繞以下關鍵詞展開：文檔模板、項目例會、成熟過程、熟練工具、定期報告，甚至還包括成熟技術。事實證明，正是因為我們采用了這些成熟的工具、過程和文檔模板，項目組成員之間、與其他干系人之間的溝通才更加順暢，提高了溝通效率，保證了項目的按時完成。
         除了常規(guī)的例會、定期報告外，項目組實施了重大問題報告評估制度。這里所謂的重大問題，指的是影響項目進度和成本及質量的需求變更、人員調整等。比如，由于分配到本項目組的開發(fā)人員并不是非常固定，偶爾需要支持公司其他的項目，項目組及相關人員會隨時開會評估對項目進度可能產生的影響。
2、加強過程溝通，控制項目進度
         對于任何項目，在項目實施過程中，項目干系人尤其是重點干系人最希望得到的是項目的狀態(tài)信息和進展信息。通過定期的會議，他們可以得到項目真實的情況，包括在項目當前時刻，花了多少時間、成本和資源、還需要花費多少時間、成本和資源。而要報告這些信息，與項目團隊成員的溝通必不可少，尤其是本項目的重點在于流程引擎的設計，所以我與項目架構師的溝通非常頻繁。本項目的架構師主要工作就是設計流程引擎及流程管理工具，為了方便控制進度，我要求架構師的設計做到可控制的粒度，這樣方便我控制開發(fā)人員的成果交付。比如，我根據項目的WBS和架構師的設計內容制定了一個成果交付表，開發(fā)人員每天下班前必須提交當天的成果、未解決的問題及第二天的計劃成果。對于未解決的問題，我要向開發(fā)人員了解未解決的真正原因，幫助他們找到解決的辦法。面對面溝通不僅可以加強我與溝通方的關系，還可以通過對方的表情、動作、說話語氣等了解到任務的實際情況。
使用同樣的方法，在控制項目的變更申請、向發(fā)起人和我公司研發(fā)老總匯報工作時，我不會只簡單地準備一份報告材料，而是當面與當事人溝通。尤其是在控制項目變更時，必須與提交變更申請的人員進行溝通，一方面了解變更申請的意圖，另一方面即使不接受變更，也要緩和同用戶的關系，以免造成不必要的麻煩。轉貼于：中國項目管理資源網
         除了面對面溝通外，我們還采用了技術的方法促進項目的溝通，項目管理工具Project 2003非常方便項目組和其他干系人瀏覽進度和任務數據，項目實施中產生的大量需要提交的計劃總結、會議記錄、變更請求，也可以通過Project 2003發(fā)布給相關干系人。使用該工具彌補了面對面溝通常常占用過多時間的不足。
3、良好的沖突管理，規(guī)避項目風險
         項目難免會有沖突發(fā)生，沖突解決得不好，對于項目的成功影響非常大，項目可能時時面臨著危機和風險。但如果對沖突管理得好，可能對項目非常反而有利。在項目中，我使用的沖突管理方法一方面是勇于面對，另一方面是善于妥協(xié)。比如我公司研發(fā)老總對項目的期望值比較高，他希望能夠通過該項目的實施完善公司的產品功能，而我認為項目的如期驗收才是最重要的。如何才能兼顧到項目和產品二方面的目標？通過與公司產品組人員和項目架構設計人員的溝通，并且在研發(fā)老總承諾對項目給予最大支持的情況下，我們決定成立項目技術攻關小組，并最終滿足了公司高層的期望。在本項目中，實現了多項OA功能，如電子印章、掃描附件、正文導入、表格導出、收文轉發(fā)文、短信通知。
         當沖突發(fā)生時，適當地妥協(xié)也是非常重要的。在用戶提出項目變更請求時，我更多地使用期望值轉移的方法獲得用戶的認可。比如用戶提出系統(tǒng)可以自動提取紙質文件的內容并可以修改。在評估了當前的OCR（Optical Character Recognition光學字符識別）技術后，我們發(fā)現普通文檔通過OCR的識別可以達到95%左右的識別率，但當文檔含有表格、圖形后，識別率還不到50%，因此我們向用戶推薦了掃描的

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