（即：資源分配）；
· 更加迅速的取得高質(zhì)量的信息；
· 消除或減少公司各門(mén)各派的數(shù)量；
· 運(yùn)作更加高效、有效；
· 對(duì)重組的需求減少；
· 占用高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)層寶貴時(shí)間的會(huì)議次數(shù)減少；
· 工作優(yōu)先排序更加切合實(shí)際；
· 未來(lái)接班人的發(fā)展。
所有這些收益都直接或間接與項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)有關(guān)。為保存項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)，項(xiàng)目辦公室必須維持一些工具，用以收集信息和向各個(gè)干系人分發(fā)信息。這些工具包括企業(yè)項(xiàng)目管理局域網(wǎng)、項(xiàng)目網(wǎng)站、項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)和項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。因?yàn)轫?xiàng)目管理和企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃工作都需要其中很多這樣的信息，所以，必須進(jìn)行項(xiàng)目辦公室戰(zhàn)略規(guī)劃。
項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)
當(dāng)今的項(xiàng)目辦公室作為項(xiàng)目管理知識(shí)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)神，就必須設(shè)立匯集這些信息的工具和過(guò)程。這些信息可以通過(guò)四個(gè)信息系統(tǒng)收集，具體如圖2所示。每個(gè)信息系統(tǒng)都可以通過(guò)公司的局域網(wǎng)進(jìn)行更新和管理。
掙值測(cè)量信息系統(tǒng)幾乎是所有項(xiàng)目經(jīng)理所熟知的。它可以提供充足的信息，回答以下兩個(gè)問(wèn)題：項(xiàng)目現(xiàn)在的狀態(tài)，以及項(xiàng)目未來(lái)的結(jié)果。
該系統(tǒng)可以獲取或計(jì)算工作活動(dòng)的計(jì)劃值和實(shí)際值、實(shí)際成本、成本和進(jìn)度偏差（以小時(shí)或美元，和百分比表示）、竣工估算成本、估算竣工時(shí)間以及完工百分比和趨勢(shì)。
第二個(gè)信息系統(tǒng)為風(fēng)險(xiǎn)管理提供數(shù)據(jù)。風(fēng)險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)（RMIS）儲(chǔ)存與風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的數(shù)據(jù)并允許進(jìn)行數(shù)據(jù)的檢索。 該系統(tǒng)可以為報(bào)告的編制提供輸入信息，它肩負(fù)著存放與項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)相關(guān)的所有當(dāng)前和歷史信息的重要作用。其中存放的信息包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別文件（通過(guò)使用模板文件）、風(fēng)險(xiǎn)定性和定量評(píng)估文件、合同可交付成果（如果適用）以及其它風(fēng)險(xiǎn)報(bào)告。項(xiàng)目管理辦公室將使用該系統(tǒng)的信息，編制提交給高層管理層的報(bào)告并檢索日常項(xiàng)目管理所需要的信息。通過(guò)使用風(fēng)險(xiǎn)管理模板文件，每個(gè)項(xiàng)目都可以編制一套標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)告，用以定期匯報(bào)使用，并且能夠針對(duì)特殊要求編制特殊報(bào)告。該信息與失敗報(bào)告信息系統(tǒng)和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)信息系統(tǒng)息息相關(guān)。剛才講到的最后兩個(gè)系統(tǒng)將在隨后兩節(jié)予以更加詳細(xì)地描述。
執(zhí)行失敗信息系統(tǒng)
項(xiàng)目辦公室可能肩負(fù)著維護(hù)執(zhí)行失敗信息系統(tǒng)（PFIS）的職責(zé)。這里講的失敗可以是整個(gè)項(xiàng)目的慘敗，也可以是項(xiàng)目某些試驗(yàn)的失敗。該系統(tǒng)必須識(shí)別失敗的原因并提出消除失敗原因的建議（如可行）。失敗可能完全是由于組織內(nèi)部的問(wèn)題或由于與分包商的交互作用問(wèn)題造成的。
項(xiàng)目辦公室的職責(zé)是制定維護(hù)該系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，而不是對(duì)失敗進(jìn)行驗(yàn)證。失敗的驗(yàn)證工作是執(zhí)行工作的團(tuán)隊(duì)成員的責(zé)任。失敗報(bào)告可能會(huì)暴露額外的更加嚴(yán)肅的問(wèn)題。首先，人們擔(dān)心報(bào)告失敗情況可能會(huì)對(duì)與失敗相關(guān)的人員的形象造成不利影響，因此，會(huì)存在阻力。其次，一個(gè)大型企業(yè)的各個(gè)部門(mén)都有單獨(dú)的記錄失敗情況的程序，可能不愿意在企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)公布這些信息。第三，關(guān)于如何界定失敗，可能存在多種不同的定義。第四，項(xiàng)目辦公室可能需要依賴其他部門(mén)及時(shí)提供準(zhǔn)確的完整信息。
失敗報(bào)告必須說(shuō)明失敗的項(xiàng)目、征兆、失敗時(shí)的條件、以及采取糾正性措施所需要的其它有關(guān)證據(jù)。只有在失敗的原因全部確定之后，才可以完成失敗分析，即：失敗對(duì)項(xiàng)目造成的后果的系統(tǒng)性分析。項(xiàng)目辦公室可以簡(jiǎn)單的作為一個(gè)守門(mén)員，即：為匯報(bào)每個(gè)項(xiàng)目的結(jié)果，規(guī)范一個(gè)適用于整個(gè)公司的標(biāo)準(zhǔn)格式和數(shù)據(jù)庫(kù)。這可以成為項(xiàng)目完成時(shí)，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)審查會(huì)的一部分內(nèi)容。