在項(xiàng)目管理工作中，文控管理由于其技術(shù)含量不高，因此而很少受到重視，甚至于有些文控人員自己本身就感覺到文控這份工作比較乏味且沒有挑戰(zhàn)性。
然而，我的觀點(diǎn)卻恰恰相反。文控在整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過程中是非常重要、且不可或缺的。從項(xiàng)目伊始的文件報(bào)批至項(xiàng)目尾聲的竣工資料搜集與整理，文控部門掌握了項(xiàng)目各個(gè)階段最為全面的信息。事實(shí)上，一個(gè)好的文控人員對于信息的傳遞應(yīng)該是非常敏感的，她（他）可以將文件及時(shí)準(zhǔn)確地傳遞給相關(guān)方, 同時(shí)可以通過與業(yè)主進(jìn)行文件往來的過程中，熟悉并了解業(yè)主的習(xí)慣做法，從而對于不同的事件選擇不同的文件形式（例如信函、報(bào)批文件、或RFI 信息請求函等）。EPC 總承包項(xiàng)目包括了設(shè)計(jì)、采辦、施工等眾多的活動(dòng)，期間會積累難以計(jì)數(shù)的數(shù)據(jù)和信息。在一個(gè)項(xiàng)目中，你是否遇到過在會議中由于手頭缺少資料而無法回答別人問題的尷尬？你是否遇到過由于缺少充足的證據(jù)而無法說服別人的無奈？信息的缺乏經(jīng)常使我們陷于被動(dòng)之境，既然如此，為什么不去找文控呢？
文控部門可以為您提供大量你所需要的信息，而在本文中，我想與大家分享的就是——文控在項(xiàng)目中是如何協(xié)助索賠工作的。
首先，讓我們來了解一下什么是索賠。索賠對于承包商來說，有如下較為正式的定義：
即因根據(jù)合同條款發(fā)生變更而引起的對于額外費(fèi)用或工期的合理請求。這種定義隨之帶來的就是各種各樣的工程合同中的索賠事宜，能夠?qū)τ陬~外費(fèi)用全部支付而不發(fā)生索賠的合同是非常少有的。當(dāng)然，索賠在一個(gè)有固定價(jià)格的合同中發(fā)生的可能性更大一些，事實(shí)上，在當(dāng)今的合同履行過程中，幾乎沒有合同不發(fā)生索賠、談判、或解決糾紛之類的事情。而我們目前所從事的大多數(shù)為固定總價(jià)合同，因此，索賠工作也是非常重要且必須的，以解決在項(xiàng)目執(zhí)行期間發(fā)生的各類變更。那么，文控工作又可以為索賠做些什么呢？讓我們在了解索賠工作的過程中來尋找答案吧。
1.0 信息記錄
索賠的主要工作之一就是搜集索賠證據(jù)。這些證據(jù)可以是原始記錄、會議紀(jì)要、備忘錄、照片等各種形式的記錄。然而，一般負(fù)責(zé)索賠工作的合同人員或費(fèi)用工程師都不會有這類的信息。而對于所有的項(xiàng)目文件和項(xiàng)目信息的整理與保存往往有專門的部門負(fù)責(zé)——文控。
文控可以提供各類的信息，諸如：原始記錄: 往往第一手資料更具有說服力。一般來說，原件都會存放于文控部。
會議紀(jì)要: 會議中達(dá)成的各種決定與協(xié)議都應(yīng)該歸納在會議紀(jì)要之中，以確定各方對此認(rèn)可。
照片影像資料: 照片影像更為真實(shí)地記錄了現(xiàn)場的情況。以上僅僅是索賠工作所需要證據(jù)中的一小部分。其實(shí)大部分索賠工作所需要的信息都可以在文控部中尋找的到。相對于“文控部”這個(gè)名稱來講，我更愿意稱這個(gè)部門為“信息中心”。文控已不僅僅是一個(gè)文件柜林立的檔案室，而是一個(gè)負(fù)責(zé)信息搜集、過濾、傳遞的信息中心。
同時(shí)，先進(jìn)辦公設(shè)備的運(yùn)用使文控工作變得比以前輕松了許多。我們可以使用掃描儀將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)為電子拷貝，使用文件管理軟件在很短時(shí)間內(nèi)對各種信息進(jìn)行分類、篩選或定位查詢。OA 辦公在某種程度上擴(kuò)展了文控工作的功能，延伸了文控工作的范圍。正如我們一般所看到的，從厚厚的合同中查找信息，其道路實(shí)在漫漫而修遠(yuǎn)。在這個(gè)無盡的沼澤中，去尋找一個(gè)急需的關(guān)鍵信息，確實(shí)要花費(fèi)一些功夫，但是在現(xiàn)在的文控管理中，由于都轉(zhuǎn)化為電子文件，因而只需要搜索一下關(guān)鍵詞，所有信息盡現(xiàn)眼前。從信息的記錄方面，文控為日后的索賠工作提供了保證。
2.0 信息的搜集與篩選
正如我前面所提到的，文控可以搜集、篩選并傳遞相關(guān)的信息。這些工作都可以在日常工作中進(jìn)行，唯一所需要的就是要給予一些的索賠工作方面的指導(dǎo)，使文控人員對于此類信息可以更加關(guān)注并進(jìn)行搜集整理。
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