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淺談時(shí)間管理的關(guān)鍵問題

2011/1/10 12:35:07 |  6582次閱讀 |  來源:網(wǎng)友轉(zhuǎn)載   【已有0條評(píng)論】發(fā)表評(píng)論

 在過去,在組織的視線中,沒有時(shí)間管理,當(dāng)然思維中也沒有。時(shí)間管理被認(rèn)為是個(gè)人問題,個(gè)人應(yīng)自己去進(jìn)行時(shí)間管理,自己去發(fā)展時(shí)間管理技能。

 瓶頸管理理論認(rèn)為,改善績效的最佳方法不是改進(jìn)每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)步驟,而是改進(jìn)“瓶頸”(最大的約束因素),因?yàn)橄到y(tǒng)的整體績效取決于瓶頸。時(shí)間正是管理者和專業(yè)人士最大的約束因素,更重要的是,過分忙碌的管理者和專業(yè)人士可能陷入精疲力竭的狀態(tài),可能忙得沒有時(shí)間思考,可能失去工作與生活的平衡……這些都可能最終導(dǎo)致嚴(yán)重的問題——失去他們,離開或變得“無能”。

 我們可以說,時(shí)間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略、創(chuàng)新、領(lǐng)導(dǎo)力這些看似更為炫目的管理議題,甚至更為重要

 “時(shí)間管理”的3個(gè)關(guān)鍵問題:

 什么事是必須做的?

 如何看待他人?

 如何統(tǒng)籌規(guī)劃出整塊的時(shí)間?

 “你很忙嗎?”我問這個(gè)問題得到的答案驚人地一致——忙,通常是有氣無力的回答。我們身處一個(gè)異常忙碌的社會(huì),不管是管理者,還是所謂知識(shí)工作者或?qū)I(yè)人士,每個(gè)人都非常忙碌。

 實(shí)際上,這背后有三種忙碌:一種是忙碌,但尚未學(xué)會(huì)管理自己的時(shí)間,這些人常常會(huì)感覺被近乎瘋狂的時(shí)間表逼瘋;一種是忙碌,但已經(jīng)學(xué)會(huì)應(yīng)對(duì)與取舍;第三種則是假裝出來的忙碌,因?yàn)槲覀儙缀跻呀?jīng)開始把忙與成功、閑和失敗聯(lián)系到一起。

 “你很忙嗎?”經(jīng)常被當(dāng)作寒暄的話,但很少有人意識(shí)到需要重視它背后的“時(shí)間管理”。很多時(shí)候,時(shí)間管理不是被視為一種初級(jí)技能,就是被歸入到勵(lì)志的范疇,認(rèn)為主要是精神因素在起作用。在管理領(lǐng)域,勵(lì)志的名聲一直不是很好,被認(rèn)為是巫術(shù)一樣的小把戲。

 現(xiàn)在,我們必須給予時(shí)間管理以應(yīng)有的重視,我們可以說,時(shí)間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略、創(chuàng)新、領(lǐng)導(dǎo)力這些看似更為炫目的管理議題,甚至更為重要。

 不論戰(zhàn)略、創(chuàng)新、運(yùn)營都需要由人去做,也就是說,投入他們的時(shí)間和精力。對(duì)于管理者和專業(yè)人士來說,最大的約束就是時(shí)間,他們只有那么多時(shí)間。通常,我們沒法通過雇傭更多的人來獲得更多的時(shí)間。管理層如果太多的話,他們可能會(huì)相互妨礙工作,因而不得不花大量的時(shí)間去處理摩擦與沖突,管理層太多也會(huì)阻礙信息的流通。

 對(duì)于專業(yè)人士來說,更多的人意味著更多的溝通成本,在人數(shù)超過一個(gè)很小的數(shù)目時(shí),就變得弊大于利了。工廠可以雇傭更多的工人來增加產(chǎn)量,數(shù)量可以是幾千甚至上萬,但對(duì)于軟件開發(fā)團(tuán)隊(duì)、咨詢項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),十個(gè)人幾乎已經(jīng)是團(tuán)隊(duì)規(guī)模的極限(這里指的是為完成一個(gè)具體任務(wù)一起工作的團(tuán)隊(duì))。

 在過去,在組織的視線中,沒有時(shí)間管理,當(dāng)然思維中也沒有。時(shí)間管理被認(rèn)為是個(gè)人問題,個(gè)人應(yīng)自己去進(jìn)行時(shí)間管理,自己去發(fā)展時(shí)間管理技能。在現(xiàn)在,“除了任務(wù)目標(biāo)之外,讓知識(shí)工作者自己決定有關(guān)工作的一切”這一趨勢更使得組織放棄自己在時(shí)間管理上的職責(zé)。組織至多是在任務(wù)分配時(shí)會(huì)考慮一下每個(gè)人的時(shí)間應(yīng)用情況,這不僅和戰(zhàn)略無關(guān),甚至被認(rèn)為是最低層次的問題。對(duì)于技術(shù)知識(shí)、管理技能,組織從未持這樣的看法。在這些方面,它們采用內(nèi)部培訓(xùn)、輔導(dǎo)制度(coach)、派員工參加外部課程等方式幫助員工提升自身能力。  瓶頸管理理論認(rèn)為,改善績效的最佳方法不是改進(jìn)每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)步驟,而是改進(jìn)“瓶頸”(最大的約束因素),因?yàn)橄到y(tǒng)的整體績效取決于瓶頸。時(shí)間正是管理者和專業(yè)人士最大的約束因素,更重要的是,過分忙碌的管理者和專業(yè)人士可能陷入精疲力竭的狀態(tài),可能忙得沒有時(shí)間思考,可能失去工作與生活的平衡……這些都可能最終導(dǎo)致嚴(yán)重的問題——失去他們,離開或變得“無能”。

 如何進(jìn)行時(shí)間管理

 給予應(yīng)有的重要地位,時(shí)間管理就已經(jīng)解決了一半。接下來,我們不是討論具體工具和細(xì)節(jié),而是關(guān)注時(shí)間管理的一個(gè)重要前提

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