支比50%的超支更容易糾正，如果你不關(guān)注你的預(yù)算和重新預(yù)測，那么在你知道之前，10%的超支可能會變成50%的預(yù)算超支。通過頻繁的預(yù)算審查來維持項目的機會遠遠大于你預(yù)測一次并忘記的可能性。
正如項目的預(yù)算需要不斷重新調(diào)整以使其步入正軌一樣，項目的資源使用也是如此，因為參與項目工作的人員是造成其成本的原因。項目經(jīng)理應(yīng)該每周審查目前參與項目工作的人數(shù)和項目的未來資源需求。這樣做將確保你充分利用你所擁有的資源，并為項目的其余部分準備好正確的資源。定期重新審視資源預(yù)測將有助于保持項目預(yù)算的正常進行。范圍蔓延(Scope creep)是項目超支的主要原因之一。由于計劃外的工作進入你的項目，可收費的小時數(shù)和項目預(yù)算可能會失去控制。項目經(jīng)理必須通過為項目的初始要求中不涵蓋的工作創(chuàng)建變更單，仔細管理范圍。變更單授權(quán)項目的額外資金，以支付額外工作費用，從而使項目與新預(yù)算保持一致。
5、讓每個人都知情并負責
保持預(yù)算的重要部分是確保所有團隊成員也了解當前的預(yù)算狀況。讓項目團隊了解項目預(yù)算預(yù)測，一個知情的團隊才是擁有其項目所有權(quán)授權(quán)團隊。通過讓團隊了解預(yù)算狀況，他們將更有可能看到他們的項目費用，更不可能在你的項目中收取額外的“灰色地帶”工時——即他們知道他們?yōu)榇烁冻隽斯r，卻不清楚他們在為什么工作。
項目預(yù)算必須是項目的活生生的部分——你定期與你的團隊和利益相關(guān)者進行審查。項目經(jīng)理在項目的整個生命周期中仔細觀看預(yù)算將使利益相關(guān)者和管理人員感到高興，從而體驗更大的項目和事業(yè)成就感。