)節(jié)和構(gòu)造上的限制等;非功能性需求來源于用戶的使用習(xí)慣及愛好;需求分析報(bào)告是在項(xiàng)目IT分析人員結(jié)合前述的內(nèi)容進(jìn)行匯總、分析及提煉,描述軟件系統(tǒng)所應(yīng)具有的外部行為,在開發(fā)、測(cè)試、質(zhì)量保證、項(xiàng)目管理以及相關(guān)項(xiàng)目功能中起著重要作用[4] 。
可見IT項(xiàng)目建設(shè)的需求源頭來自于系統(tǒng)的使用者,即系統(tǒng)用戶,項(xiàng)目建設(shè)應(yīng)按照系統(tǒng)使用者的要求來建設(shè)。需要開發(fā)方與客戶方引起足夠的重視,投入足夠的人力來完成各階段的工作,提交滿足要求的需求分析報(bào)告。
但目前很多企業(yè)普遍存在的這樣一種現(xiàn)象 [5] :項(xiàng)目的客戶(使用者)一方面工作很忙,競(jìng)爭(zhēng)壓力很大,認(rèn)為自己只要將問題提交給開發(fā)方,剩下的工作就與我無關(guān)了。甚至認(rèn)為沒有必要在項(xiàng)目的建設(shè)中與IT人員溝通,或者經(jīng)常三言兩語(yǔ)就把開發(fā)人員“打發(fā)”了。業(yè)務(wù)人員的籠統(tǒng)、感性的描述對(duì)開發(fā)人員就像是“霧里看花”。 IT項(xiàng)目開發(fā)人員受項(xiàng)目時(shí)間限制及無法取得“真經(jīng)”就憑自己的理解來開發(fā)系統(tǒng),最終等到系統(tǒng)交付時(shí),一方面客戶不滿意, 另一方面IT人員一副吃力不討好的哭相,往往會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)難以上線,或上線后使用困難。特別是在一些開發(fā)方?jīng)]有經(jīng)驗(yàn)的領(lǐng)域,這一矛盾尤為突出。
眾所周知,如果需求有誤或者需求分析不到位,整個(gè)IT項(xiàng)目的控制將變得沒有任何意義。有統(tǒng)計(jì)表明,IT軟件項(xiàng)目中40%~60%的問題都是在需求分析階段埋下的“禍根”。所以說從某種意義來講,IT項(xiàng)目的成功基于項(xiàng)目需求管理的成功,而IT項(xiàng)目的需求管理有別于其他項(xiàng)目管理的重要一點(diǎn)是,需求管理可能貫徹整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的始終。
3 案例分析及解決方案——某中小企業(yè)ERP系統(tǒng)開發(fā)
案例中的中小企業(yè)是一家實(shí)力雄厚的港資企業(yè),現(xiàn)已發(fā)展成為一家專業(yè)從事毛織行業(yè)的大型公司。由于公司規(guī)模不斷擴(kuò)大,業(yè)務(wù)不斷增長(zhǎng),現(xiàn)有管理信息系統(tǒng)不能滿足當(dāng)前各方面需要,因此委托筆者所在開發(fā)團(tuán)隊(duì)開發(fā)一套ERP系統(tǒng)。
3.1 系統(tǒng)開發(fā)實(shí)施初期雙方溝通存在的問題