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如何做好項目工作分解與計劃?

2015/1/27 11:43:11 |  6257次閱讀 |  來源:網(wǎng)友轉(zhuǎn)載   【已有0條評論】發(fā)表評論

許許多多的項目管理培訓(xùn),也總是告訴項目經(jīng)理要具備這樣那樣的素質(zhì)和能力,包括溝通能力,項目團(tuán)隊建設(shè)及人力資源管理能力,領(lǐng)導(dǎo)能力,等等,要求高而全,更多的項目經(jīng)理在無所適從中選擇了從自身優(yōu)勢出發(fā),如行業(yè)知識不多或技術(shù)能力不強的,就更多地看重溝通能力,認(rèn)為通過良好溝通就可以搞好項目,技術(shù)能力強的就更多地關(guān)注技術(shù)問題,以技術(shù)語言組織項目,不能站在客戶角度或使用客戶容易理解的語言進(jìn)行溝通。

我們經(jīng)常遇見這樣的一些情況:在系統(tǒng)集成實際工作中,遇到過這樣的項目經(jīng)理,他們溝通能力很強,有親和力,特別能夠與客戶保持很好的關(guān)系,但仔細(xì)分析,發(fā)現(xiàn)他們在項目執(zhí)行中實際上沒有細(xì)致的分解和計劃,往往以客戶關(guān)系為導(dǎo)向,以一些關(guān)鍵時間點為監(jiān)控點,進(jìn)行粗放的項目管理,經(jīng)常還會以自己巧妙的溝通而自喜;也遇到過這樣的項目經(jīng)理,他們技術(shù)能力很強,有一定的計劃和組織能力,但是他們的計劃往往太側(cè)重于技術(shù)方面,不能為客戶理解,得不到客戶的認(rèn)可和支持,執(zhí)行項目困難重重。

  這些情況都存在一個問題,就是沒有做好項目的計劃。

  1、計劃的重要性

  其實,在PMBOK中,對于項目計劃過程及重要性描述的很清楚,只是許多人在工作中忽略了,沒有按照項目管理的過程管理和組織項目,而是繼續(xù)沿用自己的經(jīng)驗。

  沒有全面細(xì)致的計劃,僅有里程碑式的粗略計劃,不足以以此指導(dǎo)項目執(zhí)行和控制,對項目的進(jìn)度情況難以判斷;

  計劃不細(xì)致,不全面,資源難以落實,成本不易控制,溝通也只能停留在表面問題上,更多的是發(fā)現(xiàn)問題時才知道溝通什么。往往會使項目經(jīng)理疲于應(yīng)付。

  2、如何編制計劃

  在實際的項目管理過程中,可以按照下面的步驟編制項目計劃。

  首先明確項目的目標(biāo)和要求。對目標(biāo)和要求的理解及描述不能只站在自己一方,而要關(guān)注用戶的立場,與用戶的需求掛起鉤來,才能很好地與用戶溝通并達(dá)成一致。同時,要搞清楚完成項目目標(biāo)給定了哪些條件。

  第二步,根據(jù)項目的目標(biāo)和要求,確定項目的工作范圍及不在范圍內(nèi)的工作。工作范圍的確定需要用到WBS,即工作分解結(jié)構(gòu),對于工作范圍定義來說,分解到工作包即可。

  第三步,根據(jù)工作范圍定義,繼續(xù)分解完成各工作包需要的活動,根據(jù)活動間的關(guān)系排出活動先后順序,估計活動所需時間,確定活動需要的資源,即可作出項目時間進(jìn)度計劃。同時,也可編制出初步的資源計劃;

  第四步,有了進(jìn)度計劃和資源計劃,根據(jù)完成項目活動所需資源情況,即可進(jìn)行費用預(yù)算和分配,得到項目費用計劃;

  第五步,根據(jù)進(jìn)度計劃,資源計劃以及費用計劃,可以確定哪些資源滿足,哪些資源需要通過采購而取得,哪些資源采購更合算,什么時候需要什么資源,從而得到項目采購計劃。

  第六步,需要考慮項目風(fēng)險,項目的風(fēng)險管理主要有風(fēng)險識別,分析和應(yīng)對,首要的是風(fēng)險識別,風(fēng)險識別實際上是對照項目的目標(biāo)和工作范圍,找出影響目標(biāo)完成的可能因素,然后再分析這些因素發(fā)生的可能性及影響程度,最后,制定出應(yīng)對計劃。

  第七步,編制質(zhì)量計劃和溝通計劃;

  第八步,將以上計劃整合,平衡資源和其他因素,形成項目整體計劃。

  3、如何進(jìn)行工作分解

  遵循以上步驟,可以編制出項目整體計劃,這個項目計劃涉及到PMBOK所講到的九大知識領(lǐng)域,可以說,這個計劃夠全面了。但是,這個計劃是否能夠細(xì)致而全面,有一個前提條件,就是工作分解能力。層次不清,分解不細(xì),該想到的沒想到,出來的計劃可想而知。

  有效的工作分解應(yīng)該注意以下三點:

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