等。
當(dāng)然，除此以外，如果可能，項(xiàng)目總結(jié)大會上還應(yīng)吸收用戶及其它相關(guān)項(xiàng)目干系人參加，以保證項(xiàng)目總結(jié)的全面性和充分性。
事實(shí)上，項(xiàng)目總結(jié)工作應(yīng)作為現(xiàn)有項(xiàng)目或?qū)眄?xiàng)目持續(xù)改進(jìn)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，同時(shí)也可以作為對項(xiàng)目合同、設(shè)計(jì)方案內(nèi)容與目標(biāo)的確認(rèn)和驗(yàn)證。正如上文所說的，項(xiàng)目總結(jié)的目的和意義在于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、防止犯同樣的錯(cuò)誤、評估項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、為績效考核積累數(shù)據(jù)以及考察是否達(dá)到階段性目標(biāo)等。總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，也會對其他項(xiàng)目和公司的項(xiàng)目管理體系建設(shè)和項(xiàng)目文化起到不可或缺的作用。完善的項(xiàng)目匯報(bào)和總結(jié)體系對項(xiàng)目的延續(xù)性是很重要的，例如項(xiàng)目完成后項(xiàng)目的售后維護(hù)、設(shè)備保修等。特別是項(xiàng)目收尾時(shí)的項(xiàng)目總結(jié)，項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束前對項(xiàng)目進(jìn)行正式評審，其重點(diǎn)是確保能夠?yàn)槠渌?xiàng)目提供可利用的經(jīng)驗(yàn)，另外還有可能引申出用戶新的需求而進(jìn)一步拓展市場。
項(xiàng)目總結(jié)的信息來源
那么，總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)所需的信息應(yīng)來自哪些方面呢？在項(xiàng)目實(shí)施中，項(xiàng)目經(jīng)理有時(shí)會發(fā)現(xiàn)，以前項(xiàng)目中的總結(jié)信息很零散，每個(gè)部門只從本部門出發(fā)，總結(jié)自己的問題，而沒有其他部門或人員的參加。而實(shí)際上，它應(yīng)該來自項(xiàng)目的各個(gè)方面，其中包括來自項(xiàng)目組、客戶及其它項(xiàng)目干系人的反饋及項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)（PMIS）。同時(shí)，使用這些信息以前，應(yīng)確保收集這些信息的系統(tǒng)、組織和流程能夠正常運(yùn)行，并且應(yīng)建立項(xiàng)目信息的收集、發(fā)布、存貯、更新及檢索系統(tǒng)，確保有效地利用項(xiàng)目中的各種信息資源。
從管理的觀點(diǎn)來說，項(xiàng)目生命周期的每個(gè)階段或者稱之為里程碑，都應(yīng)該進(jìn)行評估總結(jié)，以確定是否實(shí)現(xiàn)了此階段的目標(biāo)，項(xiàng)目是否可以正式開展下一個(gè)階段工作?？傊?xiàng)目的不同階段都應(yīng)該有完善的項(xiàng)目總結(jié)，只不過總結(jié)的形式、內(nèi)容、編寫者和閱讀對象等側(cè)重點(diǎn)不同而已。
在編寫項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告時(shí)，應(yīng)該首先明確編寫的目的，同時(shí)也應(yīng)簡述項(xiàng)目概況、項(xiàng)目背景和項(xiàng)目進(jìn)展情況。因?yàn)榧热唤许?xiàng)目，就有其獨(dú)有性、時(shí)間性，這樣項(xiàng)目總結(jié)的內(nèi)容才能夠更具有針對性、時(shí)效性和持續(xù)改進(jìn)的意義。
最后，Paul根據(jù)美國項(xiàng)目管理協(xié)會（PMI）的項(xiàng)目管理框架，把項(xiàng)目總結(jié)的框架提綱分成以下幾個(gè)方面來進(jìn)行。
項(xiàng)目總結(jié)的框架
1、項(xiàng)目進(jìn)度
按照項(xiàng)目整體計(jì)劃或項(xiàng)目滾動計(jì)劃編寫的計(jì)劃工期與實(shí)際工期之間差距和原因分析。其間有哪些變化？對工作量的估計(jì)如何？以便為項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)庫提供相應(yīng)數(shù)據(jù)，提高下次計(jì)劃的準(zhǔn)確性。
2、項(xiàng)目質(zhì)量
項(xiàng)目的最終交付物與客戶實(shí)際需求的符合度。需要注意的是“客戶”，他可以是一般意義上的外部客戶，也可以指內(nèi)部的客戶。項(xiàng)目質(zhì)量管理不但包括對項(xiàng)目本身的質(zhì)量管理，也包括對項(xiàng)目生產(chǎn)的產(chǎn)品進(jìn)行的質(zhì)量管理。具體可以從質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量控制、質(zhì)量保證入手，以保證項(xiàng)目質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)。具體可以采用ISO9000質(zhì)量保證體系，加上完善的質(zhì)量管理工具、圖表等輔助工具加以統(tǒng)計(jì)分析，得出改進(jìn)建議。
3、項(xiàng)目成本
就計(jì)劃成本、實(shí)際成本對比成本構(gòu)成明細(xì)的差距和原因分析及建議，也包括項(xiàng)目合同款執(zhí)行情況的分析總結(jié)。IT項(xiàng)目經(jīng)理一般可控制的成本主要是人工費(fèi)，對于未建立項(xiàng)目級核算的組織，可以用加權(quán)人天數(shù)表示，對不同級別的人員（項(xiàng)目經(jīng)理、高級工程師、一般工程師）賦予不同的權(quán)重。
4、項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)
就風(fēng)險(xiǎn)識別、風(fēng)險(xiǎn)分析和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)進(jìn)行總結(jié)，包括項(xiàng)目中事先識別的風(fēng)險(xiǎn)和沒有預(yù)料到而發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)等風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對措施的分析和總結(jié)。也可以包括項(xiàng)目中發(fā)生的變更和項(xiàng)目中發(fā)生問題的分析統(tǒng)計(jì)的總結(jié)。
5、項(xiàng)目資源
項(xiàng)目資源不但包括人力資源情況，而且還包括設(shè)備、材料等其它資源的合理使用