應(yīng)商， 并遞交供應(yīng)商報(bào)價(jià)、樣品、產(chǎn)品質(zhì)量及規(guī)格品種等資料，采購(gòu)定價(jià)由市場(chǎng)供求關(guān)系確定， 采用優(yōu)質(zhì)優(yōu)價(jià)與批量折扣相結(jié)合的價(jià)格政策。 ② 合同采購(gòu)。 對(duì)于持常性的材料采購(gòu)， 可選擇信譽(yù)佳配合能力好的供應(yīng)商， 與之訂立長(zhǎng)期合同。 與誠(chéng)實(shí)、信譽(yù)佳的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨質(zhì)量、預(yù)定交貨期，而且能得到付款及價(jià)格等方面的關(guān)照。 供應(yīng)商為了維護(hù)自己的商業(yè)信譽(yù)和利益， 建立穩(wěn)定的銷(xiāo)售渠道而不會(huì)摻假， 并能保持良好的合作關(guān)系和商業(yè)妥協(xié)。 ③ 最低價(jià)格采購(gòu)。為了以最低的價(jià)格取得最優(yōu)質(zhì)的材料， 在價(jià)格確定前， 采購(gòu)員必須先調(diào)查市場(chǎng)行情。 所有采購(gòu)， 應(yīng)有三家或三家以上供應(yīng)商報(bào)價(jià)， 并與供應(yīng)商價(jià)格檔案進(jìn)行比較核實(shí)， 而且經(jīng)財(cái)務(wù)部認(rèn)可。 公司得到各供應(yīng)商對(duì)各種材料的報(bào)價(jià)后， 不一定完全選擇最低價(jià)格， 因?yàn)椴⒉皇亲畹偷膬r(jià)格就是最可取的， 應(yīng)考慮價(jià)格對(duì)應(yīng)的質(zhì)量， 并同時(shí)考慮與供應(yīng)商的長(zhǎng)遠(yuǎn)合作關(guān)系和其它材料的總體價(jià)格等因素， 選擇多數(shù)材料價(jià)格最低的供應(yīng)商， 并與之協(xié)商， 使總體材料的采購(gòu)價(jià)格達(dá)到最低最優(yōu)水平。
四。對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行嚴(yán)格的日?？刂?。
1.事前批準(zhǔn)， 并嚴(yán)格按采購(gòu)審批權(quán)限執(zhí)行。 所有采購(gòu)， 必須事前獲得批準(zhǔn)。 未經(jīng)計(jì)劃并報(bào)審核和批準(zhǔn)， 不得采購(gòu)。 采購(gòu)員應(yīng)根據(jù)需求計(jì)劃選擇供應(yīng)商和報(bào)價(jià)。 報(bào)價(jià)單必須經(jīng)采購(gòu)管理會(huì)計(jì)審核簽名并經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理認(rèn)可后送總經(jīng)理審批， 審批后的報(bào)價(jià)單作為依據(jù)由采購(gòu)員填制正式采購(gòu)訂單， 同時(shí)分發(fā)采購(gòu)管理會(huì)計(jì)留存?zhèn)洳椤?采購(gòu)訂單經(jīng)采購(gòu)管理會(huì)計(jì)審核無(wú)誤并簽字后由財(cái)務(wù)經(jīng)理簽字認(rèn)可， 然后送總經(jīng)理批準(zhǔn)。 總經(jīng)理批準(zhǔn)后的采購(gòu)訂單才為執(zhí)行采購(gòu)的有效憑據(jù)， 由財(cái)務(wù)部分發(fā)至采購(gòu)部門(mén)及需求部門(mén)和倉(cāng)存部門(mén)。 所有采購(gòu)的審批， 必須按權(quán)限和明確分工進(jìn)行。
2.規(guī)定各種采購(gòu)及時(shí)結(jié)算。 ① 釷對(duì)采購(gòu)員持有大筆公司現(xiàn)金流轉(zhuǎn)且未進(jìn)行清結(jié)的情況， 規(guī)定所有采購(gòu)員經(jīng)手的現(xiàn)金采購(gòu)， 必須于采購(gòu)發(fā)票日起5日內(nèi)到財(cái)務(wù)部報(bào)帳結(jié)算并進(jìn)行款項(xiàng)清結(jié)， 報(bào)帳程序按財(cái)務(wù)部[報(bào)帳規(guī)定]辦理。 禁止采購(gòu)員自行墊支和預(yù)付訂金， 用款時(shí)可憑已獲批準(zhǔn)的采購(gòu)訂單向財(cái)務(wù)部辦理借支， 借支經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后送總經(jīng)理批準(zhǔn)。 ② 釷對(duì)月結(jié)供應(yīng)商貨款有跨月或遺漏入帳情況， 規(guī)定月結(jié)供應(yīng)商的送貨單經(jīng)驗(yàn)收入庫(kù)后， 由采購(gòu)員分類(lèi)整理并于翌日10時(shí)前送采購(gòu)管理會(huì)計(jì)。 月結(jié)供應(yīng)商帳單由采購(gòu)管理會(huì)計(jì)整理并進(jìn)行會(huì)計(jì)處理， 月末統(tǒng)一編制[應(yīng)付帳款明細(xì)表]， 并送財(cái)務(wù)經(jīng)理審核認(rèn)可。 為清晰債權(quán)債務(wù)， 不使支付貨款時(shí)雙方有異議， 每月中旬和下旬， 采購(gòu)管理會(huì)計(jì)對(duì)每個(gè)供應(yīng)商上個(gè)月貨款分別編制[供應(yīng)商貨款確認(rèn)表]， 經(jīng)財(cái)務(wù)經(jīng)理審核后， 作為結(jié)付貨款的憑據(jù)傳達(dá)至供應(yīng)商， 如有不符及時(shí)解決， 避免日后糾紛。
3.召開(kāi)采購(gòu)管理會(huì)議。 針對(duì)采購(gòu)工作中存在的問(wèn)題、有關(guān)采購(gòu)管理的政策修改或更新、重大的采購(gòu)事項(xiàng)等，財(cái)務(wù)部定期或不定期主持召開(kāi)采購(gòu)管理會(huì)議， 采購(gòu)管理會(huì)議可以固定在每個(gè)月月末舉行， 也可以根據(jù)需要臨時(shí)性地召開(kāi)， 一般由財(cái)務(wù)經(jīng)理主持， 各采購(gòu)部門(mén)參加， 有必要時(shí)請(qǐng)總經(jīng)理及相關(guān)主管人員參加。 各部門(mén)可以在會(huì)議上提出在采購(gòu)工作中遇到的自己無(wú)法解決或決定的問(wèn)題， 大家通過(guò)相互協(xié)調(diào)相互理解， 在達(dá)成公司利益目標(biāo)的軌道上研究出可行的解決方案。 會(huì)議上通過(guò)的事項(xiàng)或決定各部門(mén)必須切實(shí)執(zhí)行， 不得形式化和兩面化， 對(duì)不切實(shí)執(zhí)行的部門(mén)， 在責(zé)令改正的同時(shí)， 不排除以行政手段追究相應(yīng)人員責(zé)任。 作為工作執(zhí)行和糾正措施的追溯依據(jù)， 采購(gòu)管理會(huì)議必須有會(huì)議記錄存檔并以文件形式下發(fā)各相關(guān)部門(mén)。
經(jīng)過(guò)兩個(gè)月的籌劃、研究、形成文件，財(cái)務(wù)部于同年8月正式下發(fā)[采購(gòu)管理辦法]， 作為公司采購(gòu)管理工作的準(zhǔn)繩和采購(gòu)工作的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)， 財(cái)務(wù)部同時(shí)作為公司所有采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)控部門(mén)正式進(jìn)入采購(gòu)管理角色。 經(jīng)過(guò)兩年多的運(yùn)行， 公司的采購(gòu)工作
在公司制度的控制和引導(dǎo)下逐漸走入了規(guī)范化的正軌， 采購(gòu)工作基本上按筆者的設(shè)想和思路進(jìn)行， 且基本上解決了筆者剛上任時(shí)公司采購(gòu)工作中存在的那些問(wèn)題。 通過(guò)有關(guān)財(cái)務(wù)指標(biāo)反應(yīng)， 公司的成本水平比兩年前有了明顯的下降。 通過(guò)對(duì)采購(gòu)管理工作的進(jìn)一步思考和探索， 筆者認(rèn)為， 采購(gòu)管理是一項(xiàng)圍繞降低成本和風(fēng)險(xiǎn)而進(jìn)行的管理工作， 是企業(yè)內(nèi)部控制的關(guān)鍵控制環(huán)節(jié)之一， 具有長(zhǎng)期性、持續(xù)性、系統(tǒng)性和過(guò)程性， 不可操之過(guò)急， 也不可能一步到位， 只有持之以恒毫不松懈地進(jìn)行， 才能取得應(yīng)有的績(jī)效。 在財(cái)務(wù)監(jiān)控的模式下， 一步步培養(yǎng)各采購(gòu)部門(mén)自我約束和自我管理的工作意識(shí)和工作風(fēng)格， 是達(dá)到公司管理最佳效果的目標(biāo)之一， 也是財(cái)務(wù)管理希望達(dá)到的理想目標(biāo)之一， 而要達(dá)到這個(gè)層面， 良好的公司文化、健全而嚴(yán)密的管理制度和高層管理的全力支持是不可或缺的保證。