沒有明確方向，所有的工作都難以開展。這個(gè)時(shí)候，實(shí)施的范圍自然無法確定，因此工作量難以評估、潛在風(fēng)險(xiǎn)巨大，工作計(jì)劃也是一紙空談。而信息化項(xiàng)目是為了滿足客戶的管理需求而開發(fā)、應(yīng)用的，雙方?jīng)]有良好的溝通交流機(jī)制，各自的想法不能統(tǒng)一，開發(fā)出的產(chǎn)品能否滿足客戶的管理需要就是個(gè)未知數(shù)；同時(shí)，實(shí)施中大量的配合協(xié)作效率會大幅降低，影響實(shí)施質(zhì)量。現(xiàn)實(shí)中，企業(yè)的管理需求往往是漸進(jìn)清晰的，這時(shí)就會發(fā)生需求、計(jì)劃甚至做法的變化，如何有效管理這種變更，將是項(xiàng)目能否順利推進(jìn)的關(guān)鍵。風(fēng)險(xiǎn)在一個(gè)項(xiàng)目中是最大的敵人，看看項(xiàng)目管理知識體系指南就會發(fā)現(xiàn)，專家學(xué)者和從業(yè)者用多少篇幅來強(qiáng)調(diào)它。這個(gè)東西是個(gè)可怕的怪獸，前期工作開展的再順利，往往一個(gè)重大風(fēng)險(xiǎn)沒有控制住，爆發(fā)的后果就是前功盡棄，甚至徹底失敗。最后，信息化系統(tǒng)的應(yīng)用是一個(gè)持續(xù)且長久的過程，作為供應(yīng)方，如何在沒有看到可衡量的應(yīng)用成果前，將系統(tǒng)交付給客戶也是需要認(rèn)真研究的。
說了這么多，一個(gè)項(xiàng)目有太多需要注意的、強(qiáng)調(diào)的內(nèi)容，如果要都做好一定很難。這可能會讓很多人產(chǎn)生畏難情緒，對這個(gè)領(lǐng)域望而卻步。其實(shí)任何工作都涉及到大量的內(nèi)容，一旦我們發(fā)現(xiàn)它的核心和規(guī)律，求解的過程就不會困難了。由于信息化項(xiàng)目關(guān)系到一個(gè)企業(yè)的管理，是信息化廠商與應(yīng)用方（客戶）共同協(xié)作才能完成的工作。一般情況下，很多客戶不理解信息化項(xiàng)目的本質(zhì)，不清楚信息化項(xiàng)目如何配合，因此雙方配合協(xié)作難度很大。糾正客戶的理解、校正思維方式極為重要，這將決定整個(gè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)、變更、計(jì)劃執(zhí)行與控制，甚至影響目標(biāo)、定位、范圍等根本性問題。那么，建立起一個(gè)良好的雙方溝通與協(xié)作機(jī)制將是至關(guān)重要的。
一個(gè)信息化項(xiàng)目的實(shí)施常常關(guān)系到企業(yè)的眾多層面、涉及到大量的人力資源，如何組織他們按照統(tǒng)一的方式開展工作，共同完成項(xiàng)目，這就需要有組織的保障，并且這個(gè)組織的負(fù)責(zé)人必須是強(qiáng)有力的、有權(quán)威的人。這就引出了很多信息化廠商提出的——“一把手工程”。只有企業(yè)的一把手才能具備這樣的權(quán)利與威信，才能組織起企業(yè)的大量資源完成管理的變革。
一個(gè)案例操作
前文說了一些基于項(xiàng)目管理理論和個(gè)人經(jīng)驗(yàn)總結(jié)的內(nèi)容，下面舉出一個(gè)本人實(shí)際操作的例子。今年上半年，我作為項(xiàng)目經(jīng)理主持完成了一個(gè)企業(yè)的信息化建設(shè)項(xiàng)目。工作開展之前，首先要與企業(yè)方老總見面，明確項(xiàng)目的難度，引起對方重視；然后確定雙方的組織，要求老總必須擔(dān)任客戶方項(xiàng)目組組長，成為信息化推動的直接決策人和主責(zé)人；并由公司的重要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任全程參與的執(zhí)行經(jīng)理，項(xiàng)目實(shí)施過程中，所有環(huán)節(jié)必須參與，與我方共同研究、制定工作計(jì)劃、落實(shí)具體的工作安排。這樣做意義何在？有公司的實(shí)權(quán)派人物落實(shí)具體工作，遇到一般問題能夠及時(shí)解決；同時(shí)，和公司老總、執(zhí)行經(jīng)理一起商討確定本項(xiàng)目的定位、目標(biāo)、工作范圍，只有雙方在這些決定項(xiàng)目走向的核心問題上達(dá)成一致，項(xiàng)目才能正常開展。再與客戶“一把手”簽訂實(shí)施工作任務(wù)書和工作主計(jì)劃，將一個(gè)復(fù)雜而漫長的實(shí)施過程分為若干階段，明確每個(gè)階段的工作內(nèi)容和交付結(jié)果，項(xiàng)目組只要完成每個(gè)階段的工作任務(wù)，拿出符合質(zhì)量要求的交付成果，最終項(xiàng)目將能夠達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。實(shí)際上，這種工作階段劃分，并確定各階段交付成果的方式，是根據(jù)WBS工作分解結(jié)構(gòu)原理而來的，在實(shí)際工作中可以有效解決前面所提到的 “不能清晰描述出信息化項(xiàng)目的目標(biāo)”這個(gè)問題。這時(shí)，項(xiàng)目工作可以全面開展了。
雙方在方向上達(dá)成一致，同時(shí)有組織保障，下面要做的就是對項(xiàng)目組全員進(jìn)行宣貫，讓所有項(xiàng)目組成員都清楚自身的職責(zé)、雙方工作的方式。一旦工作遇到阻礙，大家有依據(jù)可循，并且公司的實(shí)權(quán)人物參與推動，即使遇到重大問題，可以通過雙方確定的溝
通機(jī)制，將問題及時(shí)反饋給企業(yè)高層，問題會得到順利地解決。這就是好的方法以及企業(yè)的組織保障所帶來的效果。一旦雙方出現(xiàn)分歧，按照原定的目標(biāo)、范圍等原則，雙方可以輕松找到解決辦法、達(dá)成思想意志上的一致。
最終項(xiàng)目的結(jié)果可想而知，進(jìn)展順利！企業(yè)對整個(gè)實(shí)施過程非常認(rèn)可，同時(shí)對每個(gè)工作階段的交付物嚴(yán)格把關(guān)，項(xiàng)目成功上線。可以說，信息化是一個(gè)復(fù)雜的過程，需要甲乙雙方共同的努力和積極地推動才能成功。如何調(diào)動客戶真正參與到復(fù)雜的工作中，如何把控好項(xiàng)目工作，這需要信息化廠商具備科學(xué)方法、優(yōu)秀的人才、豐富的經(jīng)驗(yàn)。
信息化項(xiàng)目管理是個(gè)很大、很廣的領(lǐng)域，不是只言片語能夠表述完全的。但有一點(diǎn)可以肯定：“信息化項(xiàng)目要取得好的結(jié)果，必須有好的過程！”