無(wú)論大小項(xiàng)目，其管理都是不同的，管理一個(gè)項(xiàng)目包括管理分布在世界各地的需要共享給整個(gè)團(tuán)隊(duì)的成百上千的文檔。這確實(shí)是一個(gè)非常大的挑戰(zhàn)。在這里我要介紹一個(gè)我的一個(gè)客戶是如何利用一個(gè)基于網(wǎng)絡(luò)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)來(lái)面對(duì)這種挑戰(zhàn)的。
兩年前，一個(gè)排名世界前20名的國(guó)際化的建筑公司贏得了一個(gè)價(jià)值15億美元的為期兩年的合同，這也使這家公司面臨了很大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。
我的這位客戶需要管理超過(guò)700，000個(gè)文檔，包括圖紙，備忘錄，規(guī)范，質(zhì)量手冊(cè)，購(gòu)買合同，各種發(fā)票，網(wǎng)站建設(shè)，隨機(jī)事件，標(biāo)準(zhǔn)等等。這些文檔需要及時(shí)地存儲(chǔ)，處理，更新。
全面地追蹤對(duì)時(shí)間敏感的事件，像需求信息(RFIs)和 submittals, 這些都是要求成員們及時(shí)響應(yīng)處理的內(nèi)容。
一個(gè)審計(jì)追蹤檢驗(yàn)一次通信的發(fā)生（發(fā)送/接收），這也是命令式契約化的需求。
安全穩(wěn)健的文件提交（比隔夜的發(fā)送快很多）也是關(guān)鍵。
一個(gè)最大的挑戰(zhàn)就是用消除兩個(gè)團(tuán)體之間傳送的延時(shí)來(lái)達(dá)到加速單位周期的目的。
項(xiàng)目有一個(gè)完全分布式的團(tuán)隊(duì)。工程師在歐洲，客戶在中東，供應(yīng)商遍布全世界，建筑項(xiàng)目位于深入沙漠600公里的地方，使得后勤保障成為一個(gè)很大的難題。
我們的需求
我們需要一個(gè)可靠的，廉價(jià)的并且?guī)缀跛查g可以到達(dá)任何地方的項(xiàng)目管理信息中心倉(cāng)庫(kù)。總的來(lái)說(shuō)，我們需要一種能夠跨時(shí)間，跨空間的管理項(xiàng)目的能力。“使分布于全世界的人們坐在一起工作”如果沒有共享的存儲(chǔ)以及同步的控制，這是不可能達(dá)到的。
評(píng)價(jià)項(xiàng)目的特征
為了達(dá)到目的，我們?yōu)樘嶙h的解決方案定義三個(gè)鑒定的條件。它們是：:
連貫的結(jié)構(gòu)
整合性
可升級(jí)
所有的項(xiàng)目包括組織中的高級(jí)職能都需要一個(gè)共享的統(tǒng)一的數(shù)據(jù)定義和結(jié)構(gòu)。整個(gè)團(tuán)隊(duì)必須對(duì)各種行為的關(guān)系，耗費(fèi)，資源有一個(gè)共同的認(rèn)識(shí)。使項(xiàng)目可以使用這些共享的資源是至關(guān)重要的。在這樣的結(jié)構(gòu)下，各個(gè)單獨(dú)的項(xiàng)目在這樣的具有統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)下很容易進(jìn)行比較和總結(jié)。沒有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，管理者不容易總結(jié)項(xiàng)目中的細(xì)節(jié)，也不容易對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行同步的，有效的全球化的管理。
一個(gè)通用的結(jié)構(gòu)使得整個(gè)團(tuán)隊(duì)能夠從一個(gè)具體的項(xiàng)目中使用不同的軟件包找到自己需要的工作信息。然而對(duì)于繁多項(xiàng)目有效的管理需要對(duì)分散的信息進(jìn)行無(wú)縫的綜合。從整體上看是沒有獨(dú)立項(xiàng)目存在的。從一個(gè)項(xiàng)目中釋放資源所需的延遲會(huì)影響到其他使用到這個(gè)共享資源的項(xiàng)目的時(shí)間表。消除這種冒險(xiǎn)需要綜合所有不同的時(shí)間表?；诰W(wǎng)絡(luò)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)解決方案使組織中的管理們整合所有的項(xiàng)目。它也使管理者們不在現(xiàn)場(chǎng)也能定義各個(gè)項(xiàng)目之間的關(guān)系。
不同的項(xiàng)目在大小，范圍，形式上都是不同的。一方面講，有些項(xiàng)目是十分龐大的。這些項(xiàng)目需要全面的計(jì)劃以及持續(xù)的狀態(tài)報(bào)告。它們也需要頻繁的分析來(lái)滿足管理和解決問(wèn)題的需求。另一方面，小一些的項(xiàng)目總體需求上講，項(xiàng)目的計(jì)劃以及報(bào)告要少一些?；诰W(wǎng)絡(luò)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)解決方案在大小，范圍，形式上都有可升級(jí)的余地。另外它還可以根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理的需求，管理技巧改變。
最小功能需求
我們使用車間，論壇以及各種調(diào)查來(lái)收集文檔，分析并且對(duì)基于網(wǎng)絡(luò)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)區(qū)分優(yōu)先次序，這些需求包括有能力做：
●在合適的時(shí)間地點(diǎn)，向特定的組員提供正確的信息。
●以電子文檔的方式完成第一階段的任務(wù)，消除紙張的損耗以及分發(fā)手冊(cè)所需要的時(shí)間。
●為其他組的組員之間提供持續(xù)的信息共享。
●從外部的應(yīng)用程序或數(shù)據(jù)庫(kù)（如CAD程序，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等等）中，整合出相關(guān)信息。
●以最原始的格式傳遞信息，以便更高權(quán)限的使用者可以操縱或修改。
●允許不同組織的組員在不安裝相關(guān)應(yīng)用軟件的基礎(chǔ)上，就可以閱覽信息，注釋文檔。
●使用簡(jiǎn)單，瀏覽方便，與