項目啟動會議將首次公布項目計劃，這在很大程度上決定了項目是否能夠圓滿完成。項目啟動會議一旦完成，應(yīng)確保項目團(tuán)隊中的所有成員均達(dá)成共識、目標(biāo)一致。如果沒有很好的準(zhǔn)備項目啟動會議，則會從一開始就給項目的順利進(jìn)行埋下隱患。會前的準(zhǔn)備工作決定了項目啟動會議能否取得良好的效果。
第一步：明確項目目標(biāo)和最終交付成果明確這些問題將有助于確定項目的人員配置和項目計劃，把它們寫下來，然后和項目所有者進(jìn)行確認(rèn)。
第二步：明確項目團(tuán)隊成員及其責(zé)任項目的規(guī)模、復(fù)雜性和具體類型決定了完成項目所需要的資源。確保項目運(yùn)行所必需的資源包括4個主要類別：運(yùn)行、行政輔助、管理、技術(shù)。
制定一個項目團(tuán)隊成員聯(lián)絡(luò)表，包括以下幾項：姓名、職責(zé)、部門、位置、電話號碼、傳真號碼、電子郵件地址。這個聯(lián)絡(luò)表隨后將發(fā)給團(tuán)隊各成員。
第三步：制定項目假設(shè)清單項目團(tuán)隊成員必須要清楚地知道關(guān)于項目的主要假設(shè)。例如，要說明這樣一條假設(shè)：由項目經(jīng)理選擇的團(tuán)隊成員，一旦確定參與項目，就要確保項目的成功完成。這條假設(shè)意味著，團(tuán)隊成員的首要職責(zé)是完成項目分配的任務(wù)，他們必須嚴(yán)格履行職責(zé)以確保項目的成功完成。
第四步：制定初步項目計劃提前制定項目計劃，確定要完成的任務(wù)、具體職責(zé)以及時間進(jìn)度安排，這樣會節(jié)省許多時間。制定計劃的整個過程將有助于確認(rèn)是否有運(yùn)行項目所需的全部資源，發(fā)現(xiàn)潛在的風(fēng)險，確定具體任務(wù)和重要環(huán)節(jié)的時間進(jìn)度。
用你需要的一切資源來完成初步項目計劃的制定。確保在進(jìn)行項目啟動會議時，已經(jīng)擬定了初步的項目計劃。這樣做將會節(jié)省時間，并且項目也會更快地運(yùn)行起來。
要知道此時項目計劃并不是就完全確定了。事實(shí)上，項目計劃也不該被定死，直至開了項目啟動會議，這個計劃也僅僅是個公布的草案。一旦組建好團(tuán)隊并分派了明確的職責(zé)，應(yīng)當(dāng)讓團(tuán)隊成員確認(rèn)各自的任務(wù)職責(zé)，以及合理、完整并且準(zhǔn)確的時間安排。到第一次項目進(jìn)展會議時，項目計劃會更加確定。
第五步：確定取得成功的關(guān)鍵要素項目團(tuán)隊中的每個成員都必須清楚地知道項目取得成功的要素?；ㄐr間來確定取得成功所需的因素，并用特定的術(shù)語給出明確的定義，和項目所有者確認(rèn)這些關(guān)鍵因素。
第六步：制定項目啟動會議的時間安排項目團(tuán)隊的所有成員都要參加項目啟動會議，這點(diǎn)十分重要。與每個成員溝通會議的首選及備選時間和日期。確保即使有人當(dāng)時不在辦公室，但他也能通過電話參與會議。
你在這一步的目標(biāo)就是召集整個項目團(tuán)隊，力求所有成員在項目開始時能接收到相同的信息。通知所有成員在會前某一天領(lǐng)取會議材料，并仔細(xì)閱讀材料為會議做準(zhǔn)備。
一旦確定會議的時間和日期，就立刻去預(yù)訂會議室以及會議所需的電話支持系統(tǒng)等設(shè)備。
第七步：給團(tuán)隊全體成員發(fā)放項目啟動會議材料在指定的日期，給團(tuán)隊中的每個成員發(fā)一份項目啟動會議的材料，包括會議時間和日期、項目團(tuán)隊成員聯(lián)絡(luò)表、會議議程和會議電話號碼、初步項目計劃。
讓每個人都仔細(xì)閱讀項目計劃，并指出項目啟動會議上將做進(jìn)一步討論，每個人務(wù)必事先了解計劃中與自己有關(guān)的部分。此外，說明會上將有專門的提問時間用于解答任何疑問。
第八步：明確關(guān)鍵問題及相關(guān)因素在項目啟動會議前再回顧一下項目計劃，在那些需要在會上強(qiáng)調(diào)的地方做標(biāo)記。相關(guān)的因素包括潛在的瓶頸、有重大影響的問題、風(fēng)險區(qū)域等。
項目啟動會議是給團(tuán)隊鼓舞士氣、建立以完成任務(wù)為共同目標(biāo)的最佳時機(jī)。優(yōu)秀的項目啟動會議源自于精心的策劃。在完成了有關(guān)項目的準(zhǔn)備工作后，需要策劃一個有效的會議。