清楚、信息豐富的概要至關(guān)重要。在準備用于討論的項目信息時，要包含高層目標、里程碑項目日程表、項目評估，以及主要任務(wù)與風險概要。如果你的計劃顯示當前項目規(guī)劃跟所要求的項目目標不匹配,你還應(yīng)該有若干高層建議，描述可行替代方案。
擁有數(shù)據(jù)是成功的關(guān)鍵，因為在此類談判中，力量對比不利于你。雖然資助者和經(jīng)理們?nèi)菀讓鷳n和意見置之不理，要他們忽視硬性事實就難多了。有證明文件的歷史數(shù)據(jù)支持的任何項目信息都可以成為以事實為基礎(chǔ)的目標談判的起點。
5、確認項目計劃
討論和協(xié)商后，要確認就項目達成共識。
要使用來自于規(guī)劃過程的，并經(jīng)商議變動過的項目文件，以建立項目基線規(guī)劃記錄。在終定計劃之前，要對其加以評審，以確保其在整個過程中包含階段性風險重估活動。在這些評審中，要辨識額外的風險，并更新應(yīng)變計劃。
公布最終項目文件，讓項目團隊能在項目整個過程中使用，以管理進度。
在設(shè)定項目基線時，要固定所有具體要求。要同時設(shè)定項目范圍和基線計劃，必須運用既定的變動流程，才能對兩者進行改變。
6、闡明變動控制程序
項目計劃被接受，具體要求固定下來后，要仔細考慮所有變動再加以最后確定。決策者簽署項目文件后，讓項目再出現(xiàn)未經(jīng)審核的變動是非常冒險的。雖然新信息始終圍繞技術(shù)項目流動，保持要求的穩(wěn)定性對項目成功至關(guān)重要。
未經(jīng)管理的變動會導(dǎo)致日程偏離和預(yù)算問題。有效的變動管理流程中，所有變動都被認為是不必要的，除非能證明必須變動。有效控制變動的另一項要求是確保負責變動流程的人員有權(quán)推行自己的決定。變動評審者必須在項目中有足夠的參與度，以有效了解變動可能產(chǎn)生的積極和消極影響。每個變動都要遵循提交、分析和處理流程，才能降低風險。