機(jī)構(gòu)過于龐大，中間層次太多，使到需求信息從最高決策層下達(dá)到下屬部門時(shí)不僅容易產(chǎn)生信息失真，而且還會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間。同時(shí)，自下而上的信息上傳時(shí)由于中間層次過多，同樣也容易產(chǎn)生失真和影響效率。
曾有學(xué)者統(tǒng)計(jì)，如果一個(gè)信息在高層管理者那里的正確性是100%，到了信息的最終接受者手里可能只剩下20%的正確性。這是因?yàn)樵谶M(jìn)行信息溝通時(shí)，各級(jí)主管部門都會(huì)把接受到的信息先自己進(jìn)行甄別，一層一層的過濾，然后有可能斷章取義的將信息上報(bào)或下傳。此外，在甄選過程中還會(huì)摻雜了大量的主觀因素，尤其是當(dāng)信息涉及到傳遞者本身利益時(shí)，往往會(huì)由于心理原因造成信息失真。因此，當(dāng)組織機(jī)構(gòu)臃腫時(shí)，特別容易形成多頭溝通泥潭，而且會(huì)嚴(yán)重的影響著有效溝通的進(jìn)行。這種信息傳遞失真在項(xiàng)目宣布失敗前的需求變更時(shí)，和在尋找需求傳遞失真責(zé)任時(shí)特別明顯，這是我在這個(gè)項(xiàng)目中得到的最寶貴經(jīng)驗(yàn)之一。
(3)缺乏文字形式的溝通會(huì)成為紛爭(zhēng)的根源
利用口語(yǔ)面對(duì)面的進(jìn)行溝通是需求調(diào)研時(shí)最常用的形式，但調(diào)研人員必須要把信息以書面的形式進(jìn)行保留，如以報(bào)告、備忘錄、信函等文字形式把口語(yǔ)進(jìn)行記錄。因?yàn)槲椰F(xiàn)在明白到，這是避免項(xiàng)目需求頻繁變更的關(guān)鍵一個(gè)步驟和動(dòng)作。
(4)缺乏溝通計(jì)劃保障，需求目標(biāo)容易走樣
需求的真實(shí)性固然重要，但我們應(yīng)該明白需求調(diào)研不僅僅只是一種獲得信息真實(shí)性的溝通，而且是一種有計(jì)劃、有目標(biāo)和有方向性的溝通。因此，要想獲得有效的溝通效果必須有計(jì)劃和有方向來保證。因此，單純的鼓勵(lì)溝通的真實(shí)性是不夠的，因?yàn)榈燃?jí)和權(quán)力的差別肯定會(huì)形成溝通阻礙。所以，當(dāng)項(xiàng)目缺乏一套有效的溝通計(jì)劃時(shí)，調(diào)研需求的方向性就容易得不到保證。因?yàn)閷?duì)于單一需求的開發(fā)項(xiàng)目來說，需求的方向性是簡(jiǎn)單、直接、明確的;而對(duì)于需求復(fù)雜的開發(fā)項(xiàng)目來說，由于每個(gè)獨(dú)特的項(xiàng)目都有其不同的目標(biāo)和不同的需求方向，也就決定了項(xiàng)目需求容易走樣。而也正因?yàn)槟繕?biāo)需求容易走樣，不但容易導(dǎo)致后期需求頻繁的變更，也會(huì)導(dǎo)致需求確認(rèn)的難度和復(fù)雜度都將大大增加。