工程建設(shè)檔案是指工程建設(shè)活動中形成和使用的具有查考價值的全部文件材料。一套完整的工程建設(shè)檔案一般包括立項依據(jù)審批文件，征地、勘察、測繪、設(shè)計、招投標(biāo)、監(jiān)理文件，項目審批文件，施工技術(shù)和竣工驗收文件，竣工圖等。工程造價管理主要是從投資和經(jīng)濟的角度采取多種有效措施對擬建、在建和竣工工程進行價格確定和控制。
我國現(xiàn)行工程造價管理體系脫胎于計劃經(jīng)濟體制下工程造價管理模式，雖然按市場經(jīng)濟的要求進行了多次改革，但仍有很多不盡合理的地方，尤其是投資估算、設(shè)計概算等項目前期階段工程造價的確定由于客觀上方法不當(dāng)或主觀上不夠重視等因素，存在著投資控制力度不嚴、工程“三超”嚴重等現(xiàn)象，固定資產(chǎn)投資效益不高。我國已于2001年11月加入了WTO，我國工程造價管理也必將同國際慣例接軌，包括在一定程度上運用國際上通行的工程理論和計算方法，重視項目前期的經(jīng)濟性評價工作，這一點在實際工作中也反映了出來，如2001年初建設(shè)部就對我國曾使用近十年的《建設(shè)項目經(jīng)濟評價方法與參數(shù)》（第二版）而開展的修訂工作已著手進行，目的在于使修訂后的評價方法和參數(shù)適應(yīng)市場經(jīng)濟和進一步對外開放的需要。而國際上比較通行的工程經(jīng)濟評價方法（主要指工程造價的確定方法），如生產(chǎn)能力指數(shù)法、比例估算法和類似工程預(yù)算法等都是以參考大量竣工或在建工程的工程建設(shè)信息資料或工程建設(shè)檔案為主要特征，因此工程建設(shè)檔案資料的收集和整理分類將成為現(xiàn)代工程造價管理的基礎(chǔ)性工作之一。
在工程造價管理投資決策經(jīng)濟評價的幾種主要方法中，生產(chǎn)能力指數(shù)法和比例估算法均是從不同角度根據(jù)已建成的、性質(zhì)類似的建設(shè)項目有關(guān)工程建設(shè)資料如生產(chǎn)能力、總投資額、各單位工程投資額等估算出擬建工程的投資額，如生產(chǎn)能力指數(shù)法計算公式：式中C1、Q1、C2、Q2分別為已建類似項目投資額、生產(chǎn)能力和擬建項目投資額、生產(chǎn)能力，f為不同時期、不同地點的定額、單價、費用變更等綜合調(diào)整系數(shù)，n為生產(chǎn)能力指數(shù)（0≤n≤1）；類似工程預(yù)算法是利用技術(shù)條件和設(shè)計對象相類似的竣工或在建工程造價資料來編制擬建工程設(shè)計概算。因此，從以上部分工程造價確定方法所需資料的情況來看，工程建設(shè)檔案資料的收集分類和統(tǒng)計分析應(yīng)注重以下幾方面的要求。
1、完整性。投資估算所依據(jù)的一般為竣工資料，設(shè)計概算有時依據(jù)的為在建工程資料，因此工程建設(shè)資料的收集應(yīng)貫穿項目從立項、審批、設(shè)計、施工一直到竣工等各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的工程資料，做到資料的收集與工程建設(shè)同步，進行跟蹤收集和統(tǒng)計；為了提高工程建設(shè)資料的可比擬性和可參照性，從符合計算要求的內(nèi)容上看，應(yīng)包括建筑類型、工程結(jié)構(gòu)、建筑面積、占地面積、檐高、層數(shù)、建筑裝飾等技術(shù)指標(biāo)和投資估算、設(shè)計概算、施工圖預(yù)算、合同價、竣工結(jié)算、開工竣工時間、建設(shè)地點等經(jīng)濟指標(biāo)，資料的收集應(yīng)具有最大的相關(guān)性，全面反映工程項目的運行情況，保證工程建設(shè)檔案資料的完整性。
2、準確性。工程建設(shè)所收集的各項資料要能準確地反映客觀存在的實際情況，工程建設(shè)檔案資料在工程造價管理中主要發(fā)揮憑證查考作用、科技儲備作用和計算依據(jù)作用，不能反映客觀實際、不夠準確的工程建設(shè)資料，其價值會大大降低，在很多情況下不僅會影響其憑證和查考作用，甚至?xí)o工作造成損失。
3、規(guī)范化。工程項目造價確定方法所依據(jù)的工程建設(shè)資料均為一些具體化的原始數(shù)據(jù)指標(biāo)（如投資額和生產(chǎn)能力）和派生指標(biāo)（如綜合調(diào)整系數(shù)），因此工程建設(shè)資料應(yīng)根據(jù)工程建設(shè)檔案管理的服務(wù)宗旨和造價確定方法所需工程建設(shè)資料的特點，對所收集的工程建設(shè)檔案資料進行合理的分類，使所設(shè)計的指標(biāo)體系內(nèi)容和分類標(biāo)準符合計算方法的需要。
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