項目溝通管理就是要保證項目信息及時、正確的提取、收集、傳播、存儲以及最終進行處置，保證項目團隊內(nèi)部的信息暢通。團隊內(nèi)部信息的溝通直接關系到團隊的目標、功能和組織結(jié)構(gòu)，對于項目的成功有著重要的意義。
實施的黑龍江省 XXX 灌區(qū)系統(tǒng)集成項目中客戶在檢查項目階 段成果時，指出曾經(jīng)要求的某個產(chǎn)品特性沒有包含在其中，并且抱怨說早就以口頭的方式反映給了項目組的成員，糟糕的作為項目經(jīng)理卻一無所知，而那位成員解釋說把這點忘什么是項目的溝通管理記了上面的問題到底出在哪兒呢 ? 其實很簡單，就兩個字 - 溝通。溝通途徑不對導致信息沒有到達目的地。心有靈犀一點通可能只是一種文學描繪出的美妙境界。實際生活中，文化背景、工作背景、技術背景可以造成人們對同一事件理解方式偏差很大。
項目中，溝通是不可忽視。項目經(jīng)理最重要的工作之一就是溝通，通?；ㄔ谶@方面的時間應該占到全部工作的75%或90%良好的交流才能獲取足夠的信息、發(fā)現(xiàn)潛在問題、控制好項目的各個方面。
一、項目溝通管理的定義及特征
項目溝通管理，就是為了確保項目信息合理收集和傳輸，以及最終處理所需實施的一系列過程。
項目溝通管理具有以下特征：
l 復雜：每一個項目的建立都與大量的公司、企業(yè)、居民、政府機構(gòu)等密切相關。另外，大部分項目都是由特意為其建立的項目團隊進行實施的具有臨時性。因此，項目溝通管理必須協(xié)調(diào)各部門以及部門與部門之間的關系，以確保項目順利實施。
2 系統(tǒng)：項目是開放的復雜系統(tǒng)。項目的確立將或全部或局部的涉及到社會政治、經(jīng)濟、文化等諸多方面，對生態(tài)環(huán)境、能源將產(chǎn)生或大或小的影響，這就決定了項目溝通管理應從整體利益出發(fā)，運用系統(tǒng)的思想和分析方法，全過程、全方位地進行有效的管理。
二、項目溝通管理的重要性
對于項目來說，要科學的組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項目的實施過程，就必須進行信息溝通。沒有良好的信息溝通，對項目的發(fā)展和人際關系的改善，都會存在著制約作用。具體來說，主要有以下幾方面的作用：
l 決策和計劃的基礎。項目班子要想做出正確的決策，必須以準確、完整、及時的信息作為基礎。
2 組織和控制管理過程的依據(jù)和手段。只有通過信息溝通，掌握項目班子內(nèi)的各方面情況，才能為科學管理提供依據(jù)，才能有效地提高項目班子的組織效能。
3 建立和改善人際關系是必不可少的條件。信息溝通，意見交流，將許多獨立的個人、團體、組織貫通起來，成為一個整體。暢通的信息溝通，可以減少人與人的沖突：改善人與人，人與班子之間的關系。
4 項目經(jīng)理成功領導的重要手段。項目經(jīng)理是通過各種途徑將意圖傳遞給下級人員并使下級人員理解和執(zhí)行。如果溝通不暢，下級人員就不能正確理解和執(zhí)行領導意圖，項目就不能按經(jīng)理的意圖進行，最終導致項目混亂甚至項目失敗。
三、兩條關鍵原則
項目中，很多人也知道去溝通，可效果卻不明顯，似乎總是不到位，由此引起的問題也層出不窮。其實要達到有效的溝通有很多要點和原則需要掌握，盡早溝通、主動溝通就是其中的兩個原則，實踐證明它非常關鍵。
山東臨沂 XXX 灌區(qū)系統(tǒng)集成項目中，由于我做項目經(jīng)理在溝通方面掌握得不好，檢查團隊成員的工作時松時緊，工期快到和大家一溝通才發(fā)現(xiàn)進度比想象慢得多，以后的工作自然很被動。
盡早溝通要求項目經(jīng)理要有前瞻性，定期和項目成員建立溝通，不僅容易發(fā)現(xiàn)當前存在問題，很多潛在問題也能暴露出來。項目中出現(xiàn)問題并不可怕，可怕的問題沒被發(fā)現(xiàn)。溝通得越晚，暴露得越遲，帶來的損失越大。
溝通是人與人之間交流的方式。主動溝通說到底是對溝通的一種態(tài)度。項目中，極力提倡主動溝通，尤其是當已經(jīng)明確了必須要去溝通的時候。