存工程設(shè)計(jì)檔案完全是為了滿足生產(chǎn)建設(shè)需要向社會(huì)提供服務(wù)的。明確工程設(shè)計(jì)檔案這一特點(diǎn)， 我們在檔案管理工作中必須克服技術(shù)封鎖、保護(hù)主義， 變封閉性為開放性， 面向社會(huì)， 面向技術(shù)市場， 面向設(shè)計(jì)和生產(chǎn)設(shè)計(jì)第一線， 面向廣大設(shè)計(jì)人員和現(xiàn)場施工安裝人員， 及時(shí)、準(zhǔn)確、方便有效地提供檔案資料， 讓工程設(shè)計(jì)檔案最大限度地在社會(huì)上更加廣闊的領(lǐng)域里充分發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益。
８ 使用價(jià)值的時(shí)效性
工程設(shè)計(jì)檔案用于工程項(xiàng)目第一次實(shí)現(xiàn)使用價(jià)值以后， 還會(huì)二次、三次、若干次的利用并發(fā)揮作用， 因而說它具有長期使用價(jià)值。一般說來， 按照技術(shù)文件生命周期理論， 工程設(shè)計(jì)檔案按其使用價(jià)值有它的活躍期和衰減的規(guī)律。即其利用價(jià)值和它所反映的技術(shù)水平成比例， 和它保管的時(shí)間成反比。因而， 工程設(shè)計(jì)檔案在近期內(nèi)的查閱復(fù)用率就比一般檔案高， 時(shí)間越往后其查閱復(fù)用率就越低。這說明工程設(shè)計(jì)檔案的使用價(jià)值不是無限期地保持不變， 而是具有一定的時(shí)效性， 這是它在利用方面的一個(gè)特點(diǎn)。此外， 還要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況， 不斷“吐故納新”， 經(jīng)常定期進(jìn)行檔案資料的清理鑒定， 如部分失去使用價(jià)值的檔案剔除銷毀， 將使用價(jià)值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當(dāng)減少庫存份數(shù)， 對本單位已經(jīng)失去利用價(jià)值的底圖移交給生產(chǎn)使用單位。
從幾個(gè)方面以上可以看到， 工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)是由設(shè)計(jì)單位的性質(zhì)和設(shè)計(jì)活動(dòng)的規(guī)律所決定的。認(rèn)識并掌握設(shè)計(jì)檔案的這些特點(diǎn)， 有利于不斷改進(jìn)管理方法和提高服務(wù)質(zhì)量， 以便最大限度地發(fā)揮工程設(shè)計(jì)檔案的作用。
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