信息被接收者接到了。所有的溝通方式，必須有回饋機(jī)制，保證接收者接收到。比如：電子郵件進(jìn)行溝通，無論是接收者簡單回復(fù)“已收到、OK”等，還是電話回答收到，但必須保證接收者收到信息，并回應(yīng)信息已經(jīng)接收到。
信息收到必須保證理解是正確的，很多事情信息收到了，但被錯誤的理解了，很多信息是傳達(dá)到了，但卻被錯誤理解了。
比如：A項(xiàng)目經(jīng)理對B項(xiàng)目經(jīng)理說“今天我要去投標(biāo)，不過我這邊的現(xiàn)在人手少，你那邊可否抽些人過來幫我壯壯聲勢”。
B項(xiàng)目經(jīng)理手中有一些程序員和系統(tǒng)分析員，而當(dāng)前程序員有些空閑人手，系統(tǒng)分析員今天正好有些緊急工作，但B項(xiàng)目經(jīng)理錯誤理解為A項(xiàng)目經(jīng)理需要的人是系統(tǒng)分析員，到時協(xié)助答辯，所以回答“不行，今天正好有緊急工作，沒有辦法幫忙”。
A項(xiàng)目經(jīng)理只好另想辦法。
以上就是典型的理解錯誤，發(fā)送方的正確表達(dá)、接收者的正確理解是非常重要的。比較簡單的方式是發(fā)送者進(jìn)行信息發(fā)送，接收者進(jìn)行理解后進(jìn)行細(xì)化并進(jìn)行二次表達(dá)，但這種表達(dá)卻是在確認(rèn)自己理解了的同時去轉(zhuǎn)敘或者執(zhí)行的結(jié)果，而不是復(fù)述。
3.2 溝通是一種期望
在項(xiàng)目管理中，項(xiàng)目不同干系人是有不同的溝通需要的。
項(xiàng)目組成員在具體的工作安排中他想明白那個職位是否符合他的意愿等等，上級要了解接收者的期望，向下屬傳達(dá)工作安排的同時還要了解他的意愿取向的問題，再采取相應(yīng)的方法，調(diào)起其在工作上的熱情，從而促使其在工作的高效付出，在項(xiàng)目管理中如讓下屬有反抗情緒的產(chǎn)生或者低效的工作，則是一個項(xiàng)目經(jīng)理在溝通上不得法的一個失敗實(shí)例。因此制定一個協(xié)調(diào)的溝通計(jì)劃就更為重要了。
而項(xiàng)目經(jīng)理的上級和客戶更加關(guān)心是進(jìn)度的問題：時間是否會延期、是否要添加成本、質(zhì)量是否有保障等等。這對于項(xiàng)目經(jīng)理來說，就應(yīng)即時的反饋這些時間，特別是將會有延期、將添加項(xiàng)目成本、質(zhì)量將會有問題的苗頭等等，更加必須提早匯報，使項(xiàng)目經(jīng)理的上級和客戶能及時并適時調(diào)整工作計(jì)劃。
3.3 溝通產(chǎn)生要求
溝通是雙向的，溝通必須能夠符合接收者的利益，那樣才有說服力。這就要求雙方都要有良好的溝通方式，特別是良好的溝通又能達(dá)到雙贏的目的，一致的溝通有助于組織促進(jìn)項(xiàng)目更新。
口頭的溝通能力同時似乎又是職位提升的關(guān)鍵因素。于是，溝通又必然的產(chǎn)生要求，比如：職位上成功，項(xiàng)目的早日完成，對問題作出恰當(dāng)?shù)幕貞?yīng)，小到假期薪金等等都要溝通來達(dá)到目的。
3.4 信息不是溝通
當(dāng)前是信息時代，必須分清哪些是溝通哪些是信息，對于用于溝通的信息必須明確簡練、醒目，避免沉沒于信息之海中。
信息也可用于溝通，但信息過于的生搬硬套，一個文字性的文件是并不能起到溝通的作用的，在項(xiàng)目中，項(xiàng)目經(jīng)理并不是想集中于信息中而是想了解項(xiàng)目里工作的人員，并與之建立起相互信任的關(guān)系。而有效的發(fā)送信息，只能是依賴于項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員的良好的溝通技能。
我們現(xiàn)在就能通過上面的四個法則來進(jìn)行有效的溝通，達(dá)到保證管理中信息有效傳達(dá)的目的了。
4 實(shí)施情況報告
實(shí)施情況報告一般有三種形式：定期報告，階段審查，緊急報告。
定期報告：就是在某一特定的時間內(nèi)將所完成的工作量向上級匯報。在實(shí)際的項(xiàng)目管理中項(xiàng)目人員對項(xiàng)目經(jīng)理按周報告，對于客戶和項(xiàng)目經(jīng)理的直接上級是按階段或月進(jìn)行統(tǒng)一的進(jìn)展報告，從項(xiàng)目管理上講，項(xiàng)目定期報告的主要內(nèi)容就包括：當(dāng)前是什么狀態(tài)？在什么階段？進(jìn)度完成情況？當(dāng)前有什么問題請上級（用戶）協(xié)助解決？下周（下階段或下月）的計(jì)劃是什么等等。
階段評審：在項(xiàng)目進(jìn)行到重要的階段或里程碑似的項(xiàng)目發(fā)展階段，就要進(jìn)行階段評審。階段評審的意義就在于評審當(dāng)前的項(xiàng)目情況，迫使人們對
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