你受指派負(fù)責(zé)一個項(xiàng)目，過去你沒有這樣的經(jīng)驗(yàn)，你的專業(yè)知識也和項(xiàng)目內(nèi)容沒有太大的關(guān)系。究竟如何才能確保這個項(xiàng)目成功推動?
你被指派負(fù)責(zé)一項(xiàng)具高度挑戰(zhàn)的項(xiàng)目，可能是負(fù)責(zé)一宗購并案、推出新產(chǎn)品，或執(zhí)行新的績效評估系統(tǒng)等。不論你負(fù)責(zé)的是哪一類項(xiàng)目，都得在有限的時間與預(yù)算下，扛起為企業(yè)節(jié)省成本、創(chuàng)造利潤的目標(biāo)。
然而，身為一名項(xiàng)目經(jīng)理人，過去你可能沒有任何類似的經(jīng)驗(yàn)，而你的專業(yè)知識也與所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目相去甚遠(yuǎn)。在這樣的情況下，你如何成功推動項(xiàng)目?
在去年出版的「項(xiàng)目管理ΜBA」(The Project Managers MBA)一書中，作者科漢(Dennis J. Cohen)與葛拉漢(Robert J. Graham)指出，成功的項(xiàng)目經(jīng)理人需要具備幾項(xiàng)重要的知識與技能，其中包含了解企業(yè)策略、如何提升項(xiàng)目成效、了解顧客等;另外，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)將項(xiàng)目視為一個新創(chuàng)事業(yè)，將自己的角色轉(zhuǎn)換成一名創(chuàng)業(yè)家，了解企業(yè)如何為股東、顧客與企業(yè)本身創(chuàng)造價值。
首先，在推動項(xiàng)目之前，項(xiàng)目經(jīng)理必須先了解企業(yè)策略，讓項(xiàng)目和企業(yè)策略結(jié)合。
企業(yè)策略如同方向盤，讓項(xiàng)目的推行有焦點(diǎn)，不致偏離軌道。舉例來說，如果企業(yè)的策略著重在強(qiáng)化產(chǎn)品龍頭地位，新產(chǎn)品研發(fā)的項(xiàng)目就不會把焦點(diǎn)集中于顧客服務(wù)，而會把目標(biāo)放在產(chǎn)品的創(chuàng)新與速度上。如果項(xiàng)目經(jīng)理人不了解企業(yè)策略，很容易就會將項(xiàng)目導(dǎo)入與企業(yè)策略相反的方向，最后徒勞無功。
企業(yè)策略大致有三類：建立顧客親密關(guān)系、卓越營運(yùn)，與產(chǎn)品領(lǐng)導(dǎo)。企業(yè)應(yīng)特別強(qiáng)化其中一類，但是在其余兩類也要達(dá)到產(chǎn)業(yè)一般水準(zhǔn)。例如，以卓越營運(yùn)為企業(yè)目標(biāo)的企業(yè)，講求的是效率與數(shù)量。麥當(dāng)勞就是其中的范例。全球麥當(dāng)勞幾乎都一模一樣，顧客不論走到哪里，都可以有相同的期待;著重于產(chǎn)品領(lǐng)導(dǎo)的企業(yè)，它的目標(biāo)顧客則是創(chuàng)新的擁護(hù)者，因此他們會要求，產(chǎn)品要最好、最新的。當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理人清楚公司的策略，在推動項(xiàng)目的過程才不會偏離軌道，追求和公司不一樣的方向，導(dǎo)致事倍功半。
其次，如何提升項(xiàng)目的成效?在回答這個問題之前，先要從評估的標(biāo)準(zhǔn)著手。一般而言，項(xiàng)目成效評估的重點(diǎn)有三：項(xiàng)目推行的速度、品質(zhì)，以及它所產(chǎn)生的價值。
通常，一個項(xiàng)目從概念形成到項(xiàng)目結(jié)束，稱為項(xiàng)目循環(huán)時間(project cycle time)，這個時間愈短，企業(yè)就愈快享有項(xiàng)目產(chǎn)生的價值，投資也愈快得到回收。因此，縮短項(xiàng)目循環(huán)時間，可以為企業(yè)增加現(xiàn)金流量、減少項(xiàng)目投資，同時增加經(jīng)濟(jì)價值。然而，如何在控制成本的同時，又兼顧品質(zhì)及縮短項(xiàng)目循環(huán)時間?以下有六個原則可供參考：
一、 選派訓(xùn)練有素的項(xiàng)目經(jīng)理人
選擇項(xiàng)目經(jīng)理人時，不可以因?yàn)樗羌夹g(shù)背景出身，就委派他為項(xiàng)目經(jīng)理人。項(xiàng)目經(jīng)理人必須充滿熱忱，受過訓(xùn)練，因?yàn)樗獮轫?xiàng)目成敗負(fù)責(zé)。
二、 迅速建立標(biāo)準(zhǔn)程序
建立項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)程序的速度要快，但不需要完善。不完善的標(biāo)準(zhǔn)程序可以讓問題凸顯出來，進(jìn)而加速形成解決問題的方案。
三、 組織核心團(tuán)隊(duì)
項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該由跨部門的人員組成。由于團(tuán)隊(duì)成員來自不同的部門，因此當(dāng)問題發(fā)生時，可以獲得不同部門的意見和奧援，有效解決問題。同時應(yīng)該注意的是，項(xiàng)目成員還應(yīng)該包含終端使用者或顧客。核心成員必須有始有終地參與。
四、 確保團(tuán)隊(duì)成員全職負(fù)責(zé)項(xiàng)目
為了加速項(xiàng)目的完成，團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該一次只負(fù)責(zé)一項(xiàng)項(xiàng)目，避免同時負(fù)責(zé)多項(xiàng)項(xiàng)目，削弱力量。
五、 團(tuán)隊(duì)成員最好避免分處各地
團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該在同一個區(qū)域工作，彼此的溝通協(xié)調(diào)較容易。
六、 高階主管的支持
項(xiàng)目失敗通常是因?yàn)楦唠A主管沒有參與。項(xiàng)目一旦開始推行，高階主