。在會議中，與會人員可以展示與工作相關的 物品，比如器械或者產品，這樣就可以發(fā)現(xiàn)其他人是否在認真聽取會議觀點和信息并做出適當?shù)姆磻Ｅc會人員還可以被分成兩個或多個小組，同時對問題展開討論，推進決策進程。
多數(shù)組織都使用多種溝通方式幫助員工保持聯(lián)系和正常工作。過去，很多溝通方式都被當作孤立的方案來解決特殊需要?，F(xiàn)在，必須把它們放在更大的環(huán)境下考慮，盡量將不同的溝通方式整合到一個統(tǒng)一的、多層次的溝通平臺。
IT項目中溝通的特殊意義
對于項目來說，要科學地組織、指揮、協(xié)調和控制項目的實施過程，就必須進行信息溝通。溝通對項目的影響往往是潛移默化的，所以，在成功的項目中 人們往往感受不到溝通所起的重要作用，在失敗項目的痛苦反思中，卻最能看出溝通不暢的危害。沒有良好的信息溝通，對項目的發(fā)展和人際關系的改善，都會存在 著制約作用。溝通失敗是IT項目求生路上最大的攔路虎。常常能聽到的典型例子是某某集團耗資幾千萬的ERP項目最終棄之不用，原因是開發(fā)出的軟件不是用戶 所需要的，沒提高用戶的工作效率反而增加了工作量，不難看出，造成這種尷尬的局面的根本原因是溝通失敗。當一個項目組付出極大的努力，而所做的工作卻得不 到客戶的認可時，是否應該冷靜地反思一下雙方之間的溝通問題?軟件項目開發(fā)中最普遍現(xiàn)象是一遍一遍的返工，導致項目的成本一再加大，工期一再拖延，為什么 不能一次把事情做好?原因還是溝通不到位。
通常的項目管理教材將項目溝通的重要性歸結為四點：
(1)決策和計劃的基礎。 項目班子要想作出正確的決策，必須以準確、完整、及時的信息作為基礎。通過項目內、外部環(huán)境之間的信息溝通，就可以獲得眾多的變化的信息，從而為決策提供依據(jù)。
(2)組織和控制管理過程的依據(jù)和手段。在項目班子內部，沒有好的信息溝通，情況不明，就無法實施科學的管理。只有通過信息溝通，掌握項目班子內的各方面情況，才能為科學管理提供依據(jù)，才能有效地提高項目班子的組織效能。
(3)建立和改善人際關系是必不可少的條件。信息溝通、意見交流，將許多獨立的個人、團體、組織貫通起來，成為一個整體。信息溝通是人的一種重 要的心理需要，是人們用以表達思想、感情與態(tài)度，尋求同情與友誼的重要手段。暢通的信息溝通，可以減少人與人的沖突，改善人與人、人與班子之間的關系。
(4)項目經理成功領導的重要手段。項目經理是通過各種途徑將意圖傳遞給下級人員并使下級人員理解和執(zhí)行。如果溝通不暢，下級人員就不能正確理 解和執(zhí)行領導意圖，項目就不能按經理的意圖進行，最終導致項目混亂甚至項目失敗。因此，提高項目經理的溝通能力，與領導過程的成功性關系極大。
除以上四點外，根據(jù)IT項目的特點，IT項目溝通的重要性還體現(xiàn)在下面兩點：
(5)信息系統(tǒng)本身是溝通的產物。軟件開發(fā)過程實際上就是將手工作業(yè)轉化成計算機程序的過程。不像普通的生產加工那樣有具體的有形的原料和產 品，軟件開發(fā)的原料和產品就是信息，中間過程間傳遞的也是信息，而信息的產生、收集、傳播、保存正式溝通管理的內容。可見，溝通不僅僅是軟件項目管理的必 要手段，更重要的，溝通是軟件生產的手段和生產過程中必不可少的工序。轉貼于：中國項目管理資源網
(6)軟件開發(fā)的柔性標準需要溝通來彌補。軟件開發(fā)不像加工螺釘、螺母，有很具體的標準和檢驗方法。軟件的標準柔性很大，往往在用戶的心里，用 戶好用是軟件成功的標準，而這個標準在軟件開發(fā)前很難確切地、完整地表達出來。因此，開發(fā)過程項目組和用戶的溝通互動是解決這一現(xiàn)實問題的唯一辦法。
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