他們不想被別人看成“閑人”時(shí)，他們也會變成項(xiàng)目相關(guān)方。這些人雖然成事不足，但敗事卻綽綽有余，殺傷力驚人，而且還可以不承擔(dān)責(zé)任，因?yàn)樗麄儺吘故恰伴e人”嘛。
我們可以從一個(gè)生活中的簡單例子來說明這個(gè)問題。大家試想一下，一個(gè)在居民小區(qū)收廢品的老漢是不是房地產(chǎn)公司售樓項(xiàng)目的相關(guān)方?從直觀上看，不是。但是，只要他想是，他就是。一天，有夫婦二人到該小區(qū)買房。在售樓人員的熱情介紹下，夫婦二人終于挑選了一個(gè)戶型、位置、價(jià)格都比較滿意的房子。
然而，就在他們回家取錢準(zhǔn)備成交時(shí)，意外出現(xiàn)了。收廢品的老漢在小區(qū)門口正和保安吵架，老漢高聲叫嚷：“不讓我進(jìn)去，好像我會偷東西似的。今年上半年你們小區(qū)已經(jīng)丟了四輛車了，這些車難道是我偷的?有本事把這些事管好，朝我們使勁算什么本事?”該夫婦聽到后打消了立刻成交的念頭，打算再了解了解情況，再比較比較。
盡管項(xiàng)目相關(guān)方很重要，但奇怪的是并沒有人提出系統(tǒng)的辦法將他們有效地識別出來。現(xiàn)有的文獻(xiàn)不是直接給出了相關(guān)方，就是提出了一些諸如頭腦風(fēng)暴法、專家建議法等不是辦法的辦法。根據(jù)我的體會，可以用一個(gè)三維模型來幫助人們識別項(xiàng)目相關(guān)方(見圖1)。
圖1 項(xiàng)目相關(guān)方識別的三維模型
在圖1中，過程維用以表明項(xiàng)目關(guān)方屬于哪個(gè)階段、哪個(gè)過程。項(xiàng)目相關(guān)方并不是一成不變的，他們會在項(xiàng)目的不同階段、不同過程中介入和退出，而且項(xiàng)目相關(guān)方也不會、不必要甚至不可能在項(xiàng)目啟動(dòng)階段都識別清楚。
劃分項(xiàng)目生命周期很重要的目的之一在于理清責(zé)任，不同階段相關(guān)方的責(zé)任不同，他們的角色和需求也不同。圖1中的任務(wù)維就是用來明確完成項(xiàng)目某階段、某流程中的某工作任務(wù)的活動(dòng)，這些活動(dòng)可以分為三大類：規(guī)劃活動(dòng)，即確定該干什么、如何干及該由誰干等管理工作;操作活動(dòng)，即負(fù)責(zé)實(shí)施規(guī)劃者提出的方案;維護(hù)活動(dòng)，即提供操作活動(dòng)需要的資源等。
活動(dòng)明確后，就需要對應(yīng)到組織，由于項(xiàng)目并不是要和整個(gè)組織打交道，而是要和其中具體的人打交道，因此，還是需要有組織再對應(yīng)到具體的、活生生的人才行。一般說來，對應(yīng)到組織較容易但對應(yīng)到具體的人較困難。在圖1的第三維即角色維中，將組織中與項(xiàng)目有關(guān)的人員分為5類，分別是信息傳遞者、決策者、影響者、實(shí)施者和受益者，其中容易被人忽視的是信息傳遞者和影響者。
信息傳遞者，是指能夠透露、傳遞信息的人，這種人盡管不一定屬于決策層，但經(jīng)常能夠見到他們?！度河分械氖Y干就是信息傳遞者。在現(xiàn)代社會中，領(lǐng)導(dǎo)的秘書、司機(jī)、辦公室主任等都是不可忽視的信息傳遞者，他們經(jīng)常也會轉(zhuǎn)化為影響者，這就是人們常說“領(lǐng)導(dǎo)身邊的人等同于領(lǐng)導(dǎo)”的原因。
影響者是指對決策起到重要影響的人員，他們可能是領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，如財(cái)務(wù)經(jīng)理、兒媳婦，也可能是表面上看不出有什么關(guān)系的人，如上面例子中的收廢品的老漢等。
2.如何清晰表達(dá)相關(guān)方的需求
識別出項(xiàng)目相關(guān)方后，就需要挖掘他們的期望并將其變?yōu)槊鞔_的需求，處理好不同相關(guān)方的需求之間存在的沖突，以及考慮在需求確定后仍然會產(chǎn)生的變更。本文主要討論前者，后兩者暫不討論。
相關(guān)方的期望往往表達(dá)不清，他們常常不是實(shí)施項(xiàng)目的專業(yè)人員，甚至他們的期望本身就會自相矛盾。在很多情況下，希望相關(guān)方能夠定義和表達(dá)清楚他們自己的需求是困難的。有經(jīng)驗(yàn)的人都知道，夫婦二人一起逛商店時(shí)經(jīng)常會發(fā)生矛盾，妻子在前面發(fā)狂地走，丈夫在后面走得發(fā)狂，因?yàn)榫烤故裁床攀瞧拮有枰囊路?，她自己也未必清楚。這