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淺談項目管理中的時間管理

2012/5/11 15:12:41 |  17701次閱讀 |  來源:網(wǎng)友轉(zhuǎn)載   【已有0條評論】發(fā)表評論

現(xiàn)在,我們必須給予時間管理以應有的重視。因為在過去,在組織的視線中,沒有時間管理,當然思維中也沒有。時間管理被認為是個人問題,個人應自己去進行時間管理,自己去發(fā)展時間管理技能。

我們可以說,時間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略、創(chuàng)新、領導力這些看似更為炫目的管理議題,甚至更為重要。 不論戰(zhàn)略、創(chuàng)新、運營都需要由人去做,也就是說,投入他們的時間和精力。對于管理者和專業(yè)人士來說,最大的約束就是時間,他們只有那么多時間。通常,我們沒法通過雇傭更多的人來獲得更多的時間。管理層如果太多的話,他們可能會相互妨礙工作,因而不得不花大量的時間去處理摩擦與沖突,管理層太多也會阻礙信息的流通。

  瓶頸管理理論認為,改善績效的最佳方法不是改進每個環(huán)節(jié)、每個步驟,而是改進“瓶頸”(最大的約束因素),因為系統(tǒng)的整體績效取決于瓶頸。時間正是管理者和專業(yè)人士最大的約束因素,更重要的是,過分忙碌的管理者和專業(yè)人士可能陷入精疲力竭的狀態(tài),可能忙得沒有時間思考,可能失去工作與生活的平衡……這些都可能最終導致嚴重的問題——失去他們,離開或變得“無能”。

  對于專業(yè)人士來說,更多的人意味著更多的溝通成本,在人數(shù)超過一個很小的數(shù)目時,就變得弊大于利了。工廠可以雇傭更多的工人來增加產(chǎn)量,數(shù)量可以是幾千甚至上萬,但對于軟件開發(fā)團隊、咨詢項目團隊,十個人幾乎已經(jīng)是團隊規(guī)模的極限(這里指的是為完成一個具體任務一起工作的團隊)。

  在過去,在組織的視線中,沒有時間管理,當然思維中也沒有。時間管理被認為是個人問題,個人應自己去進行時間管理,自己去發(fā)展時間管理技能。在現(xiàn)在,“除了任務目標之外,讓知識工作者自己決定有關工作的一切”這一趨勢更使得組織放棄自己在時間管理上的職責。組織至多是在任務分配時會考慮一下每個人的時間應用情況,這不僅和戰(zhàn)略無關,甚至被認為是最低層次的問題。對于技術知識、管理技能,組織從未持這樣的看法。在這些方面,它們采用內(nèi)部培訓、輔導制度(coach)、派員工參加外部課程等方式幫助員工提升自身能力。瓶頸管理理論認為,改善績效的最佳方法不是改進每個環(huán)節(jié)、每個步驟,而是改進“瓶頸”(最大的約束因素),因為系統(tǒng)的整體績效取決于瓶頸。時間正是管理者和專業(yè)人士最大的約束因素,更重要的是,過分忙碌的管理者和專業(yè)人士可能陷入精疲力竭的狀態(tài),可能忙得沒有時間思考,可能失去工作與生活的平衡……這些都可能最終導致嚴重的問題——失去他們,離開或變得“無能”。

  那么,我們應該如何進行時間管理呢?

   給予應有的重要地位,時間管理就已經(jīng)解決了一半。接下來,我們不是討論具體工具和細節(jié),而是關注時間管理的一個重要前提準備與三個關鍵問題。實際上,由于時間管理是一個每天都要進行的活動,復雜的工具只會讓人們在短暫的使用之后放棄。瓶頸管理的提出者高德拉特對所有復雜的解決方案都心存懷疑:“復雜的解決方法是行不通的?!敝挥兄边_問題核心,也就是聚焦于關鍵問題,才能進行有效的時間管理。時間管理的一個重要準備任務是“了解你的時間是怎么花掉的”。為什么要這樣做不需解釋,但它可能會被認為是一個非常簡單的任務,認為簡單回想一下就可以了。需要強調(diào)它的原因正在于此,對于這個問題,我們的“想象”和“現(xiàn)實”常常有很大的差異,甚至完全不同。

  找出最重要的一件事,然后去做。有個比較接近的通俗化說法是,“重要的事先做”(First Thing First)。在今年7月份的《哈佛商業(yè)評論》上,德魯克在最新的一篇文章以他96年的豐富經(jīng)歷非??隙ǖ卣f:“我還沒有碰到過哪位經(jīng)理人可以同時處理兩個以上的

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