項目辦公室管理著項目管理知識產(chǎn)權(quán)的寶藏，因此也最具有發(fā)掘持續(xù)改進(jìn)機會的優(yōu)勢。項目辦公室不應(yīng)該具有執(zhí)行變更的單方面授權(quán)，它的授權(quán)是提出變更建議。有些企業(yè)設(shè)有戰(zhàn)略政策委員會或執(zhí)行籌劃委員會，這些委員會的職責(zé)之一就是審核項目辦公室持續(xù)改進(jìn)機會。因為有些人可能會認(rèn)為項目辦公室侵占自己的地盤，因此，執(zhí)行這項活動的總體風(fēng)險可能是中等風(fēng)險水平。
生產(chǎn)能力規(guī)劃
在高層管理層看來，分配給項目辦公室負(fù)責(zé)的所有活動中，最重要的可能莫過于生產(chǎn)能力規(guī)劃了。高層經(jīng)理為履行作為公司戰(zhàn)略規(guī)劃策劃師的職責(zé)，必須掌握公司可以承擔(dān)多少額外工作量（何時承擔(dān)、哪兒承擔(dān)），而又不會給現(xiàn)有勞動力增加過度負(fù)擔(dān)。在與組合管理和項目篩選相關(guān)的所有活動中，項目辦公室必須與高層金管理層密切配合。圖5說明了作為項目組合管理組成部分的項目篩選過程。戰(zhàn)略性時間計劃，即：決定執(zhí)行哪個項目以及何時執(zhí)行的過程，是戰(zhàn)略規(guī)劃的關(guān)鍵組成部分。
高層管理層可以按照實際需要瀏覽公司局域網(wǎng)，了解每個項目的狀態(tài)，而無需與團(tuán)隊進(jìn)行親身接觸。但為了滿足戰(zhàn)略性時間計劃的要求，所有項目都需要匯總到一個能夠提供下述信息的數(shù)據(jù)庫內(nèi)：
· 每個職能區(qū)域在每個時間段內(nèi)承諾的資源；
· 每個職能區(qū)域的資源總量；
· 每個職能區(qū)域在每個時間段內(nèi)可以使用的資源量。
對于是否應(yīng)該由項目辦公室對此數(shù)據(jù)庫進(jìn)行管理，會存在一些爭議。作者認(rèn)為該項活動應(yīng)該由項目辦公室負(fù)責(zé)，因為：
· 項目辦公室需要掌握這些數(shù)據(jù)，用以支持戰(zhàn)略規(guī)劃工作和項目組合管理；
· 項目辦公室需要掌握這些數(shù)據(jù)，用以確定切合實際的時間和成本以支持競標(biāo)工作的開展；
· 項目辦公室可能被委托負(fù)責(zé)確定承擔(dān)額外工作所需資源技能；
· 項目辦公室需要掌握這些數(shù)據(jù)，用于改進(jìn)和更新本數(shù)據(jù)庫和其它相關(guān)數(shù)據(jù)庫；
· 進(jìn)行可行性研究和成本效益分析可能會需要這些信息。
因為一線經(jīng)理可能會認(rèn)為這樣做侵占了他們的地盤，所以這項活動對項目辦公室而言是一項高風(fēng)險活動。
使用項目辦公室的風(fēng)險所在
風(fēng)險和收益并存。如果維持一個項目辦公室所涉及的相關(guān)風(fēng)險得不到有力控制，則項目辦公室所帶來的收益將被抵消。多數(shù)風(fēng)險在成立項目辦公室之初不會出現(xiàn)，而更多的風(fēng)險是在執(zhí)行很長時間之后才會出現(xiàn)。這些風(fēng)險包括：
· 人員配置：在企業(yè)開始認(rèn)識到使用項目辦公室所能帶來的收益之后，一種自然傾向是增加項目辦公室的人數(shù)，因為他們錯誤的認(rèn)為人數(shù)增加會帶來額外收益。雖然，在一些情況下這種思維方式是正確的，但是，更常見的結(jié)果是增加人數(shù)只會造成收益減少。隨著企業(yè)內(nèi)部對項目管理知識更加深入的了解，項目辦公室的人員配置應(yīng)該消減；
· 精疲力盡：員工筋疲力盡總是一個需要考慮的風(fēng)險。使用輪職或只工作部分時間的方法可以最大程度降低該風(fēng)險。經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)這種情況，即：在項目辦公室工作的人員仍舊與其一線經(jīng)理保持“實線”的匯報關(guān)系，而與項目辦公室保持一種“虛線”的匯報關(guān)系。
· 過多的文書工作：過多的文書工作需要投入幾百萬美元的資金進(jìn)行準(zhǔn)備，而且會耗用寶貴的時間。使用表格、指導(dǎo)原則和核查清單形式進(jìn)行項目活動比使用嚴(yán)格的政策和程序更加有效。為使工作高效，則需要具有以信任、團(tuán)隊協(xié)作、合作和有效溝通為基礎(chǔ)的企業(yè)文化；
· 組織重組：信息就是權(quán)力。鑒于項目辦公室的工作更多的是橫向關(guān)系而不是縱向關(guān)系，可能會存在對項目辦公室控制權(quán)的爭奪，特別是在項目經(jīng)理之間。在以信任、團(tuán)隊協(xié)作、合作和有效溝通為基礎(chǔ)的任何組織結(jié)構(gòu)下，項目管理層和項目辦公室將會形成融洽的合作關(guān)系。
· 試圖服務(wù)于組織內(nèi)的每一個人：企業(yè)必須制定一些標(biāo)準(zhǔn)，據(jù)以確定項目辦公室何時介入。并不是所有項目都由項目辦公室