下達(dá)工程變更指令。
監(jiān)理應(yīng)該客觀地對(duì)待承包商提出的變更申請(qǐng)，盡管承包商提出的變更請(qǐng)求總是帶有利已成分，但并非"利已"就一定不好，有時(shí)這種"利已"變更對(duì)業(yè)主也是十分有利的。對(duì)于這種情況，監(jiān)理更應(yīng)給予支持或協(xié)助，比如積極協(xié)調(diào)有關(guān)方面，耐心解釋、說服業(yè)主等。
在該項(xiàng)目中，已經(jīng)說不清到底是誰的錯(cuò)，最關(guān)鍵的問題是該如何來解決目前出現(xiàn)的問題，防范未來將出現(xiàn)的問題。信息系統(tǒng)監(jiān)理單位雖然這個(gè)時(shí)候就需要展示其領(lǐng)域?qū)＜业奶攸c(diǎn)，但是信息系統(tǒng)監(jiān)理單位不是項(xiàng)目的保護(hù)神，不是什么力挽狂瀾的英雄人物。但是不管在什么環(huán)境下，信息系統(tǒng)監(jiān)理單位和監(jiān)理工程師都必須盡職盡責(zé)，盡最大的可能來使項(xiàng)目朝著正確的方向發(fā)展。因此在該項(xiàng)目中，采取了如下控制變更的監(jiān)理手段。
1、 施工方提出的變更，需要進(jìn)行詳細(xì)的變更理由說明
要求施工方提出變更請(qǐng)求的時(shí)候，將其變更的理由進(jìn)行充分說明，監(jiān)理在審閱其變更理由的時(shí)候就可以判斷出其變更請(qǐng)求是否是必需的，或者是否是最合理的，如果屬于完全不必要的變更請(qǐng)求，則直接予以駁回。這樣便可以減少向建設(shè)方進(jìn)行說明解釋的時(shí)間，提高了變更請(qǐng)求處理的效率。
2、 施工方需要對(duì)變更可能引起的成本變化進(jìn)行測(cè)算。
由于信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)方在做決定的時(shí)候，成本造價(jià)是其主要的參考因素，如果涉及到成本的大量增加則需要向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，取得領(lǐng)導(dǎo)同意后，才能進(jìn)行變更。政府項(xiàng)目的資金控制是相當(dāng)?shù)膰?yán)格，一般的在項(xiàng)目實(shí)施之前，其資金數(shù)量就已經(jīng)被確定，更改投資則需要財(cái)政部門的層層審批。因此為了提高變更申請(qǐng)的處理效率，要求施工單位對(duì)于變更后增加或者減少的金額出具詳細(xì)的預(yù)算，這樣建設(shè)方在進(jìn)行變更審批的時(shí)候，做到心中有數(shù)，便于建設(shè)方快速的作出變更決定。
3、 施工方需要對(duì)變更帶來的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析。
施工單位不能隨意的進(jìn)行工程變更，在提高變更之前應(yīng)該對(duì)變更所引起的成本、進(jìn)度和風(fēng)險(xiǎn)等因素進(jìn)行仔細(xì)研究，草率的提出變更是對(duì)項(xiàng)目也是對(duì)施工方自己的一種不負(fù)責(zé)任的行為。因此，對(duì)于施工方提出的變更申請(qǐng)要求其進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析，對(duì)于實(shí)施變更后對(duì)于技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和法律等方面是否存在風(fēng)險(xiǎn)，存在多大的風(fēng)險(xiǎn)，以及如何避免此類奉獻(xiàn)進(jìn)行詳細(xì)的論證。
4、 所有的變更需要取得建設(shè)單位的書面意見才可以實(shí)施
為了保證監(jiān)理對(duì)項(xiàng)目的控制，不至于讓項(xiàng)目變成施工方獨(dú)資一方的舞臺(tái)，因此對(duì)于所有的與設(shè)計(jì)不符合，需要做變更的地方，一概要履行變更手續(xù)，得到建設(shè)單位的簽字確認(rèn)后再施工。這是進(jìn)行變更控制的底線，如果這點(diǎn)不執(zhí)行到位的話，則整個(gè)項(xiàng)目根本就談不上“控制”二字。因此該項(xiàng)要求作為強(qiáng)制性措施被貫徹下去。施工單位意識(shí)到該問題的嚴(yán)重性后，則對(duì)于可能出現(xiàn)的變更會(huì)提早進(jìn)行準(zhǔn)備，否則問題出現(xiàn)之后，再來辦手續(xù)的話，則無法保證工期進(jìn)度。
5、 監(jiān)理方對(duì)變更從技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和法律等方面進(jìn)行綜合分析，提出正確的意見。
監(jiān)理作為技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和管理方面的專家，應(yīng)該對(duì)建設(shè)單位的變更申請(qǐng)作出最佳的回應(yīng)，本著一切以項(xiàng)目利益為主的思想，綜合各方面的因素，取得最優(yōu)化的方案，做出最佳的決定。并且作決定的速度要快，在進(jìn)度的壓力下，如果監(jiān)理遲遲下不了決定的話，則可能引起建設(shè)方和施工方的意見，那樣專家的形象就會(huì)大打折扣。
快速作決定并不等于武斷，武斷不僅不能解決問題，還可能會(huì)給項(xiàng)目帶來災(zāi)難性的后果。要做到快速?zèng)Q定，就要求監(jiān)理工程師一定要使工程領(lǐng)域的專業(yè)人士，有著豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，這樣才能做到快速而準(zhǔn)確地反應(yīng)。
效果
通過嚴(yán)格控制變更，施工單位意識(shí)到無法通過大面積的變更來取得項(xiàng)目投資的增加，加上進(jìn)度的壓力，使得他們不得不確定系統(tǒng)方案，進(jìn)行系統(tǒng)施工。監(jiān)理對(duì)提出的方案在技術(shù)、經(jīng)濟(jì)等方面進(jìn)行了綜合分析，最后經(jīng)過修改取得了建設(shè)方的同意。整個(gè)工程開始走上正軌，持續(xù)的向目標(biāo)推進(jìn)。由于原來的投資目標(biāo)不合實(shí)際，根據(jù)新確定的系統(tǒng)方案和設(shè)備材料進(jìn)行了調(diào)整，超出了原來投資的15%，但是這些超出是合理的，為了保證系統(tǒng)的正常完成不得不增加相應(yīng)的部分，在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的同意下，投資變化得到了確認(rèn)。
總結(jié)
由于人們無法完全的掌握未來的事情，因此變更在所難免，特別是在軟件開發(fā)領(lǐng)域，只有變化是唯一不變的。為了以后盡量減少變化就必須在事前進(jìn)行周密的計(jì)劃，那些計(jì)劃不詳細(xì)，匆匆上陣的項(xiàng)目可能在項(xiàng)目后階段產(chǎn)生大量的變化。越到項(xiàng)目后期，變化就越頻繁，解決的成本也越大。因此信息系統(tǒng)項(xiàng)目必須實(shí)行實(shí)施前計(jì)劃和實(shí)施中控制相結(jié)合的控制方式。
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