接收者簡(jiǎn)單回復(fù)“已收到、OK”等，還是電話回答收到，但必須保證接收者收到資訊，并回應(yīng)資訊已經(jīng)接收到。
資訊收到必須保證理解是正確的，很多事情資訊收到了，但被錯(cuò)誤的理解了，很多資訊是傳達(dá)到了，但卻被錯(cuò)誤理解了。
比如：A專案經(jīng)理對(duì)B專案經(jīng)理說“今天我要去投標(biāo)，不過我這邊的現(xiàn)在人手少，你那邊可否抽些人過來幫我壯壯聲勢(shì)”。
B專案經(jīng)理手中有一些程式師和系統(tǒng)分析員，而當(dāng)前程式師有些空閑人手，系統(tǒng)分析員今天正好有些緊急工作，但B專案經(jīng)理錯(cuò)誤理解爲(wèi)A專案經(jīng)理需要的人是系統(tǒng)分析員，到時(shí)協(xié)助答辯，所以回答“不行，今天正好有緊急工作，沒有辦法幫忙”。
A專案經(jīng)理只好另想辦法。
以上就是典型的理解錯(cuò)誤，發(fā)送方的正確表達(dá)、接收者的正確理解是非常重要的。比較簡(jiǎn)單的方式是發(fā)送者進(jìn)行資訊發(fā)送，接收者進(jìn)行理解後進(jìn)行細(xì)化并進(jìn)行二次表達(dá)，但這種表達(dá)卻是在確認(rèn)自己理解了的同時(shí)去轉(zhuǎn)敘或者執(zhí)行的結(jié)果，而不是復(fù)述。
3.2 溝通是一種期望
在專案管理中，專案不同干系人是有不同的溝通需要的。
專案組成員在具體的工作安排中他想明白那個(gè)職位是否符合他的意愿等等，上級(jí)要了解接收者的期望，向下屬傳達(dá)工作安排的同時(shí)還要了解他的意愿取向的問題，再采取相應(yīng)的方法，調(diào)起其在工作上的熱情，從而促使其在工作的高效付出，在專案管理中如讓下屬有反抗情緒的産生或者低效的工作，則是一個(gè)專案經(jīng)理在溝通上不得法的一個(gè)失敗實(shí)例。因此制定一個(gè)協(xié)調(diào)的溝通計(jì)劃就更爲(wèi)重要了。
而專案經(jīng)理的上級(jí)和客戶更加關(guān)心是進(jìn)度的問題：時(shí)間是否會(huì)延期、是否要添加成本、質(zhì)量是否有保障等等。這對(duì)於專案經(jīng)理來說，就應(yīng)即時(shí)的反饋這些時(shí)間，特別是將會(huì)有延期、將添加專案成本、質(zhì)量將會(huì)有問題的苗頭等等，更加必須提早匯報(bào)，使專案經(jīng)理的上級(jí)和客戶能及時(shí)并適時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃。
3.3 溝通産生要求
溝通是雙向的，溝通必須能夠符合接收者的利益，那樣才有說服力。這就要求雙方都要有良好的溝通方式，特別是良好的溝通又能達(dá)到雙蠃的目的，一致的溝通有助於組織促進(jìn)專案更新。
口頭的溝通能力同時(shí)似乎又是職位提升的關(guān)鍵因素。於是，溝通又必然的産生要求，比如：職位上成功，專案的早日完成，對(duì)問題作出恰當(dāng)?shù)幕貞?yīng)，小到假期薪金等等都要溝通來達(dá)到目的。
3.4 資訊不是溝通
當(dāng)前是資訊時(shí)代，必須分清哪些是溝通哪些是資訊，對(duì)於用於溝通的資訊必須明確簡(jiǎn)練、醒目，避免沈沒於資訊之海中。
資訊也可用於溝通，但資訊過於的生搬硬套，一個(gè)文字性的文件是并不能起到溝通的作用的，在專案中，專案經(jīng)理并不是想集中於資訊中而是想了解專案 工作的人員，并與之建立起相互信任的關(guān)系。而有效的發(fā)送資訊，只能是依賴于專案經(jīng)理和專案組成員的良好的溝通技能。
我們現(xiàn)在就能通過上面的四個(gè)法則來進(jìn)行有效的溝通，達(dá)到保證管理中資訊有效傳達(dá)的目的了。
4 實(shí)施情況報(bào)告
實(shí)施情況報(bào)告一般有三種形式：定期報(bào)告，階段審查，緊急報(bào)告。
定期報(bào)告：就是在某一特定的時(shí)間內(nèi)將所完成的工作量向上級(jí)匯報(bào)。在實(shí)際的專案管理中專案人員對(duì)專案經(jīng)理按周報(bào)告，對(duì)於客戶和專案經(jīng)理的直接上級(jí)是按階段或月進(jìn)行統(tǒng)一的進(jìn)展報(bào)告，從專案管理上講，專案定期報(bào)告的主要內(nèi)容就包括：當(dāng)前是什麼狀態(tài)？在什麼階段？進(jìn)度完成情況？當(dāng)前有什麼問題請(qǐng)上級(jí)（用戶）協(xié)助解決？下周（下階段或下月）的計(jì)劃是什麼等等。
階段評(píng)審：在專案進(jìn)行到重要的階段或里程碑似的專案發(fā)展階段，就要進(jìn)行階段評(píng)審。階段評(píng)審的意義就在於評(píng)審當(dāng)前的專案情況，迫使人們對(duì)其工作負(fù)責(zé)；階段評(píng)審可以提前發(fā)現(xiàn)問題，提前將問題解決在初期階段。不過階段評(píng)審也是最容易産生爭(zhēng)執(zhí)的地方，這主要是針對(duì)於問題嚴(yán)重性的定級(jí)，專案經(jīng)理或?qū)０腹芾砦瘑T會(huì)必須在全面了解專案
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