員一般包括全部或部分項目團隊成員、客戶和來自高層的項目負(fù)責(zé)人。項目狀態(tài)/評審會議應(yīng)定期召開。例如，內(nèi)部項目狀態(tài)/評審會議可每周召開一次。與客戶進行的項目狀態(tài)/評審會議可長一些，如每月或每季度召開一次。這應(yīng)根據(jù)項目的持續(xù)時間和合同要求而定。
項目狀態(tài)/評審會議的主要目的是：
介紹項目進展情況；
項目是否偏離進度計劃，若偏離，應(yīng)采取什么樣的措施；
說明造成進度偏離計劃的原因和如何在今后的工作中防止偏差；
匯報在項目執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)的問題及潛在的問題，如何解決所發(fā)現(xiàn)的問題及如何防止?jié)撛诘膯栴}發(fā)生；
應(yīng)引起客戶或項目負(fù)責(zé)人注意的事項，如客戶可能尚未簽署某一文件等。
在項目狀態(tài)/評審會議上，需要討論的主題有：
自上次會議以來所完成的工作，明確已實現(xiàn)的關(guān)鍵項目里程碑。
項目成本、進度和范圍情況：
進展情況：將工作完成情況與基準(zhǔn)計劃加以比較，工作完成情況必須是最新的;
預(yù)測：根據(jù)目前的進展情況和需要完成的項目任務(wù)，預(yù)測項目完工日期和項目完工成本，并將它們與項目目標(biāo)和基準(zhǔn)計劃進行比較;
差異：明確項目成本和進度的實際情況與基準(zhǔn)計劃的差異，差異可能是正的—如提前完成計劃，也可能是負(fù)的—如沒能按時完成計劃或超過預(yù)算，要找出造成負(fù)面差異的問題。
糾正措施：有些情況下，可以在項目狀態(tài)/評審會上提出糾正措施以獲得客戶或管理層的批準(zhǔn)，如獲得加班的授權(quán)，以便使項目趕上進度。在另外一些情況下，項目經(jīng)理要求單獨召開解決問題的會議，專門探討糾正措施。
四、解決問題會議
當(dāng)項目團隊成員在項目中發(fā)現(xiàn)問題或潛在問題時，項目經(jīng)理應(yīng)根據(jù)項目之初設(shè)立的準(zhǔn)則(根據(jù)問題的大小、可能對項目造成的影響等)來決定是否召集相關(guān)人員開一個問題解決會議。如需召開，項目經(jīng)理要決定會議應(yīng)由哪些人參加。這些問題不應(yīng)等到下一次項目狀態(tài)/評審會議解決。盡早地發(fā)現(xiàn)和解決問題對于項目的成功非常關(guān)鍵。
解決問題會議的內(nèi)容主要涉及采用一個好的解決問題的方法。
解決問題的方法包括以下幾個步驟：
描述問題；
找出并確定產(chǎn)生問題的原因；
找出可能解決的方案；
評價各個可行方案；
確定最佳解決方案；
修訂項目計劃，要注意解決；
方案對項目其他領(lǐng)域的影響；
實施解決方案；
確定問題是否得以解決。
除了每一種會議可以達(dá)到其特定目的外，通過這些會議，項目經(jīng)理還可以達(dá)到以下目的：
①提供機會改正、更新和增加項目團隊的知識，從而制定出更為準(zhǔn)確的成本和進度計劃及績效狀態(tài)報告。
②幫助團隊成員識別他們的個人努力方向，如何使他們的個人努力成為實現(xiàn)項目目標(biāo)的一部分，并了解他們的個人成功將如何增加團隊的成功。
③增加團隊成員對項目的承諾。當(dāng)團隊成員在會議中參與決策時，他們更有可能接受這些決定，并為之而努力。通常，人們反對某一決定，并非是因為決定內(nèi)容本身， 而是因為他們沒有被征詢有關(guān)決定的意見。此外，比起個人所做的決定，團隊決定更不容易被質(zhì)疑。木增加團隊的凝聚力，使人們感受到項目團隊的存在，并確實作為團隊一起工作。
④使項目團隊意識到，在管理當(dāng)前項目中，項目領(lǐng)導(dǎo)作用的存在。
⑤在特定環(huán)境下，為團隊成員提供一個展示他們在解決項目問題時的創(chuàng)造性。
在召開會議之前，項目經(jīng)理必須要定義會議目標(biāo)。這些目標(biāo)要具體、可測量、可實現(xiàn)和以結(jié)果為導(dǎo)向。項目經(jīng)理要明確所有項目團隊成員在會議中的角色，甚至輪換這些角色，以便每個成員都有機會得到鍛煉和獲得主持會議的經(jīng)驗。
五、項目會議的頻率
在項目會議的頻率與其潛在的利益之間，應(yīng)保持合理的平衡。會議的頻率與項目的生命周