在活動項目管理中，應著重考慮長期的財政效果。首次慶典活動的資金缺口被分攤到未來的節(jié)日慶典活動中，但總體上講，財務管理的目的是要在當時抵消所有的支出花費。
并非所有的活動項目都是以贏利為目的的。例如：作為新產(chǎn)品，一款新品牌的香水其產(chǎn)品促銷活動是主要市場運營活動中的一部分。目的是通過銷售取得長期收益。香水制造公司要承擔舉辦活動的各項支出。
同樣，聚會和慶典的支出通常是由客戶支付的?；顒禹椖抗芾砉緦τ诨顒禹椖控攧盏牧夹怨芾砟鼙ＷC在活動初始向客戶提供的支出報價至少能抵消舉辦活動所導致的各項支出費用，同時還可能為公司創(chuàng)利!在其他情況下，入場券及各項銷售(如產(chǎn)品出售)收入能在抵消支出后獲利，因而為活動組織者或投資方帶來利潤。
對于一個活動項目財務管理的第一步是弄清以下問題：
1、舉辦活動項目的目的是否是為了盈利?
許多活動項目的舉辦帶有廣泛的目的性，但卻不包含盈利行為。例如，在街道上舉行的游藝或音樂節(jié)是免費向公眾推出的，其成本是由政府機構和域贊助商承擔的。通常由行業(yè)和個人提供相關產(chǎn)品和服務來幫助活動項目的正常進行。這使得準確計算活動項目的成本成為一件不容易的事情。然而，應指出的是所有其他支出都應得到相關的批準并記錄在案。如果一個活動項目的目的是為慈善機構募捐，就應首先制定目標，活動項目的支出和得到的款項都應明細分列。
2、活動項目的成本如何?
在上列募捐或其他任何非贏利的活動中，應著重計算活動項目的成本并跟蹤審視活動項目的實際支出。在任何活動項目中，易手的資金必須有詳細的記錄。在大多數(shù)情況下，財務記錄必須有審計的過程。支出或成本的費用包括上繳的費用、傭金、廣告、保險等。
3、什么是收入的來源?
一般情況下，收入源自出售入場券或收取參展費用?；顒禹椖康纳唐蜂N售也是收入的來源。這類商品包括運動衫、帽子等物品，可通過活動組織者出售也可通過零售商出售，活動項目組織者根據(jù)銷售額收取一定百分比的費用。這種計劃有時在餐飲銷售中被廣泛使用。
如何計算入場券的銷售與保本點的比例關系?這是一個棘手的問題，從本質上講，這取決于兩個方面，是采用大場地、多觀眾和低價的方法還是采用小場地、觀眾數(shù)少和高價位的方法?本章后面將更為詳細地討論這一議題。
4、需要哪些控制體系確保不發(fā)生欺騙行為?
所有行業(yè)都應各自負起責任并建立必要的體系，確保資金的正確流向。相關的體系和步驟能保證每一項資金交易都有案可查，所有支出都經(jīng)過批準，包括付款、現(xiàn)金操作、支付稅金等事宜?；顒禹椖慨斕斓默F(xiàn)金管理體系往往并未到位，因此通常會發(fā)生收銀機被開啟，員工不打借條而拿取零錢以及現(xiàn)金袋被隨便亂放。這些明顯是不應發(fā)生的事情。
5、如何履行法律和稅收義務?
雇用正式合格的財務人員能保證你的行業(yè)賬目準確并能符合法律要求。
6、現(xiàn)金流動的情況如何?
活動項目極具特色，因為在大多情況下，只是在活動項目舉辦的當天才能得到收入。這意味著所有諸如工資、辦公室支出和上繳費用的成本支出必須預先從現(xiàn)有基金中支出。
當入場券早在活動項目舉辦之前就提前售出時，如同大型音樂會的操辦方式，公司則處于令人十分羨慕的地位，因為這樣可使其從收人中支付費用，而且還能在債務到期前收取這筆資金的利息。但很少有活動項目被列入這類部門之中。根據(jù)上述原因，現(xiàn)金流動計劃是活動項目計劃過程中基本的步驟。
7、預算
制定預算是計劃初始階段的一個組
成部分。預算包括預期的收入和支出，根據(jù)這兩項得出活動項目預計的純收入。預算本身是一項計劃，它根據(jù)所有合同簽約商和供應商的準確報價而形成，同時還根據(jù)認真的調研來保證每項任務活動的支出都記錄在案。
它向人們提供了批準支出的原則并確?；顒禹椖康呢攧崭鞣矫娑疾饺苏?。預算是活動項目建議的組成部分或是活動項目管理方與客戶之間的引證基礎。