時間,既意味著機會,又意味著成本。進度的加快,很大程度上直接表現(xiàn)為生產(chǎn)力的提高。一個項目能否在預定的時間里完成,就成為項目管理所要追求的重要目標之一。一個客戶關系信息系統(tǒng)項目,提前一天投入使用,就意味著客戶能更便利地享受產(chǎn)品和服務,從而對我們產(chǎn)生比競爭對手更加良好的預期,帶來更多的利潤。一個電廠的建設項目,能提早一天發(fā)電,就意味著能提前一天支付貸款的利息,還意味著能提前一天收取電力的利潤;
由于制定進度計劃的工具主要是甘特圖和網(wǎng)絡圖(包括cpm/ pert ,關鍵路徑法和計劃評審技術) ,所以很多人一想到進度管理就是繪制甘特圖或網(wǎng)絡圖,而對其他影響項目進度的因素反而忽視了。許多項目經(jīng)理出現(xiàn)了不學項目管理,還有很多解決的辦法,學了項目管理,反而只知甘特圖和網(wǎng)絡圖的局面。甘特圖和網(wǎng)絡圖等工具是項目時間管理的硬技巧,容易被接受和應用,而項目協(xié)調、需求調研的方法、團隊磨合時間等軟技巧就容易被大家忽視,而這些軟技巧所起到的作用是非常大的。本文就試圖從這些方面來探討影響項目進度的若干軟因素。
一、進度應與項目范圍、成本、質量、采購協(xié)調
美國項目管理學會(pmi) 的最大貢獻就是將項目管理規(guī)范為九大知識體系:項目整體管理、項目范圍管理、項目進度管理、項目成本管理、項目質量管理、項目人力資源管理、項目溝通管理、項目風險管理、項目采購管理。其中,項目整體管理從本質上講,就是從全局的觀點出發(fā),以項目全體利益最大化作為目標,以項目各專項管理的協(xié)調和統(tǒng)一為主要內容,所開展的綜合性管理過程。
我們開展項目管理就要有項目管理的觀念,就要有項目各要素、項目各專項管理進行綜合、協(xié)調和集成的觀念。
首先,項目范圍會影響項目進度。一般來講(指假設其他要素不變,下同) ,項目范圍越大,項目所要完成的任務越多,項目耗時越長;反過來,項目范圍越少,項目所要完成的任務越少,項目耗時越短。那么,如果我們項目進度很緊張,或者進度拖延非常嚴重,我們就可以考慮與客戶討論,是否能夠將范圍進行收縮。如果客戶同意縮小范圍,那么進度就能得到有效的縮短。
同樣地,項目成本、質量也都會影響進度。一般來講,追加成本,可以增加更多的資源,比如設備和人力,從而使某些工作能夠并行完成或者加班完成。當然,進度與成本不是線性替代關系,成本增加的速度一般都比進度縮短的速度高。
最后,如果項目不能按進度完成,可以考慮有些原定項目組內部自己完成任務是否可以外包出去,這就是項目采購管理與進度管理的協(xié)調內容之一。當然,采用分包,有時會增大項目的風險,特別是供應商未經(jīng)過認真評估時。
從上面的論述可以知道,縮小項目范圍、降低項目質量、借用采購資源的分包,以及追加項目成本都可以有效地縮短項目的進度。對于進度是第一約束的項目,上述專項管理之間協(xié)調的觀念是非常重要的。顯然,在考慮進度縮減時,可以整體考慮上述各專項管理之間協(xié)調,也即砍掉部分任務、降低部分任務的質量、分包部分任務、追加部分任務的成本。當然,其中的“部分任務”是需要項目組認真分析的。
二、正確的需求調研方法有助于加快進度
不管哪類項目,在立項之初,都需要對項目最終用戶的需求作充分的調研和分析。很多項目組一想到需求調研,就馬上想到與用戶訪談。并且項目一開始,就開始與用戶進行面對面的訪談。 但是訪談作為項目組采用的第一種方法并不好。
一般來講,項目承建方不一定十分了解用戶的業(yè)務術語,這一點在信息化項目中尤為普遍。這樣,在訪談的過程中,用戶講到的一些術語有可能被忽略,因為問得太