4 費(fèi)用類型和管理報(bào)告的要求

費(fèi)用類型（Cost Types）是指在費(fèi)用控制過程中不同階段所代表的費(fèi)用賬目，在費(fèi)用分類中通常有6種與工作范圍相關(guān)的費(fèi)用類型：1）項(xiàng)目預(yù)算；2）已承諾費(fèi)用；3）未承諾費(fèi)用；4）預(yù)計(jì)完工費(fèi)用；5）費(fèi)用偏差。6) 實(shí)際支出費(fèi)用

項(xiàng)目預(yù)算 (Budget)：正式批準(zhǔn)投給項(xiàng)目的資金叫做項(xiàng)目預(yù)算。請注意，這里的預(yù)算并不等同于國內(nèi)以統(tǒng)一定額計(jì)算出的工程造價(jià)。
已承諾費(fèi)用 (Committed Cost)：在法律上已承諾付款的費(fèi)用，即使還沒有交付產(chǎn)品，或者既沒有開具發(fā)票，也沒有付款。一般是通過簽訂合同，發(fā)出采購單或確認(rèn)變更通知等方式做出承諾。
未承諾費(fèi)用 (Uncommitted Cost)：在已經(jīng)批準(zhǔn)的項(xiàng)目預(yù)算內(nèi)可以花費(fèi)，但還未被承諾的費(fèi)用。
預(yù)計(jì)完工費(fèi)用 (Projected Cost)：項(xiàng)目或部件完成時(shí)的預(yù)期費(fèi)用, 也指已承諾費(fèi)用和未承諾費(fèi)用加在一起。
費(fèi)用偏差 (Cost Variance): 是指項(xiàng)目預(yù)算和預(yù)計(jì)完工費(fèi)用之間的差值。
實(shí)際支出費(fèi)用 (Actual Cost)：已完成工作中實(shí)際發(fā)生并被記錄在案的費(fèi)用，也可進(jìn)一步分解為支付和保留金。

實(shí)質(zhì)上，不同的費(fèi)用控制報(bào)告都是從以矩陣列表顯示，以費(fèi)用類別為水平行列，對應(yīng)到各個(gè)不同的費(fèi)用類型的垂直欄位上(如圖4: 項(xiàng)目費(fèi)用管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)邏輯關(guān)系)?？梢钥吹?，某個(gè)費(fèi)用類別在不同費(fèi)用類型中的數(shù)字會(huì)隨著項(xiàng)目的進(jìn)展而不斷更新。

5 費(fèi)用控制的難處

項(xiàng)目成本管理人員要實(shí)時(shí)地、動(dòng)態(tài)地控制費(fèi)用，準(zhǔn)確地、全面地收集各種各樣有關(guān)費(fèi)用數(shù)和信息，然后處理和分析，并匯總成不同的費(fèi)用控制報(bào)告（如圖1：項(xiàng)目費(fèi)用控制任務(wù)一覽圖）。過程中，成本控制人員往往會(huì)遇到下列問題而感到力不從心：

1) 項(xiàng)目范圍經(jīng)常變動(dòng)，設(shè)計(jì)不斷修改，引致項(xiàng)目預(yù)算也要隨著調(diào)整而產(chǎn)生不同的版本。哪個(gè)版本最新？哪個(gè)版本已獲批準(zhǔn)？哪個(gè)版本才是當(dāng)前的費(fèi)用控制基準(zhǔn)？
2) 發(fā)包和采購包通常另有其人或由其它部門負(fù)責(zé)。怎樣保證他人不會(huì)做出超過批準(zhǔn)預(yù)算的承諾？當(dāng)有必要超支時(shí)，成本控制人員怎樣可主動(dòng)和積極地提供協(xié)助？怎樣能最快拿到已經(jīng)或即將作承諾費(fèi)用的數(shù)據(jù)？
3) 成本控制人員可能都充分掌握費(fèi)用單位價(jià)格數(shù)據(jù)，但要計(jì)算已完成工作費(fèi)用和預(yù)測剩余工作費(fèi)用，便要清楚了解當(dāng)前施工現(xiàn)場情況。到底某建設(shè)部份已完成工作量是多少？尚未完成的工作量是多少？已完成的工作量是否與一些已確認(rèn)的設(shè)計(jì)變更有關(guān)？未完成的工作量是否已被取消？
4) 建設(shè)項(xiàng)目出現(xiàn)索賠或索償已越來越普遍。費(fèi)用控制人員要對這些風(fēng)險(xiǎn)做出合理準(zhǔn)確的評估，就必須自身或從項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)其他成員中獲取足夠的數(shù)據(jù)和信息。單位高層最害怕的就是看到表面無問題的費(fèi)用報(bào)告中，并未包括這些隱性費(fèi)用，而卻在項(xiàng)目完工結(jié)賬時(shí)才逐一暴露出來。

實(shí)際上，費(fèi)用控制難處的核心就是一個(gè)“變”字。項(xiàng)目費(fèi)用控制人員很難在“千變?nèi)f化”和信息源分散的情況下向項(xiàng)目經(jīng)理提供及時(shí)正確的報(bào)告。一個(gè)普遍的現(xiàn)實(shí)是，費(fèi)用控制人員只是一個(gè)被動(dòng)的“記者”角色，將已發(fā)生的費(fèi)用情況向項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)告，而很少能真正發(fā)揮“控制”及“管理”的功能。邊干邊算或干完才算的情況似乎被公認(rèn)為施工項(xiàng)目的“認(rèn)可”辦法。

6 項(xiàng)目費(fèi)用管理系統(tǒng)

在現(xiàn)今市場競爭日益激烈，事事追求效益效率的形勢下，越來越多的建設(shè)方和承包方已經(jīng)意識到要采用計(jì)算機(jī)、軟件、網(wǎng)絡(luò)等信息化手段，來協(xié)助單靠手工很難處理好的費(fèi)用控制功能。如上述提到根據(jù)費(fèi)用類別和費(fèi)用