周工作報告、項目階段工作報告和里程碑工作報告，主要涉及項目當(dāng)前的狀態(tài)、進(jìn)度完成情況、當(dāng)前的問題和階段工作計劃等。緊急報告是指在項目進(jìn)行過程中出現(xiàn)了意外情況后進(jìn)行的報告，如問題狀態(tài)報告、風(fēng)險監(jiān)控報告等，主要涉及項目當(dāng)前發(fā)現(xiàn)了哪些問題或風(fēng)險、相關(guān)影響是什么、需要如何進(jìn)行解決（動用什么資源）。項目團(tuán)隊通過這些會議和報告，使用戶的相關(guān)人員能夠始終了解項目的真實狀況。 
　　將溝通作為用戶參與的基礎(chǔ)、號角和保障 
　　如果項目團(tuán)隊在進(jìn)行項目計劃的制定時，不能了解用戶人員的工作安排，不能使用戶切實了解將要進(jìn)行的工作的重要性和必要性，不能將計劃的可行性與用戶進(jìn)行協(xié)商，不能明確地告訴用戶項目活動所需要進(jìn)行的協(xié)作工作內(nèi)容和方式，那么，項目團(tuán)隊單方面制定的計劃豈不是如同建立在沙灘上的別墅？因此，項目團(tuán)隊需要在與用戶進(jìn)行充分的溝通、協(xié)商的基礎(chǔ)上，與用戶共同制定和簽署切實可行的《項目計劃》。
　　在現(xiàn)今瞬息萬變的社會中，“計劃總是沒有變化快”是不爭的事實，沒有變化的計劃是沒有生命力的。在項目每個階段的工作開始前，項目團(tuán)隊都要了解當(dāng)初制定項目計劃時的假定和約束條件有沒有發(fā)生變化，了解項目計劃有沒有變更的需要；同時通過發(fā)送各種《通知》的方式，向用戶方的項目負(fù)責(zé)人、主要項目成員及其他相關(guān)人員發(fā)送項目將要進(jìn)行的活動信息，如同進(jìn)攻前發(fā)出的號角一樣，使參與項目的用戶相關(guān)人員切實地做好各項組織、協(xié)調(diào)和準(zhǔn)備工作，配合項目團(tuán)隊共同完成這個階段的工作。 
　　當(dāng)項目的某個階段的工作完成后，項目團(tuán)隊和用戶共同檢查和記錄這個階段的可交付成果，將項目的實際狀況通報給項目各方，肯定工作成績，鼓舞項目各方的士氣，使得項目的各個參與方進(jìn)一步堅定項目必勝的信心；同時，及時地分析問題以尋求改進(jìn)，消除存在的分歧和誤解，保障并進(jìn)一步提高用戶參與項目活動的熱情。 
　　正是因為項目團(tuán)隊在溝通方面進(jìn)行了卓有成效的工作，確保了用戶的積極參與，從而為項目的成功奠定了基礎(chǔ)。雙方在項目的進(jìn)行過程中始終處于緊密協(xié)作的狀態(tài)，共同面對項目進(jìn)行過程中遇到的困難，同心協(xié)力解決問題，分享達(dá)到階段成果時的喜悅?！罱K，該項目獲得了圓滿的成功，項目團(tuán)隊在溝通方面的努力更是得到了用戶“你們的溝通非常專業(yè)”的好評。 
　　當(dāng)前的時代是一個合作的時代，信息系統(tǒng)的建設(shè)也無法脫離這個主題，它需要信息系統(tǒng)供應(yīng)商、用戶以及項目的其他參與方（如硬件提供商）的共同協(xié)作。所以，高效和健全的項目溝通管理是項目團(tuán)隊為提高用戶的積極參與所做出的不懈努力，有效的溝通可以使用戶及時了解項目的進(jìn)展情況，保證項目符合用戶的要求，并按照既定的計劃向前推進(jìn)，使用戶認(rèn)同項目的進(jìn)度并建立預(yù)期，及時發(fā)現(xiàn)和解決項目推進(jìn)過程中遇到的問題。 
　　信息系統(tǒng)的建設(shè)需要項目各方的充分溝通，只有在充分溝通基礎(chǔ)上進(jìn)行的項目，才能保證項目各方的思想統(tǒng)一、步調(diào)一致，項目才能最終邁向成功。

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