生一個完美的可管理一切的組織系統(tǒng)。當然，合適的軟件和充分的受過培訓的人員對于解決一部分問題肯定是非常重要，但這些問題必須在某些過程框架內(nèi)被執(zhí)行，這個框架就是項目辦公室。
一個項目辦公室對于一個擁有單個或多個項目的組織的成功是如何重要呢？在1999年，行業(yè)分析公司Gartner Group預告說，到2004年，信息服務業(yè)組織會為項目管理建立企業(yè)標準，包括一個具有適應各種管理的項目辦公室，將有經(jīng)驗節(jié)省一半的項目超支，縮短一半的延遲和撤銷那些不作的項目。
3.項目辦公室的實質(zhì)
不是所有的項目辦公室都會被平等的建立，雖然幾乎所有的項目辦公室的形式將是跳躍開始增加的過程改進在組織里根本是一無所有?；緛碇v，一個項目辦公室是一個可能是真實存在的或可能是虛設的“辦公室”，由那些服務于組織的項目管理需求的項目管理專業(yè)人員負責。項目辦公室也可以作為一個為了項目管理優(yōu)點而服務的組織中心。一個項目辦公室可以存在于組織中三個層次里的任意一個層次或并行存在所有的三個層次里。
層次1：項目控制辦公室。這是一個典型的處理大型復雜項目的辦公室（如解決計算機2000年項目）。它明確關注一個項目，但是這個項目太大并且太復雜，以至于需要分解成多個進度，最后在綜合成一個整體計劃進度表。這可能需要多個項目經(jīng)理，每個項目經(jīng)理需要獨立負責一個單獨的進度表，并且作為那些進度表，他們的相關的資源需求，和他們相關的成本都綜合在一個整體計劃進度表里。一個項目經(jīng)理的主管負責綜合所有的資源需求計劃和成本來確保大的計劃作為一個整體達到他的最后日期，里程碑和可交付物。
層次2：部門項目辦公室。在部門這一層上，一個項目辦公室也會被要求對單獨的項目提供支持。但是此時，它的最大的挑戰(zhàn)在于使多個不同規(guī)模的項目整合為一體，從規(guī)模小、時間短、需要兩個資源的簡單項目到時間長至數(shù)月或數(shù)年且需要許多資源，大量資金和技術上的復雜綜合大項目。部門項目辦公室的價值是在一個組織層綜合資源開始體現(xiàn)，因為正是在組織層，資源控制在項目管理的回報期開始扮演一個更高價值的角色。在項目控制辦公室或單個項目的級別，應用項目管理知識對于項目能創(chuàng)造明顯的價值，因為它項目進度，項目計劃，開始建造重復能力，這些反復修正的進度和計劃作為溝通工具在在團隊之間和組織的領導層之間傳遞。在部門和更高層的項目辦公室，項目辦公室服務此功能，并且開始為跨項目間管理資源提供更高的效率。在有多個項目為一個系統(tǒng)設計者而競爭，部門項目辦公室有項目管理系統(tǒng)建立用于調(diào)解多個項目為了一個共同的資源而相互競爭的需求，并且確定項目的優(yōu)先級，因此高優(yōu)先級的項目收到資源而低優(yōu)先級的項目或被延遲或被取消。一個部門項目辦公室允許一個組織決定何時資源存在短缺，并且有足夠的信息用于決定是否需要雇人或增加其它的資源。
層次3：共同項目辦公室。許多組織都有跨部門的項目需求。一個IT組織可能領導一個開發(fā)項目，但它需要其他的商業(yè)單元例如銷售、市場和生產(chǎn)單元作為輸入條件。所有的這些需要被整合，或說在許多項目里不同的部門會有資源沖突。在這一個層次里，項目辦公室用于調(diào)解資源的需求，并且也能看到在一些領域里的跨公司的共同資源。例如，機械工程師可以存在于公司里的多個部門，共同層次的項目辦公室應該能夠跟蹤這些跨部門的資源。一個共同項目辦公室對于公司的項目組合管理上也扮演重要角色。允許執(zhí)行的管理調(diào)配一個公司里的中心資源為了所有項目活動能得到最大的美景。
4.開始組建一個項目辦公室。
對于任意一個項目辦公室都有六個基本元素組成：
項目支持：這是一個項目管理的重要元素。它需要項目規(guī)劃，項目進度，成本控制，管