定義并計劃一個項目只是成功管理一個項目的第一步。在你做完工作計劃之后，你就要按照這個計劃工作。你必須保證你同意完成的工作要在規(guī)定的時間和預(yù)算項目范圍內(nèi)完成。計劃工作的一部分是針對一種不可避免的事實：一旦項目開始進(jìn)行了，客戶就會不停地要求你完成超出原來商定范圍的工作，或者和原來商定范圍不同的工作。這就是你必須要使用范圍變化管理的時候了。如果你不使用它，你就會因為要完成比原先同意的預(yù)算所包括的工作量多得多的工作而疲于奔命。換句話說，你將會遭到很大的麻煩。

什么是導(dǎo)致項目失敗的主要原因
我們都經(jīng)歷過不太成功的項目。我在這個系列里討論了五個最為常見的項目管理的錯誤。在這里閱讀第一部分，“糟糕的計劃是項目管理第一大失誤”。

范圍管理從范圍定義開始
定義項目范圍可能是定義一個項目過程中最重要的部分。事實上，如果你不確定你在進(jìn)行的是什么，以及你所進(jìn)行的項目的邊界在哪里，你就根本不可能成功。管理項目范圍是項目管理里最重要的一部分。但是，如果你沒有很好地定義項目范圍，那么管理項目范圍幾乎就是不可能的了。

定義項目范圍的目的是把你的項目的邏輯范圍清楚地描述出來，并獲得認(rèn)可。范圍陳述被用來定義哪些工作是包括在該項目的邊界之內(nèi)的，而哪些工作又是在該項目范圍之外的。你能夠把項目范圍定義得越清楚，你的項目就會越明確。下面這些類型的信息可能會有幫助。


范圍內(nèi)和范圍以外的可交付使用的類型（商業(yè)需求，目前狀況評估）

范圍內(nèi)和范圍以外的主要的生命周期流程（分析，設(shè)計，測試）

范圍內(nèi)和范圍以外的數(shù)據(jù)類型（財務(wù)，銷售，雇員情況等）

范圍內(nèi)和范圍之外的數(shù)據(jù)源（或者數(shù)據(jù)庫）（帳單，總帳，薪水冊等。）

范圍內(nèi)和范圍之外的組織（人力資源，制造商，供應(yīng)商等）

范圍內(nèi)和范圍以外的主要功能（決策支持，數(shù)據(jù)輸入，管理報告）
有一個可行的范圍變化流程
項目經(jīng)理和項目小組必須意識到范圍變化本身并沒有什么不對。也就是說在項目進(jìn)行過程中修改范圍并不是什么壞主意。事實上，很多時候，這是一件好事。首先，客戶通常都不能確定最終解決方案所需要的所有的需求和功能。其次，就算他們可以，商業(yè)是隨著時間不斷變化的，因此項目的需求也會發(fā)生變化。

如果你不能夠容納變化，最終的解決方案就會達(dá)不到應(yīng)有的價值，或者它甚至有可能是無用的。因此，你希望客戶具有在需要的時候改變項目的能力。如果項目經(jīng)理對于項目變化沒有準(zhǔn)備，問題就產(chǎn)生了。每一個項目都應(yīng)該有一個流程來有效地管理變化。這個流程應(yīng)該包括確定變化，評估變化的商業(yè)價值，評估對于項目的影響，然后把這些信息提交給項目發(fā)起人進(jìn)行評估。發(fā)起人然后可以決定是否同意該變化。如果同意，發(fā)起人還應(yīng)該理解它對于項目的影響，然后為它追加費用，延長項目時間。

范圍變化管理的共同問題
當(dāng)項目小組處理范圍變化管理時，通常會遇到下面一些共同的問題：


范圍蔓延：很多項目經(jīng)理能夠意識到大的范圍改變，但是對于小的改變卻沒有那么敏感了?，F(xiàn)在有一種趨勢，就是只不斷地進(jìn)行項目，不斷添加額外的工作而并不經(jīng)過仔細(xì)的考慮。范圍蔓延指的是當(dāng)項目接受了太多小的變化之后所出現(xiàn)的情況。當(dāng)所有這些小的變化結(jié)合在一起，項目小組才意識到需要做的額外工作太多，以至于要超出預(yù)算，延誤工期。

沒有發(fā)起人的同意：很多時候，項目經(jīng)理會從最終用戶，股票持有人，或者客戶經(jīng)理那里收到變更請求。由于這些人都是客戶公司內(nèi)部的，有趨勢認(rèn)為這些請求都應(yīng)該被接受。這種想法是錯誤的。最終用戶經(jīng)常會提出范圍修改的請求，但是他們無權(quán)批準(zhǔn)這樣做。甚至一個客戶經(jīng)理也不能夠批準(zhǔn)范圍變更請求。唯一有權(quán)這樣做的人是發(fā)起人（除非發(fā)起人把這項權(quán)利授權(quán)給別的什么

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