省、市有關(guān)影響工程造價、工期的文件、規(guī)定等。ｆ)工程材料采購、訂貨、運輸、進場、驗收、使用等方面的憑據(jù);工程預(yù)付款、進度款撥付的數(shù)額及日期記錄;工程會計核算資料等其他與工程有關(guān)的資料。
3 工程索賠程序當(dāng)索賠事件發(fā)生以后,甲乙雙方應(yīng)按照合同有關(guān)條款的規(guī)定及時、合理地處理索賠事件。要搞好索賠,不僅要發(fā)現(xiàn)和把握機會,更重要的是要按照一定的程序來處理索賠。
我國建設(shè)工程施工合同文本規(guī)定:甲方未能按合同的規(guī)定履行自己的各項義務(wù)或發(fā)生錯誤以及應(yīng)由甲方承擔(dān)責(zé)任的其他情況,造成工期延誤或向乙方延期支付合同價款及乙方的其他經(jīng)濟損失,乙方可按下列程序以書面形式向甲方索賠:ａ)索賠事件發(fā)生后28ｄ內(nèi),向工程師發(fā)生索賠意向通知;ｂ)發(fā)生索賠意向通知后28ｄ內(nèi),向工程師提出補償經(jīng)濟損失和延長工期的索賠報告及有關(guān)資料;ｃ)工程師在收到乙方遞交的索賠報告和有關(guān)資料后,于28ｄ內(nèi)給予答復(fù),或要求乙方進一步補充索賠理由和證據(jù);ｄ)工程師在收到乙方遞交的索賠報告和有關(guān)資料后28ｄ內(nèi)未予答復(fù)或未對乙方作進一步要求,視為該項索賠已經(jīng)認(rèn)可;ｅ)當(dāng)該索賠事件持續(xù)進行時,乙方應(yīng)當(dāng)階段性向工程師發(fā)出索賠意向,在索賠事件終了后28ｄ內(nèi),向工程師送交索賠的有關(guān)資料和最終索賠報告。索賠答復(fù)程序同上ｃ)、ｄ)。乙方未能按合同約定履行自己的各項義務(wù)或發(fā)生錯誤給甲方造成損失,甲方也按以上各條款確定的時限向乙方提出索賠。在索賠事件發(fā)生后,按照上述程序,承包方必須分階段的準(zhǔn)備好如下索賠文件:ａ)索賠意向通知發(fā)現(xiàn)索賠或意識到存在的索賠機會后,承包商必須快速反應(yīng),要做的第一件事就是要將自己的索賠意向書面通知給工程師(或業(yè)主)。意向通知標(biāo)志著一項索賠的開始,事先向工程師(或業(yè)主)通知索賠意向,這不僅是承包商要取得補償?shù)谋仨氉袷氐幕疽笾?也是承包商在整個合同實施期間保持良好的索賠意識的最好辦法。遞交索賠意向通知必須在規(guī)定的時限內(nèi),超過時限,工程師和業(yè)主有權(quán)拒絕承包商的索賠要求,即使是合理的索賠要求,也是無效的。
索賠意向通知,通常包括以下4個方面的內(nèi)容:
1)事件發(fā)生的時間和情況的簡單描述;
2)合同依據(jù)的條款和理由;
3)有關(guān)后續(xù)資料的提供,包括及時記錄和提供事件發(fā)展的動態(tài);
4)對工程成本和工期產(chǎn)生不利影響的嚴(yán)重程度,以期引起工程師(或業(yè)主)的注意。ｂ)證據(jù)資料索賠的成功很大程度上取決于承包商對索賠作出的解釋和具有強有力的證明材料。因此,承包商在正式提出索賠報告前的資料準(zhǔn)備工作極為重要,這就要求承包商注重記錄和積累保存各方面的資料(如前2所述)。這些證據(jù)資料必須真實、全面、及時、與干擾事件關(guān)聯(lián),并具有法律證明效力。ｃ)索賠報告索賠報告是承包商向工程師(或業(yè)主)提交的一份要求業(yè)主給予一定經(jīng)濟(費用)補償和延長工期的正式報告,承包商應(yīng)該在索賠事件對工程產(chǎn)生的影響結(jié)束后,在規(guī)定時限內(nèi)向工程師(或業(yè)主)提交正式的索賠報告。
編寫索賠報告應(yīng)注意以下幾個問題:
1)索賠報告的基本要求:首先,必須說明索賠的合同依據(jù),即基于何種理由提出索賠要求。一種是根據(jù)合同條款規(guī)定,承包商有資格因合同變更或追加額外工作而取得費用補償和(或)延長工期;另一種是業(yè)主或其代理人任何違反合同規(guī)定給承包商造成損失,承包商有權(quán)索取補償。第二,索賠報告中必須有詳細(xì)準(zhǔn)確的損失金額及時間的計算。第三,要證明客觀事務(wù)與損失之間的因果關(guān)系,說明索賠前因后果的關(guān)聯(lián)性,要以合同為依據(jù),說明業(yè)主違約或合同變更與引起索賠的必然性聯(lián)系。
2)索賠報告必須準(zhǔn)確:其中包括責(zé)任分析應(yīng)清楚、準(zhǔn)確,索賠值的計算依據(jù)要正確,計算結(jié)果要準(zhǔn)確,措辭要婉轉(zhuǎn)和恰當(dāng)