拜托你們趕快找一找好不好，總經(jīng)理已經(jīng)在發(fā)脾氣了!就是D客戶的服務(wù)計劃書與合約書啊!三個月前簽約的那一家，找到了趕快拿過來?！彪娫挼牧硪贿呏苊貢颐斓綦娫挘椓帐稚夏弥捦层读艘幌?，剛剛的聲音彷佛還在腦海里盤旋，嘴里反復(fù)念著“服務(wù)計劃書?與合約書?”按了一下電話又切掉，“這該找誰要啊!D客戶……，先問業(yè)務(wù)吧!”
撥通電話到業(yè)務(wù)部，找到負(fù)責(zé)D客戶的馮剛業(yè)務(wù)員，得到的答復(fù)是：“服務(wù)計劃書怎么會問我呢!又不是我寫的，你找客服部吧，看當(dāng)初是誰寫的，或是找一下他們的檔案夾，可能會有?！表椓张隽藗€釘子正有點(diǎn)惱火，電話又響了：“對了，除了剛剛那些，總經(jīng)理還要客戶的需求數(shù)據(jù)，趕快拿過來，不然待會挨罵的可是您喔!”再次傳來周秘書急切的聲音，項琳滿肚子不高興，反駁著說：“為什么都找我?我又沒參與客戶項目，何況我們從來沒有整理過什么客戶需求資料啊!”周秘書看情況不對，稍稍把語氣放緩：“反正你們就什么都管嘛!不然怎么會叫做管理部呢?如果沒有客戶需求數(shù)據(jù)就找類似的，總經(jīng)理要看一下客戶所提的是否有超出當(dāng)初答應(yīng)的范圍，拜托拜托啦?！表椓找矝]轍，只好去找客戶部助理小容。
小容說：“我?guī)湍銌栆幌吕钣?，他是項目?fù)責(zé)人，應(yīng)該知道哪里有，你等一下。”轉(zhuǎn)身走到座位上打電話。項琳趁這個空檔瞄了一下資料柜，不小心看到一個機(jī)械業(yè)的檔案夾，隨手拿出來翻了一下，內(nèi)心嘀咕著：“流程圖、計劃書、窗體清冊、系統(tǒng)分析，這不是上次唐副經(jīng)理想要參考的數(shù)據(jù)嗎?原來這里有?！鞭D(zhuǎn)過頭順口問了小容一句：“是不是每一個案子都會有流程圖、窗體清冊、系統(tǒng)分析這些資料。”小容答道：“不一定啊!要看項目負(fù)責(zé)人，他們放了哪些資料，檔案夾內(nèi)就有哪些。啊!你要的計劃書有著落了，李勇那邊有，你去跟他拿。”“那客戶需求數(shù)據(jù)呢?幫我想一下，有沒有類似的數(shù)據(jù)?”項琳像是抓到救生圈一樣，緊黏著小容不放：“客戶需求哦!客戶服務(wù)記錄表里應(yīng)該是有啦，不過都零零星星的，你整份拿去好了。”
20分鐘之后，項琳找齊了所有數(shù)據(jù)，滿心歡喜地交給周秘書。回到座位才坐下喘了兩口氣，看著窗外有一只黑色的鳥飛過，電話鈴聲又響了：“你合約書拿錯了……”
以上的問題在你企業(yè)的項目執(zhí)行過程中，是否也經(jīng)常發(fā)生呢?相關(guān)人員不知道公司內(nèi)部有哪些文件數(shù)據(jù)可供參考。而人員在找數(shù)據(jù)時，不知道應(yīng)向哪個單位查詢。
為了解決這些問題，在文件管理方面應(yīng)建立以下制度：
第一，以檔案流程、信息流程為基礎(chǔ)，逐步檢討企業(yè)應(yīng)產(chǎn)生的檔案及文件等數(shù)據(jù)。第二，建立文檔類別及清單。第三，制度標(biāo)準(zhǔn)的檔案格式。第四，建立和統(tǒng)一文件編輯的方式。第五，檔案數(shù)據(jù)產(chǎn)生和歸檔的方式。第六，建立文件管理中心。
數(shù)據(jù)管理機(jī)制
企業(yè)在項目執(zhí)行過程中，由于數(shù)據(jù)管理不善而產(chǎn)生的問題也常常困擾著管理者。比如：人員未依規(guī)定產(chǎn)生電子數(shù)據(jù)、電子數(shù)據(jù)未集中保管。由于文件數(shù)據(jù)沒有適當(dāng)?shù)木幪?，造成管理與查詢的困擾。機(jī)密的電子數(shù)據(jù)外泄，或是重要的電子檔案遭到修改等等。
為了解決這些問題，在數(shù)據(jù)管理方面應(yīng)建立以下制度：
以檔案、信息流程圖為基礎(chǔ)，逐步檢討應(yīng)予電子化的數(shù)據(jù)項，以及負(fù)責(zé)的人員;規(guī)定律定電子檔案的內(nèi)容、格式，以及清單;規(guī)定律定各類電子檔案的調(diào)閱、修改權(quán)限;購置適當(dāng)?shù)南到y(tǒng)軟件及硬件，建立資源共享的機(jī)制、同時設(shè)立專責(zé)的維護(hù)管理單位;對外檔案往來權(quán)限，特別是針對研發(fā)相關(guān)資料的機(jī)密性，在資料外流方面應(yīng)有特殊的做法。