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項(xiàng)目管理的成功方程式 控制成本六大原則

2011/1/17 13:01:11 |  4971次閱讀 |  來源:項(xiàng)目管理者聯(lián)盟   【已有0條評論】發(fā)表評論

你受指派負(fù)責(zé)一個項(xiàng)目,過去你沒有這樣的經(jīng)驗(yàn),你的專業(yè)知識也和項(xiàng)目內(nèi)容沒有太大的關(guān)系。究竟如何才能確保這個項(xiàng)目成功推動?

你被指派負(fù)責(zé)一項(xiàng)具高度挑戰(zhàn)的項(xiàng)目,可能是負(fù)責(zé)一宗購并案、推出新產(chǎn)品,或執(zhí)行新的績效評估系統(tǒng)等。不論你負(fù)責(zé)的是哪一類項(xiàng)目,都得在有限的時間與預(yù)算下,扛起為企業(yè)節(jié)省成本、創(chuàng)造利潤的目標(biāo)。

然而,身為一名項(xiàng)目經(jīng)理人,過去你可能沒有任何類似的經(jīng)驗(yàn),而你的專業(yè)知識也與所負(fù)責(zé)的項(xiàng)目相去甚遠(yuǎn)。在這樣的情況下,你如何成功推動項(xiàng)目?

在去年出版的「項(xiàng)目管理ΜBA」(The Project Managers MBA)一書中,作者科漢(Dennis J. Cohen)與葛拉漢(Robert J. Graham)指出,成功的項(xiàng)目經(jīng)理人需要具備幾項(xiàng)重要的知識與技能,其中包含了解企業(yè)策略、如何提升項(xiàng)目成效、了解顧客等;另外,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)將項(xiàng)目視為一個新創(chuàng)事業(yè),將自己的角色轉(zhuǎn)換成一名創(chuàng)業(yè)家,了解企業(yè)如何為股東、顧客與企業(yè)本身創(chuàng)造價值。

首先,在推動項(xiàng)目之前,項(xiàng)目經(jīng)理必須先了解企業(yè)策略,讓項(xiàng)目和企業(yè)策略結(jié)合。

企業(yè)策略如同方向盤,讓項(xiàng)目的推行有焦點(diǎn),不致偏離軌道。舉例來說,如果企業(yè)的策略著重在強(qiáng)化產(chǎn)品龍頭地位,新產(chǎn)品研發(fā)的項(xiàng)目就不會把焦點(diǎn)集中于顧客服務(wù),而會把目標(biāo)放在產(chǎn)品的創(chuàng)新與速度上。如果項(xiàng)目經(jīng)理人不了解企業(yè)策略,很容易就會將項(xiàng)目導(dǎo)入與企業(yè)策略相反的方向,最后徒勞無功。

企業(yè)策略大致有三類:建立顧客親密關(guān)系、卓越營運(yùn),與產(chǎn)品領(lǐng)導(dǎo)。企業(yè)應(yīng)特別強(qiáng)化其中一類,但是在其余兩類也要達(dá)到產(chǎn)業(yè)一般水準(zhǔn)。例如,以卓越營運(yùn)為企業(yè)目標(biāo)的企業(yè),講求的是效率與數(shù)量。麥當(dāng)勞就是其中的范例。全球麥當(dāng)勞幾乎都一模一樣,顧客不論走到哪里,都可以有相同的期待;著重于產(chǎn)品領(lǐng)導(dǎo)的企業(yè),它的目標(biāo)顧客則是創(chuàng)新的擁護(hù)者,因此他們會要求,產(chǎn)品要最好、最新的。當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理人清楚公司的策略,在推動項(xiàng)目的過程才不會偏離軌道,追求和公司不一樣的方向,導(dǎo)致事倍功半。

其次,如何提升項(xiàng)目的成效?在回答這個問題之前,先要從評估的標(biāo)準(zhǔn)著手。一般而言,項(xiàng)目成效評估的重點(diǎn)有三:項(xiàng)目推行的速度、品質(zhì),以及它所產(chǎn)生的價值。

通常,一個項(xiàng)目從概念形成到項(xiàng)目結(jié)束,稱為項(xiàng)目循環(huán)時間(project cycle time),這個時間愈短,企業(yè)就愈快享有項(xiàng)目產(chǎn)生的價值,投資也愈快得到回收。因此,縮短項(xiàng)目循環(huán)時間,可以為企業(yè)增加現(xiàn)金流量、減少項(xiàng)目投資,同時增加經(jīng)濟(jì)價值。然而,如何在控制成本的同時,又兼顧品質(zhì)及縮短項(xiàng)目循環(huán)時間?以下有六個原則可供參考:

一、 選派訓(xùn)練有素的項(xiàng)目經(jīng)理人

選擇項(xiàng)目經(jīng)理人時,不可以因?yàn)樗羌夹g(shù)背景出身,就委派他為項(xiàng)目經(jīng)理人。項(xiàng)目經(jīng)理人必須充滿熱忱,受過訓(xùn)練,因?yàn)樗獮轫?xiàng)目成敗負(fù)責(zé)。

二、 迅速建立標(biāo)準(zhǔn)程序

建立項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)程序的速度要快,但不需要完善。不完善的標(biāo)準(zhǔn)程序可以讓問題凸顯出來,進(jìn)而加速形成解決問題的方案。

三、 組織核心團(tuán)隊(duì)

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該由跨部門的人員組成。由于團(tuán)隊(duì)成員來自不同的部門,因此當(dāng)問題發(fā)生時,可以獲得不同部門的意見和奧援,有效解決問題。同時應(yīng)該注意的是,項(xiàng)目成員還應(yīng)該包含終端使用者或顧客。核心成員必須有始有終地參與。

四、 確保團(tuán)隊(duì)成員全職負(fù)責(zé)項(xiàng)目

為了加速項(xiàng)目的完成,團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該一次只負(fù)責(zé)一項(xiàng)項(xiàng)目,避免同時負(fù)責(zé)多項(xiàng)項(xiàng)目,削弱力量。

五、 團(tuán)隊(duì)成員最好避免分處各地

團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該在同一個區(qū)域工作,彼此的溝通協(xié)調(diào)較容易。

六、 高階主管的支持

項(xiàng)目失敗通常是因?yàn)楦唠A主管沒有參與。項(xiàng)目一旦開始推行,高階主

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