[摘 要]本文通過當今一個倍受關注的領域項目管理中一個重要的內容方向項目采購管理分析,探討在項目的采購管理中,從項目資金的合理使用角度出發(fā),降低采購成本、減少現(xiàn)金流出、提高項目資金使用效率的幾條管理措施。
[關鍵詞]項目管理；成本控制
工程項目管理是指從事工程項目管理的企業(yè)(以下簡稱工程項目管理企業(yè))受業(yè)主委托,按照合同約定,代表業(yè)主對工程項目的組織實施進行全過程或若干階段的管理和服務。現(xiàn)代項目管理的知識體系被劃分為9個知識領域,其中包括項目采購管理。項目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外,還必須具備相應的設備、設施、原材料、零件、服務和其它物質資源,離開了這些物質資源,再高明的項目經理也不可能按要求完成項目的任務,在市場經濟條件下,這些產品和服務是通過采購活動來實現(xiàn)的。從執(zhí)行組織以外通過采購取得項目所需要的產品或服務,就是所謂的項目的采購管理。Meredith在《項目管理管理新視角》中提到:“在采購設備、原材料和分包服務的過程中,我們必須清楚的界定出特定的需要,并且還要找到最低的價格和最具競爭力的供應商?！痹诂F(xiàn)實的項目采購操作中,要實現(xiàn)這兩個“最”字的目標是十分不容易的。但是,我們卻能夠通過對項目采購管理中部分環(huán)節(jié)的控制,來有效的降低采購成本,從而使項目資金達到最優(yōu)的配置,用有限的資金獲取盡可能多的資源,這是我們在項目采購管理中所能夠實現(xiàn)的成本目標。以下,就將從成本控制的角度來逐一論述在項目采購管理中降低采購成本的一些措施。
一、制定采購預算與估計成本
制定預算的行為就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。預算不僅僅是計劃活動的一個方面,同時也不僅僅是組織政策的一種延伸,它還是一種控制機制,起著一種比較標準的作用。制定采購預算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預測,是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發(fā),還同時建立了一個資金的使用標準,以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制,確保項目資金的使用在一定的合理范圍內浮動。有了采購預算的約束,能提高項目資金的使用效率,優(yōu)化項目采購管理中資源的調配,從而達到控制項目采購成本的目的。
二、供應商的選擇
供應商是項目采購管理中的一個重要組成部分,項目采購時應該本著“公平競爭”的原則,給所有符合條件的承包商提供均等的機會,一方面體現(xiàn)市場經濟運行的規(guī)則,另一方面也能對采購成本有所控制,提高項目實施的質量。因此,在供應商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關注。第一,選擇供應商的數(shù)量。供應商數(shù)量的選擇問題,實際上也就是供應商份額的分擔問題。從采購方來說,單一貨源增加了項目資源供應的風險,也不利于對供應商進行壓價,缺乏采購成本控制的力度。而從供應商來說,批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢,可以給采購方以商業(yè)折扣,減少貨款的支付和采購附加費用,有利于減少現(xiàn)金流出,降低采購成本。第二,選擇供應商的方式。選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和直接簽訂合同采購,四種不同的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購。我們認為,在項目采購中采取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格,幫助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物;并且多種招標方式的合理組合使用,也將有助于提高采購效率和質量,從而有利于控制采購成本。
三、采購環(huán)境的利用
項目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產生重要的影響,外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是