成本控制也是年會(huì)項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容?！坝幸稽c(diǎn)要特別提醒各企業(yè)組織年會(huì)的同仁們的是，由于年底是各種聚會(huì)活動(dòng)集中的時(shí)候，最好盡早預(yù)訂酒店和租用各種燈光、音效設(shè)備等。這樣可以減少不必要的麻煩，還有可能節(jié)約一定的費(fèi)用?！倍〗?jīng)理控制成本方面是典范。他充分發(fā)揮自己各方面的特長(zhǎng)，在Flash制作、音樂編輯、短片拍攝等環(huán)節(jié)都是“自己動(dòng)手，豐衣足食”。僅這幾項(xiàng)就為星巴克每年年會(huì)節(jié)約了幾萬元的開支。雖然像丁先生這樣一專多能型的人才不是每個(gè)企業(yè)里都找得到，但是相信每個(gè)企業(yè)都會(huì)找到掌握一兩種技能的人，把他們聯(lián)合起來，就可以保持年會(huì)項(xiàng)目在成本范圍內(nèi)順利實(shí)施。
“總體說來，年會(huì)項(xiàng)目的時(shí)間進(jìn)程一般分為三個(gè)階段。第一階段是距年會(huì)兩個(gè)月左右的時(shí)間。這時(shí)需要做的事情包括確定策劃方案、節(jié)目海選、預(yù)訂場(chǎng)地及相關(guān)設(shè)備等；第二個(gè)階段主要是我自己來完成。我會(huì)在選定的節(jié)目基礎(chǔ)上進(jìn)行改編，使其更符合年會(huì)的主題，然后在大約距年會(huì)一個(gè)月的時(shí)間里進(jìn)行彩排；最后的階段是購(gòu)買相關(guān)道具以及節(jié)目的最后彩排等。”
經(jīng)驗(yàn)分享
租用場(chǎng)地是不算大也不算小的一件事，它既不能太大，讓企業(yè)承擔(dān)不必要的費(fèi)用；也不能太小，幾百人擠在一起，怎么能心情舒暢呢？以舉辦一個(gè)200～300人的年會(huì)為例，北京地區(qū)中、高檔的酒店可以選擇中旅大廈、華潤(rùn)飯店、華北大酒店、國(guó)際會(huì)議中心等；一個(gè)400～600人的年會(huì)，可選擇的地點(diǎn)有中旅大廈、國(guó)貿(mào)飯店、嘉里中心飯店、世紀(jì)金源、國(guó)際會(huì)議中心。實(shí)際上如果不考慮價(jià)格因素，國(guó)貿(mào)飯店基本上可以滿足各種規(guī)模的年會(huì)。
另外，還要格外注意的一點(diǎn)是，現(xiàn)場(chǎng)的空間應(yīng)盡可能大一些，尤其是房高要至少5米，因?yàn)槟陼?huì)一般需要搭建燈光設(shè)備，在塔起燈架后，要以不會(huì)給人壓抑的感覺為準(zhǔn)。剛才提到的酒店都有自己的舞臺(tái)，可以節(jié)省一部分自己搭建的費(fèi)用和時(shí)間。
供表演的舞臺(tái)也要足夠大(去年星巴克選用的舞臺(tái)約200平方米)，除了預(yù)留臺(tái)上演員表演的空間外，還要有足夠的余地安置背景板、樂隊(duì)(包括架子鼓)、燈光音效設(shè)備、泡泡機(jī)、干冰機(jī)等等。
雖然大家的唱功都還說得過去，但畢竟是業(yè)余演員，超過30秒就有“露餡兒”的可能。另外，每個(gè)演員有與自己最親近的人，他們表演時(shí)，自己的親友團(tuán)會(huì)最熱情，因此一個(gè)好辦法是將每位演員、每首歌的最精彩部分留下，做一個(gè)“大串聯(lián)”。這樣上臺(tái)的演員更多，氣氛更熱烈。同時(shí)員工的參與度增強(qiáng)了，眼球的疲勞度降低了，還加強(qiáng)了部分員工之間的交流。
彩排是必不可少的環(huán)節(jié)，除了讓大家對(duì)年會(huì)的全部表演過程有整體的把握外，還有助于提升演員的現(xiàn)場(chǎng)感。有的演員原來表演可以打7分，彩排之后，現(xiàn)場(chǎng)感會(huì)使他們提升兩分，這對(duì)保證整臺(tái)年會(huì)的質(zhì)量是十分必要的。
最后，還有一點(diǎn)千萬別忘記，那就是燈光、音效等設(shè)備對(duì)場(chǎng)地的供電能力要求較高，所以一定要事先了解場(chǎng)地租賃方能提供的電力總瓦數(shù)，以及是否能提供接電點(diǎn)、動(dòng)力電在什么位置等細(xì)節(jié)問題。在北京，高壓電纜是8元/米，接電點(diǎn)的位置自然越近越好。
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