項(xiàng)目初始階段,項(xiàng)目經(jīng)理就必須對(duì)溝通進(jìn)行系統(tǒng)的策劃,制定有效協(xié)調(diào)程序。
一是項(xiàng)目初期針對(duì)圈定的項(xiàng)目范圍列出與項(xiàng)目有關(guān)的所有機(jī)構(gòu)和干系人,根據(jù)干系人的層次和特點(diǎn)對(duì)溝通工作進(jìn)行整體規(guī)劃,確定溝通的方式和策略。
二是明確業(yè)主、咨詢工程師和承包商三方的工作范圍和責(zé)任,確定技術(shù)審批、變更、索賠、制造檢驗(yàn)、試驗(yàn)、船運(yùn)、進(jìn)度質(zhì)量審查、竣工驗(yàn)收、付款批準(zhǔn)等重大問(wèn)題的處理程序,建立代表人的通訊簿和聯(lián)系制度。此外,還需定期舉行季度會(huì)、月會(huì)、周會(huì)及專(zhuān)題會(huì)議討論解決業(yè)主、咨詢和承包商共同關(guān)心的問(wèn)題。
三是項(xiàng)目部對(duì)于分包商特別是施工分包商的溝通主要通過(guò)協(xié)調(diào)會(huì)、工程聯(lián)系單、通知單、報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要和檢查記錄等方式進(jìn)行。
四是項(xiàng)目部與總部的溝通主要通過(guò)郵件、電話和傳真進(jìn)行,重大問(wèn)題通過(guò)專(zhuān)題報(bào)告請(qǐng)示和協(xié)商。
五是項(xiàng)目部?jī)?nèi)部的溝通主要采用工作例會(huì)、專(zhuān)題協(xié)調(diào)會(huì)、技術(shù)討論會(huì)和內(nèi)部交流等方式。
上述溝通過(guò)程所形成的所有文件,包括致函、報(bào)批文件、會(huì)議紀(jì)要、進(jìn)度報(bào)告、往來(lái)郵件和內(nèi)部傳遞文件等都必須按文件管理規(guī)定進(jìn)行編目、登記并存檔。
(三)做好工程組織實(shí)施
一是組織好勘測(cè)設(shè)計(jì)、沿線清障、基礎(chǔ)試驗(yàn)、清關(guān)運(yùn)輸、施工管理;二是在項(xiàng)目的各個(gè)階段做好合同管理和進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用及風(fēng)險(xiǎn)的控制;三是與業(yè)主咨詢配合做好文件報(bào)批、付款催收、過(guò)程檢查、竣工驗(yàn)收、移交。
上述工作最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)是技術(shù)審批、清關(guān)運(yùn)輸、施工管理和付款催收四個(gè)環(huán)節(jié)。
工程技術(shù)審批是影響國(guó)際總包項(xiàng)目進(jìn)度和費(fèi)用的主要制約因素,標(biāo)準(zhǔn)和設(shè)計(jì)習(xí)慣等差異因素往往造成溝通困難、審批過(guò)程延長(zhǎng)、圖紙和技術(shù)文件反復(fù)修改,致使工程進(jìn)度延誤、設(shè)計(jì)資源過(guò)度投入。這就要求設(shè)計(jì)人員要轉(zhuǎn)變觀念,嚴(yán)格按照合同規(guī)定的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì),對(duì)需要溝通的技術(shù)問(wèn)題要事前吃透。項(xiàng)目部做好與業(yè)主咨詢溝通協(xié)調(diào)的組織工作,縮短磨合過(guò)程、盡快達(dá)成共識(shí)。
在清關(guān)運(yùn)輸方面,由于設(shè)備材料發(fā)運(yùn)工作在國(guó)外受準(zhǔn)入制度、單據(jù)確認(rèn)、港口規(guī)定、業(yè)主關(guān)系和清關(guān)公司信義等因素影響較大,必須事先做好深入細(xì)致的調(diào)查研究、做好全方位各環(huán)節(jié)的工作,才能確保設(shè)備材料到港后能夠及時(shí)、順利、無(wú)損地清關(guān)并運(yùn)到現(xiàn)場(chǎng)。
對(duì)于EPC總承包項(xiàng)目,施工環(huán)節(jié)對(duì)工程的成敗同樣起著決定性的作用,如果總承包商在施工管理方面缺乏經(jīng)驗(yàn)和有效的控制手段,工程執(zhí)行和進(jìn)度質(zhì)量不可避免地要受到制約。作為總承包商,應(yīng)密切關(guān)注施工進(jìn)程,采取正確的策略和措施,最大限度地發(fā)揮分包方的作用。
付款催收是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的主要商務(wù)工作,由于當(dāng)?shù)卣畽C(jī)關(guān)部門(mén)眾多且辦事效率低下,簽字審批手續(xù)異常繁雜,文件不能妥善保管、遞交文件丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,這都加大了工作的難度。因此,商務(wù)人員一定要做到耳勤、嘴勤、腿勤,對(duì)審批和付款程序了如指掌并對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)逐一進(jìn)行跟蹤,才能確保付款工作順利進(jìn)行。
(四)尋求公司最大支持
由于現(xiàn)場(chǎng)距離總部遙遠(yuǎn),通訊不暢等原因往往影響國(guó)外現(xiàn)場(chǎng)與國(guó)內(nèi)的溝通效果?，F(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目部應(yīng)設(shè)法利用電話、郵件、月報(bào)、通報(bào)、分析報(bào)告和實(shí)施計(jì)劃等方式,在第一時(shí)間內(nèi)將現(xiàn)場(chǎng)的真實(shí)情況和迫切要求直接傳遞到總部相關(guān)的辦事機(jī)構(gòu)并反復(fù)追蹤,最大限度地尋求公司總部的支持和幫助。
國(guó)內(nèi)總部需要將對(duì)工程現(xiàn)場(chǎng)的支撐工作進(jìn)行經(jīng)常性的規(guī)劃和梳理,將具體的責(zé)任落實(shí)到相關(guān)的部門(mén)和人員,以免因職責(zé)不明造成拖延誤事。
(五)管理好當(dāng)?shù)毓蛦T
國(guó)際工程需要逐步推行本地化才有可能長(zhǎng)期堅(jiān)持并提高效率。由于生活習(xí)慣和文化背景不同,對(duì)當(dāng)?shù)毓蛦T管理有一定的特殊性,應(yīng)當(dāng)注意以