發(fā)現(xiàn)項目中可能存在的問題，并及時完善，也可以進一步認識項目的需求。
2. 可以減少項目成員之間的不必要的交流，大家都可以直接從項目文檔中得到自己想要得到的東西，
3. 可以減少在說明過程中所產(chǎn)生的誤會，減少接口出現(xiàn)問題的可能性，對項目的順利完成有比較重要的意義
4. 可以保證項目向著一個可以控制的目標進行，使項目成為一個可控的過程
5. 為以后進行項目的升級做一個比較好的文檔準備。
4) 我將如何與我的團隊成員進行高效的交流？
建議：依照環(huán)境領導理論，你可以將你的團隊成員歸為四類，1）不熱情也沒有能力2）不熱情但有能力3）有熱情但沒有能力4）有熱情也有能力
建議項目經(jīng)理應該多和第二和第三類人員交流，對于第四類人員給予必要的信息即可。對于第一類人員給予他們一些簡單的不需要太多交流的任務。
分析：在工作中項目經(jīng)理和團隊成員的有效交流除了一個高效運作的項目溝通體系外，項目經(jīng)理對交流的認識和交流的技巧也是有效溝通的一個重要因素。
比如; 項目過程中，如果隊員不能完成任務，首先要了解產(chǎn)生這個問題的原因，針對這個原因，和團隊成員進行交流，并找到解決辦法,如果是他家里有事，不能專心工作，作為其領導，應該體諒你的項目成員，在可能的情況下，讓其他成員幫助他完成部分工作。讓其能夠更好的解決家里的事。當他解決了家里的事之后，一定會加倍完成任務。
如果是因為不能勝任這個工作，就需要及時調(diào)整自己的工作計劃，將他安排到他所能夠勝任的工作上去，需要檢討自己的過失。
如果是因為這個人不愿意做這個工作，一定要問清楚他的想法，看是不是你有什么地方做的不對，讓他有了情緒，
如果是你做的不對，要勇于承認錯誤，并主動和他消除誤會，
如果不是，請他主動彌補以前的工作任務，否則，只好請他離開本團隊。
還要注意一點，談話的過程中，一定要說事，不要對人有任何的想法，如果談話的過程中帶有成見，你將很難很好的與其他人進行溝通，可能會達到更壞的地步。
5) 當我發(fā)現(xiàn)我的計劃中有一個非常錯誤的假設時，我將如何向用戶和管理人員報告。
建議:
a) 對你的錯誤做出真誠的道歉，承認你的錯誤且不要試圖找尋借口來掩蓋你的失誤
b) 告訴對方真實情況并爭取讓他們認識到遇到這種情況是可以理解的。
c) 盡快為你的失誤找到解決方案，找到解決問題的辦法遠勝過相互指責，
分析：需要向用戶和管理人員報告，在報告前，你還需要做以下的工作：
1. 分析以前的失誤，為什么會導致這種失誤，應如何改進，彌補
2. 針對失誤，提出一個詳細的解決方案，并說明可能產(chǎn)生的后果，請求用戶和管理人員理解
3. 努力尋找問題解決的辦法，并向用戶和管理人員匯報，說明你有能力解決這個失誤。
4. 如果自己沒有能力解決這個問題，也需要提出一個比較切實可行的解決方案，推薦幾個有能力解決這個問題的人或廠商。以示你非常愿意幫助他們解決問題的真誠。
6）對一個我還是陌生的項目，我將如何和客戶（用戶）進行交流？
建議：
a）告訴客戶（用戶）你對這個項目還比較陌生并很樂意與他們合作。
b）告訴他們，公司為什么讓你來做這個項目，你的優(yōu)勢是什么且這些優(yōu)勢會為他帶來多大的好處。
c）準備一個良好的項目計劃來證明你的能力。
分析：對一個你陌生的項目，你最好在和客戶進行交流之前，多了解一些他們的業(yè)務，以爭取更多的勝任。還需要告訴客戶，我們公司有能力幫他們更好的完成他們的需求－－有時候公司的實力比自己的說服力更大，這就是中國的現(xiàn)狀。和客戶談的過程中，盡量要將他們的業(yè)務了解的更多，盡量能夠提出一些他們工作中的問題，最好提出解決辦法，客戶最愿意聽到他的合作方是此行業(yè)的專家。