1、有效溝通需要的基本條件
根據(jù)溝通模型,任何一個(gè)要素都可以影響溝通的有效性。但是,有效的溝通主要取決于發(fā)送者和接受者對溝通的態(tài)度和環(huán)境。1)具有明確的溝通動(dòng)機(jī)和期望。溝通動(dòng)機(jī)不明確或沒有溝通的期望,人們也就無法做到有效溝通。2)相互之間文化背景的了解。工程項(xiàng)目各相方的人員在進(jìn)行信息交流時(shí),最好具有共同的文化背景,不同文化背景的人之間交流,要努力了解對方的文化背景差異并盡力適應(yīng)對方,否則就無法進(jìn)行有效的溝通。3)搭建溝通的平臺(tái),能夠及時(shí)傳遞和交換信息,確立協(xié)商機(jī)制。
2、項(xiàng)目管理中溝通體系的建立
一個(gè)比較完善的溝通管理體系應(yīng)該包括溝通計(jì)劃的編制、信息分發(fā)、績效報(bào)告和管理收尾幾方面的內(nèi)容。1)溝通計(jì)劃決定項(xiàng)目干系人的信息溝通,即誰需要什么信息,什么時(shí)候需要,怎樣獲得;2)信息發(fā)布使需要的信息及時(shí)發(fā)送給項(xiàng)目干系人;3)績效報(bào)告搜集和傳播執(zhí)行信息,包括狀況報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告和預(yù)測;4)項(xiàng)目在達(dá)到目標(biāo)或因故終止后,需要進(jìn)行收尾,管理收尾包含項(xiàng)目結(jié)果文檔的形成,報(bào)告項(xiàng)目記錄收集和對項(xiàng)目的效果(成功或教訓(xùn))進(jìn)行的分析,以及這些信息的存檔(備用)
3、溝通管理在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用
(1)識(shí)別項(xiàng)目的參與者。做為工程項(xiàng)目的管理單位,在項(xiàng)目開始之前,需要根據(jù)經(jīng)驗(yàn),識(shí)別出本項(xiàng)的主要參與者。
(2)對項(xiàng)目所處的階段和任務(wù)進(jìn)行劃分。明確每個(gè)階段需要解決的問題和要獲得的成果。
(3)根據(jù)上面的劃分,確定溝通的方式、對象、頻率、獲得的成果等編制溝通計(jì)劃表。例如,針對日常溝通:同樣,針對工程項(xiàng)目的階段(里程碑計(jì)劃),也可制訂類似的溝通計(jì)劃表,限于篇幅限制,不一一列出。
(4)執(zhí)行溝通計(jì)劃表,同時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整和跟蹤。
(5)生成計(jì)劃的有關(guān)報(bào)告。
①執(zhí)行情況報(bào)告涉及執(zhí)行情況的收集和發(fā)布,以便向項(xiàng)目相關(guān)人提供有關(guān)資源在如何完成項(xiàng)目目標(biāo)的信息。該過程應(yīng)包括:狀態(tài)報(bào)告-描述項(xiàng)目目前所處位置。進(jìn)度報(bào)告-描述項(xiàng)目隊(duì)伍的成績。預(yù)測-預(yù)測項(xiàng)目未來的狀況和進(jìn)度。執(zhí)行情況報(bào)告一般應(yīng)提供關(guān)于范圍、進(jìn)度計(jì)劃、成本和質(zhì)量的信息。許多項(xiàng)目還要求關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)和采購的信息。執(zhí)行情況報(bào)告的方法和技術(shù):執(zhí)行情況審查。執(zhí)行情況審查是評價(jià)項(xiàng)目狀況或進(jìn)度的會(huì)議。執(zhí)行情況審查通常與以下描述的一種或多種執(zhí)行情況報(bào)告技術(shù)一起使用。②偏差分析。偏差分析涉及將實(shí)際項(xiàng)目結(jié)果和計(jì)劃的或預(yù)期的結(jié)果進(jìn)行對比。雖然最常進(jìn)行的分析是成本和進(jìn)度的偏差,但在范圍、質(zhì)量和風(fēng)險(xiǎn)分析領(lǐng)域與計(jì)劃的偏差分析通常是同樣甚至更為重要。③趨勢分析。趨勢分析涉及隨時(shí)檢查項(xiàng)目執(zhí)行結(jié)果以確定執(zhí)行情況是在改善還是在惡化。
(6)其他需要明確和注意的問題執(zhí)行溝通計(jì)劃的前提是項(xiàng)目管理組織有合適的組織形式,明確的人員分工和崗位職責(zé),否則一切都無從談起。文件的收發(fā)登記、項(xiàng)目相關(guān)人員的聯(lián)系方式的及時(shí)變化跟蹤、會(huì)議的記錄等都是溝通計(jì)劃的有效部分。項(xiàng)目管理的全部要素,都可以包含在溝通計(jì)劃中。明確有誰、在何時(shí)同誰溝通、通過什么方式獲得何種結(jié)果。制訂溝通計(jì)劃,要注意階段劃分。界面不可重復(fù)也不能遺漏。
一個(gè)目標(biāo)明確易于操作的績效考核標(biāo)準(zhǔn),有助于推動(dòng)溝通計(jì)劃的執(zhí)行。同其他計(jì)劃一樣,溝通計(jì)劃也需要按照“P-D-C-A”循環(huán)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。